অনলাইন ব্যবসার হিসাব রাখা (লাভ-ক্ষতি), শিটের কলাম আর মাসের উদাহরণসহ

অনলাইন ব্যবসার হিসাব রাখা মানে মাস শেষে একটা প্রশ্নের সৎ উত্তর বের করা, এই মাসে আসলে কত টাকা লাভ হলো। সেজন্য লাভ-ক্ষতি গুনবেন শুধু ডেলিভারি হওয়া অর্ডার থেকে, নেওয়া অর্ডার থেকে না। কারণ ক্যাশ অন ডেলিভারিতে কাস্টমার পার্সেল হাতে নিয়ে টাকা না দেওয়া পর্যন্ত ওটা আপনার টাকা না। এর জন্য দামি সফটওয়্যার লাগে না, একটা খাতা বা Google Sheets-এ ঠিক কলামগুলো থাকলেই চলে।

নিচে প্রথমে দেখাব কেন অনেক সেলার ভাবেন লাভ হচ্ছে, অথচ মাস শেষে টাকা খুঁজে পান না। তারপর একে একে বলছি শিটে কোন কলাম রাখবেন, রোজ আর সপ্তাহে কী লিখবেন, আর কোন ৫টা খরচ বেশিরভাগ সেলারের হিসাব থেকে বাদ পড়ে। শেষে একটা উদাহরণের মাস ধরে পুরো হিসাবটা টাকায় কষে দেখাব।

অর্ডার আসছে, তবু মাস শেষে টাকা নেই কেন?

ধরুন মাসে ৩০০টা অর্ডার এল। প্রতিটা থ্রি-পিস ৫৫০ টাকায় কিনে কাস্টমারের কাছ থেকে মোট ১,২০০ টাকা নেন। তাই মাথায় হিসাব আসে, প্রতি অর্ডারে ৬৫০ টাকা থাকে। ৩০০ দিয়ে গুণ করলে দাঁড়ায় ১,৯৫,০০০ টাকা, অ্যাডের ৪৫,০০০ বাদ দিলেও থাকে দেড় লাখ। তারপর মাস শেষে bKash আর ব্যাংক খুলে দেখেন, দেড় লাখের ধারেকাছেও কিছু নেই।

এই ফাঁকটা চুরি বা কপালের দোষ না। হিসাবটাই ভুল জায়গা থেকে শুরু হয়েছিল। প্রথম ভুল হলো, ৩০০টা অর্ডারের সবগুলো ডেলিভারি হয় না। কিছু অর্ডার ফোনে কনফার্মই হয় না, কিছু পার্সেল দরজা থেকে ফেরত আসে, আর কিছু মাস শেষেও কুরিয়ারের কাছে পথে থাকে।

দ্বিতীয় ভুল হলো, প্রতি অর্ডারের ওই ৬৫০ টাকা থেকে যে খরচগুলো কাটে, সেগুলো কেউ লেখে না। এর মধ্যে আছে কুরিয়ার চার্জ, COD চার্জ, প্যাকেটের দাম, ফেরত আসা পার্সেলের ভাড়া আর bKash থেকে টাকা তোলার চার্জ। একটা একটা করে দেখলে দশ-বিশ টাকা মনে হয়। কিন্তু দুই-তিনশো পার্সেলে গুণ হলে এগুলোই হাজার হাজার টাকা হয়ে যায়।

তৃতীয় ভুলটা সবচেয়ে কম চোখে পড়ে। ব্যবসার টাকা আর সংসারের টাকা একই bKash নম্বরে থাকে। বাজারের টাকা, মোবাইল রিচার্জ, হঠাৎ কাউকে দেওয়া ধার, সবই ওখান থেকে যায়। তাই মাস শেষে বোঝা যায় না কোনটা ব্যবসার লোকসান, আর কোনটা আপনি নিজেই তুলে খরচ করেছেন।

লাভ গুনবেন কোন অর্ডার থেকে, নেওয়া না ডেলিভারি হওয়া?

ক্যাশ অন ডেলিভারির ব্যবসায় বিক্রি হয়েছে বলবেন তখনই, যখন কুরিয়ার পার্সেলটা কাস্টমারের হাতে দিয়ে টাকা নিয়েছে। তার আগ পর্যন্ত অর্ডার মানে কাস্টমারের মুখের কথা, টাকা না। কাস্টমার মত বদলাতে পারেন, ফোন বন্ধ রাখতে পারেন, বা দরজায় এসে বলতে পারেন এখন টাকা নেই।

তাই আপনার শিটে প্রতিটা অর্ডারের একটা স্ট্যাটাস থাকবে, আর মাসের বিক্রি গুনবেন শুধু "ডেলিভারি" লেখা লাইনগুলো থেকে। যে অর্ডার এখনো পথে আছে, সেটা আলাদা করে লিখে রাখুন, কিন্তু লাভে যোগ করবেন না। পরের মাসে ওটা ডেলিভারি হলে তখন সেই মাসের বিক্রি হবে। আর ফেরত এলে তার চার্জ যাবে সেই মাসের খরচে।

খরচের বেলাতেও একই নিয়ম খাটে। ধরুন এই মাসে ২০০টা প্রোডাক্ট ডেলিভারি হলো। তাহলে শুধু ওই ২০০টার কেনা দামই এই মাসের খরচ। গুদামে বা খাটের নিচে যে ১০০ পিস পড়ে আছে, সেগুলো খরচ না, ওগুলো আপনার স্টক। অনেকে স্টক কিনে পকেট খালি দেখে ভাবেন লোকসান হয়ে গেছে। আসলে টাকাটা হারায়নি, মাল হয়ে ঘরে বসে আছে।

একটা কথা মাথায় রাখবেন। ডেলিভারি হয়ে গেলেই টাকা আপনার হাতে চলে আসে না, কুরিয়ার কয়েক দিন পর পেমেন্ট দেয়। কোন দিন কত টাকা হাতে আসবে, সেটা আলাদা হিসাব, যাকে ক্যাশ ফ্লো বলে। লাভ আছে অথচ হাতে টাকা নেই, এমন মাসও হতে পারে। এটা নিয়ে ক্যাশ অন ডেলিভারির ক্যাশ ফ্লো লেখায় আলাদা করে বলা আছে।

অনলাইন ব্যবসার হিসাব রাখা কীভাবে শুরু করবেন (শিটের কলামসহ)

শুরু করুন দুইটা শিট দিয়ে। একটায় প্রতিটা অর্ডার এক লাইনে, আরেকটায় প্রতিটা খরচ এক লাইনে। Google Sheets-এ একই ফাইলে দুইটা ট্যাব খুলে নিন। খাতায় করলে সামনের দিক থেকে অর্ডার লিখুন, আর পেছনের দিক থেকে খরচ লেখা শুরু করুন।

অর্ডারের শিটে এই কলামগুলো রাখুন।

• তারিখ আর অর্ডার নম্বর। নম্বরটা নিজে দিন, ১, ২, ৩ করে, যাতে পরে কোনো অর্ডার খুঁজতে গিয়ে ইনবক্স ঘাঁটতে না হয়।
• কাস্টমারের নাম আর ফোন নম্বর। ফেরতের হিসাব মেলাতে আর পরে পুরনো কাস্টমারকে আবার বিক্রি করতে এটা লাগবে।
• প্রোডাক্ট আর কয় পিস।
• বিক্রির দাম, মানে কাস্টমার কুরিয়ারকে মোট যত টাকা দেবেন।
• কেনা দাম, মানে ওই প্রোডাক্ট আপনি কত টাকায় কিনেছিলেন।
• কুরিয়ার আর কনসাইনমেন্ট আইডি, যাতে কুরিয়ারের স্টেটমেন্টের সাথে লাইন ধরে মেলাতে পারেন।
• ডেলিভারি চার্জ, এই পার্সেলের জন্য কুরিয়ার যত টাকা কাটবে।
• স্ট্যাটাস। পাঁচটা শব্দের বাইরে কিছু লিখবেন না। শব্দগুলো হলো কনফার্ম, পাঠানো, ডেলিভারি, ফেরত আর ক্যানসেল।
• টাকা পেলাম, মানে যেদিন কুরিয়ারের পেমেন্টে এই অর্ডারের টাকা এল সেই তারিখ।

স্ট্যাটাসের বানান সবসময় একই রাখার একটা কারণ আছে। Google Sheets-এ বিক্রির দাম যদি E কলামে আর স্ট্যাটাস I কলামে থাকে, তাহলে =SUMIFS(E:E, I:I, "ডেলিভারি") লিখলে মাসের আসল বিক্রি এক সেকেন্ডে বেরিয়ে আসে। কিন্তু কোথাও "ডেলিভারড" আর কোথাও "ডেলিভারি" লিখলে ওই লাইনগুলো যোগ থেকে বাদ পড়ে যাবে, আর আপনি টেরও পাবেন না।

খরচের শিটে পাঁচটা কলাম যথেষ্ট। কলামগুলো হলো তারিখ, খাত, টাকা, কীভাবে দিলেন (ক্যাশ, bKash না কার্ড) আর একটা ছোট নোট। খাতের নামগুলো আগে থেকে ঠিক করে রাখুন, যেমন অ্যাড, প্যাকেজিং, স্টাফ, স্টক কেনা, ফোন-ইন্টারনেট। নাম ঠিক না থাকলে একই খরচ একদিন "বক্স" আর আরেকদিন "প্যাকেট" নামে লেখা হবে, আর মাস শেষে যোগ করতে গিয়ে আটকে যাবেন।

স্টক কেনার টাকা খরচের শিটে লিখবেন, কারণ টাকাটা তো বেরিয়েছে। কিন্তু মাসের লাভ বের করার সময় ওই লাইন বাদ রাখবেন। বিক্রি হওয়া মালের কেনা দাম তো অর্ডারের শিটের কলাম থেকেই আসছে। দুই জায়গা থেকেই ধরলে একই টাকা দুইবার খরচ হিসেবে কাটা পড়বে, আর লাভ আসলের চেয়ে কম দেখাবে।

প্রতিদিন, প্রতি সপ্তাহে আর মাস শেষে কোন সংখ্যাগুলো লিখবেন?

সব কাজ মাস শেষের জন্য জমিয়ে রাখলে হিসাব আর মেলে না। কাজটা তিন ভাগে ভাগ করলে রোজ খুব কম সময় লাগে, আর ভুলও ধরা পড়ে তাড়াতাড়ি।

প্রতিদিন, রাতে দশ মিনিট

দিনের নতুন অর্ডারগুলো শিটে তুলুন, আর আগের অর্ডারগুলোর স্ট্যাটাস আপডেট করুন। যেগুলো ফোনে কনফার্ম হয়নি, সেগুলো "ক্যানসেল" করে রাখুন, ডিলিট করবেন না। মাস শেষে কয়টা অর্ডার কনফার্মই হয়নি, এই সংখ্যাটা বলে দেয় আপনার অ্যাড কেমন কাস্টমার আনছে।

দিনে ক্যাশ বা bKash-এ কোনো খরচ হলে সেদিনই লিখে ফেলুন, সেটা পলিব্যাগের প্যাকেট হোক বা ৩০ টাকার টেপ। পরে মনে করে লিখবেন ভাবলে ছোট খরচগুলোই হারায়। আর মাস শেষে ওই ছোটগুলোই যোগ হয়ে বড় অঙ্ক হয়।

অ্যাডের খরচ লিখবেন টাকায়, ডলারে না। ডলার কার্ডে পেমেন্ট দিলে ব্যাংক আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে যত টাকা কেটেছে, সেটাই আসল খরচ। এজেন্সির মাধ্যমে বুস্ট করলে এজেন্সিকে যত টাকা পাঠিয়েছেন, সেটাই লিখুন।

প্রতি সপ্তাহে, একদিন আধা ঘণ্টা

সপ্তাহে একবার কুরিয়ারের প্যানেল থেকে পেমেন্টের লিস্ট আর পার্সেলের স্ট্যাটাস খুলে আপনার শিটের সাথে মেলান। কোন পার্সেল ডেলিভারি হলো, কোনটা ফেরত এল, আর কুরিয়ার যে টাকা পাঠাল সেটা কোন কোন অর্ডারের, এগুলো মিলিয়ে স্ট্যাটাস আর "টাকা পেলাম" কলাম ঠিক করুন। কোনো পার্সেল যদি আপনার কুরিয়ারের স্বাভাবিক সময়ের চেয়ে অনেক বেশি দিন ঝুলে থাকে, কুরিয়ারকে ফোন দিয়ে জিজ্ঞেস করুন।

এই দিনেই দুইটা সংখ্যা বের করুন। একটা হলো রিটার্ন রেট, মানে ফেরত পার্সেলকে ডেলিভারি আর ফেরত মিলিয়ে মোট পার্সেল দিয়ে ভাগ। আরেকটা হলো ডেলিভারি হওয়া প্রতি অর্ডারে অ্যাডের খরচ। এই দুইটার কোনোটা হঠাৎ লাফ দিলে সপ্তাহের মধ্যেই ধরা পড়বে, মাস শেষে কপাল চাপড়াতে হবে না। রিটার্ন কমানোর উপায় নিয়ে ফেক অর্ডার আর কুরিয়ার রিটার্ন কমানোর লেখায় বিস্তারিত আছে।

মাস শেষে, এক ঘণ্টার মতো

মাসের শেষ দিন বা পরের মাসের প্রথম দিন এই কয়টা জিনিস বের করে একটা আলাদা ট্যাবে লিখে রাখুন।

• ডেলিভারি হওয়া অর্ডারের মোট বিক্রি, আর তাদের মোট কেনা দাম।
• খাত অনুযায়ী সব খরচ, স্টক কেনা বাদে।
• লাভ, নিজের বেতন ধরার আগে আর পরে, দুই লাইনে।
• পথে থাকা অর্ডার কয়টা আর কত টাকার, আর কুরিয়ারের কাছে এখনো কত টাকা পাওনা।
• গুদামে কত পিস মাল আছে, আর এই মাসে আপনি নিজের জন্য ব্যবসা থেকে কত টাকা তুলেছেন।

শুধু এক মাসের হিসাব দেখে বেশি কিছু বোঝা যায় না। তিন-চার মাসের হিসাব পাশাপাশি রাখলে বোঝা যায় ব্যবসা আসলে বাড়ছে, নাকি শুধু অর্ডার বাড়ছে আর লাভ একই জায়গায় দাঁড়িয়ে আছে।

যে ৫টা খরচ বেশিরভাগ সেলার হিসাবে ধরেন না

এই খরচগুলো আলাদা করে চোখে পড়ে না, কারণ বেশিরভাগই কুরিয়ারের পেমেন্ট থেকে কেটে নেওয়া হয়, বা ক্যাশে অল্প অল্প করে যায়। কিন্তু ওপরের ওই "দেড় লাখ লাভ" আর আসল লাভের ফাঁকের বড় অংশ এখানেই লুকিয়ে থাকে।

১. ফেরত আসা পার্সেলের খরচ

পার্সেল ফেরত আসা মানে শুধু একটা বিক্রি হাতছাড়া হওয়া না, পকেট থেকে টাকাও যায়। Steadfast-এর ওয়েবসাইটের শর্তাবলিতে ২০২৬ সালের অক্টোবরে লেখা আছে, পার্সেল ডেলিভারি হোক বা ক্যানসেল, কুরিয়ারের হাতে দেওয়া প্রতিটা পার্সেলের ডেলিভারি চার্জ মার্চেন্টকে দিতে হয়। ফেরত আনার জন্য তারা আলাদা চার্জ নেয় না, এটাও সেখানে লেখা আছে। তবে ওদের বিজনেস পেজের প্রশ্নোত্তরে লেখা রিটার্ন চার্জ আলাদা, তাই প্রথম ফেরতের পরে প্যানেলে কী কাটল সেটা খাতায় তুলুন। অন্য কুরিয়ারের নিয়ম আলাদা হতে পারে, তাই নিজের কুরিয়ারের রেট কার্ড দেখে নিন।

এর ওপর আছে প্যাকেটের দাম, যেটা ফেরত পার্সেলে আর কাজে লাগে না। কখনো প্রোডাক্টটাই ভাঁজ খেয়ে, দাগ লেগে বা ভেঙে ফেরত আসে, তখন তার পুরো কেনা দামটাই লোকসান। এগুলো খরচের শিটে "ফেরত" খাতে আলাদা করে লিখুন, যাতে মাস শেষে দেখতে পান শুধু ফেরতেই কত টাকা গেল।

২. প্যাকেজিং

পলিব্যাগ, বক্স, টেপ, বাবল র‍্যাপ, স্টিকার বা ইনভয়েস প্রিন্ট, সব মিলিয়ে প্রতি পার্সেলে কিছু টাকা যায়। এগুলো সাধারণত একবারে বেশি করে কেনা হয়, তাই মনে হয় এটা একবারের খরচ। আসলে এটা প্রতি পার্সেলের খরচ। মোট প্যাকেজিংয়ের টাকাকে মোট পাঠানো পার্সেল দিয়ে ভাগ করুন, তাহলে প্রতি পার্সেলে আপনার আসল প্যাকেজিং খরচ বেরিয়ে আসবে।

৩. COD চার্জ আর টাকা হাতে আনার চার্জ

কুরিয়ার কাস্টমারের কাছ থেকে টাকা তুলে আপনাকে দেওয়ার জন্য আলাদা চার্জ রাখে। Steadfast-এর ওয়েবসাইটে ২০২৬ সালের অক্টোবরে লেখা আছে, তুলে আনা টাকা থেকে ডেলিভারি চার্জ বাদ দিয়ে বাকিটার ওপর ১% চার্জ কাটে। সাথে এটাও লেখা আছে যে তাদের চার্জগুলো ভ্যাট-ট্যাক্স ছাড়া, তাই বিলে ভ্যাট আলাদা যোগ হতে পারে। ধরুন কাস্টমার ১,২০০ টাকা দিলেন আর ডেলিভারি চার্জ ১০০ টাকা। তাহলে COD চার্জ হবে বাকি ১,১০০ টাকার ১%, মানে ১১ টাকা। অন্য কুরিয়ারের হার নিজে দেখে নিন।

এরপর টাকা যদি bKash-এ আসে আর আপনি এজেন্ট থেকে ক্যাশ আউট করেন, সেখানে আরেকটা চার্জ কাটে। ২০২৬ সালের অক্টোবরে bKash-এর ওয়েবসাইটে সাধারণ এজেন্ট থেকে ক্যাশ আউটের চার্জ লেখা আছে প্রতি হাজারে ১৮.৫০ টাকা, মানে ১.৮৫%। দুইটা নম্বরকে প্রিয় এজেন্ট হিসেবে সেট করলে মাসে ৫০,০০০ টাকা পর্যন্ত চার্জ পড়ে প্রতি হাজারে ১৩.৯৫ টাকা। মানে মাসে এক লাখ টাকা তুললে সাধারণ এজেন্টে চার্জ ১,৮৫০ টাকা, আর প্রিয় এজেন্ট সেট করা থাকলে মোটামুটি ১,৬২৩ টাকা। এই রেট bKash মাঝে মাঝে চেঞ্জ করে, তাই টাকা তোলার আগে অ্যাপে বা bkash.com-এ দেখে নিন। কাস্টমার অগ্রিম টাকা আপনার পার্সোনাল নম্বরে পাঠালে, সেটা তুলতেও একই চার্জ লাগে।

৪. অ্যাডের পুরো টাকা, শুধু ভালো অর্ডারের ভাগ না

অনেকে অ্যাডের খরচকে মোট অর্ডার দিয়ে ভাগ করে বলেন, প্রতি অর্ডারে অ্যাড খরচ ১৫০ টাকা। কিন্তু যে অর্ডার ক্যানসেল হলো বা ফেরত এল, তার অ্যাডের টাকাও তো গেছে। ধরুন ৪৫,০০০ টাকার অ্যাডে ৩০০টা অর্ডার এল, ডেলিভারি হলো ২০০টা। তাহলে আসল হিসাবটা প্রতি অর্ডারে ১৫০ টাকা না, প্রতি ডেলিভারিতে ২২৫ টাকা।

এই হিসাবটা না করলে মনে হবে অ্যাড ভালো চলছে। অথচ ডেলিভারি হওয়া প্রতিটা অর্ডার আপনাকে ভাবনার চেয়ে অনেক বেশি দামে কিনতে হচ্ছে। আর পার্সোনাল কার্ড থেকে মাঝে মাঝে একটা পোস্ট বুস্ট করলে সেটাও এই খাতেই লিখবেন। নইলে অ্যাডের পুরো খরচ কখনো চোখের সামনে আসবে না।

৫. নিজের সময় আর স্টাফের টাকা

প্যাক করার জন্য পাশের বাসার ছেলেটাকে মাসে কিছু টাকা দেন, বা ফোনে কনফার্ম করার জন্য কাউকে রেখেছেন, এটা পরিষ্কার খরচ। কিন্তু সবচেয়ে বেশি বাদ পড়ে আপনার নিজের সময়। আপনি দিনে আট-দশ ঘণ্টা দিচ্ছেন, অথচ হিসাবে তার কোনো দাম নেই।

নিজের জন্য একটা মাসিক বেতন ঠিক করুন, যতটা আপনি অন্য কোথাও কাজ করে পেতেন। লাভ থেকে ওটা বাদ দিয়ে যা থাকে, সেটাই ব্যবসার আসল লাভ। এটা কম বা শূন্য হলে লজ্জার কিছু নেই, প্রথম কয়েক মাস অনেক ব্যবসায় এমন হয়। কিন্তু সংখ্যাটা জানা থাকলে আপনি বুঝবেন কোথায় হাত দিতে হবে।

একটা মাসের লাভ-ক্ষতি টাকায় কষে দেখুন (উদাহরণ)

এবার শুরুর সেই থ্রি-পিসের দোকানে ফিরি, আর হিসাবটা ঠিক নিয়মে করি। তাহলেই দেখা যাবে "দেড় লাখ" কোথায় হারাল।

ধরে নিচ্ছি মাসে ৩০০টা অর্ডার এসেছে। এর মধ্যে ৪০টা ফোনে কনফার্ম হয়নি, তাই পাঠানো হয়েছে ২৬০টা। মাস শেষে দেখা গেল ২০০টা ডেলিভারি হয়েছে, ৪০টা ফেরত এসেছে, আর ২০টা এখনো পথে। ফেরত আসা ৪০টার মধ্যে ৫টা প্রোডাক্ট এমনভাবে নষ্ট হয়ে ফিরেছে যে আর বেচা যাবে না।

বাকি সংখ্যাগুলোও ধরে নিচ্ছি। কাস্টমার প্রতি অর্ডারে মোট ১,২০০ টাকা দেন, আর প্রোডাক্টের কেনা দাম ৫৫০ টাকা। ঢাকা আর ঢাকার বাইরে মিলিয়ে গড় ডেলিভারি চার্জ ১০০ টাকা, প্যাকেজিং প্রতি পার্সেলে ২৫ টাকা। একজন হেল্পার আছেন, তাঁকে মাসে দেন ৮,০০০ টাকা। কুরিয়ারের পাঠানো টাকা থেকে ১,০০,০০০ টাকা আপনি bKash-এর সাধারণ এজেন্ট থেকে তুলেছেন।

প্যাকেজিং ধরা হয়েছে ২৪০টা পার্সেলের, মানে ডেলিভারি আর ফেরত মিলিয়ে। পথে থাকা ২০টার প্যাকেট আর চার্জ পরের মাসের হিসাবে যাবে, যখন ওগুলোর ফল জানা যাবে। ওই ২০টার ২৪,০০০ টাকা এই মাসের বিক্রিতে নেই, শুধু "পথে আছে" লাইনে আলাদা করে লেখা থাকবে।

এবার মিলিয়ে দেখুন। মাথার হিসাবে লাভ ছিল ১,৫০,০০০ টাকা, শিটের হিসাবে ৩৮,৭০০। পার্থক্য ১,১১,৩০০ টাকা। এর ৬৫,০০০ টাকা হলো সেই ১০০টা অর্ডারের "লাভ", যেগুলো কখনো ডেলিভারিই হয়নি (১০০ × ৬৫০)। বাকি ৪৬,৩০০ টাকা হলো ডেলিভারি চার্জ, হেল্পারের বেতন আর ছোট ছোট খরচ, যেগুলো মাথার হিসাবে ছিলই না।

এই মাসের আরও তিনটা সংখ্যা কাজে লাগবে। রিটার্ন রেট ৪০ ভাগ ২৪০, মানে প্রায় ১৭%। ডেলিভারি হওয়া প্রতি অর্ডারে অ্যাড খরচ ৪৫,০০০ ভাগ ২০০, মানে ২২৫ টাকা। আর ডেলিভারি হওয়া প্রতি অর্ডারে লাভ ৩৮,৭০০ ভাগ ২০০, মানে ১৯৩.৫০ টাকা। নিজের বেতন ধরলে সেটা নামে ১১৮.৫০ টাকায়।

এখন দেখুন কোথায় হাত দিলে সবচেয়ে বেশি ফল আসে। ফেরত আসা একটা পার্সেল যদি ডেলিভারি হতো, তাহলে তার ডেলিভারি চার্জ আর প্যাকেট তো আগেই খরচ হয়ে গেছে। বাড়তি আসত ১,২০০ টাকা বিক্রি, আর যেত ৫৫০ টাকা কেনা দাম আর ১১ টাকা COD চার্জ। মানে প্রতিটায় লাভ বাড়ত ৬৩৯ টাকা। ৪০টা ফেরতের ২০টাও যদি কনফার্ম কল আর ফ্রড চেক দিয়ে ডেলিভারিতে বদলানো যেত, তাহলে অ্যাডে একটা টাকাও বাড়তি না দিয়ে লাভ বাড়ত ১২,৭৮০ টাকা। মাসের লাভ ৩৮,৭০০ থেকে উঠে যেত ৫১,৪৮০ টাকায়।

এই খরচগুলো দাম ঠিক করার সময়ই হিসাবে ধরা উচিত, নইলে প্রতিটা বিক্রিতে মার্জিন আগে থেকেই পাতলা থাকে। সেটা কীভাবে করবেন, প্রোডাক্টের দাম নির্ধারণের লেখায় একটা সূত্র ধরে দেখানো আছে।

ব্যবসার টাকা আর সংসারের টাকা আলাদা করবেন কীভাবে?

হিসাব যত সুন্দর করেই রাখুন, ব্যবসার টাকা আর বাসার টাকা এক পকেটে থাকলে মাস শেষে মিলবে না। আলাদা করার কাজটা কঠিন না, কিন্তু প্রথম দুই-তিন মাস একটু শক্ত থাকতে হয়।

প্রথম কাজ, ব্যবসার জন্য একটা আলাদা bKash নম্বর রাখুন, দরকার হলে আরেকটা সিম কিনে নিন। কাস্টমারের অগ্রিম আর ব্যবসার সব পেমেন্ট শুধু ওই নম্বরে আসবে আর ওখান থেকেই যাবে। সম্ভব হলে একটা আলাদা ব্যাংক অ্যাকাউন্টও খুলুন। Steadfast-এর শর্তাবলিতে লেখা আছে, তারা মার্চেন্টকে ব্যাংকে বা bKash, Nagad, Rocket-এ পেমেন্ট দেয়। তাই কুরিয়ারের টাকা সরাসরি ব্যবসার অ্যাকাউন্টে আনা যায়, আর ব্যাংকে আনলে ক্যাশ আউটের চার্জও লাগে না।

দ্বিতীয় কাজ, নিজের বেতন ঠিক করে নিন। মাসে একবার, একটা নির্দিষ্ট তারিখে, ব্যবসার অ্যাকাউন্ট থেকে ওই টাকাটা নিজের পার্সোনাল নম্বরে পাঠান। সংসারের সব খরচ চলবে ওই টাকা থেকে। মাসের মাঝখানে জরুরি দরকারে ব্যবসা থেকে টাকা নিলে খরচের শিটে "নিজে নিলাম" খাতে লিখুন। এটা ব্যবসার খরচ না, তাই লাভ থেকে বাদ যাবে না। কিন্তু মাস শেষে চোখের সামনে থাকবে, ব্যবসা থেকে কত টাকা বেরিয়ে গেছে।

তৃতীয় কাজ, স্টক আর অ্যাডের টাকায় হাত দেবেন না। ব্যবসার অ্যাকাউন্টে টাকা জমে আছে দেখে মনে হতে পারে এটা খরচ করা যায়। কিন্তু ওই টাকার একটা অংশ পরের সপ্তাহের মাল কেনার, আরেকটা অংশ অ্যাডের। ওখান থেকে সংসারে টাকা গেলে পরের মাসে স্টক কম কিনবেন, অর্ডার কমবে, আর ব্যবসা নিজের অজান্তেই ছোট হয়ে যাবে।

খাতা, Google Sheets নাকি সফটওয়্যার, কখন কোনটা?

সপ্তাহে পাঁচ-দশটা অর্ডার হলে একটা খাতাই যথেষ্ট। শুধু ওপরের কলামগুলো রাখুন, আর মাস শেষে ক্যালকুলেটর দিয়ে যোগ করুন। এই অবস্থায় সফটওয়্যারের পেছনে সময় দেওয়ার চেয়ে বিক্রি বাড়ানোয় সময় দেওয়া ভালো।

দিনে দশ-বিশটা অর্ডার হলে Google Sheets-এ চলে যান। যোগ-বিয়োগ নিজে থেকে হয়, ফোন থেকেও আপডেট করা যায়, আর খাতার মতো ফাইলটা হারানোর ভয় থাকে না। পার্টনার বা স্টাফকে শেয়ার করে দিলে দুইজন একসাথে লিখতে পারেন।

যখন শিট আপডেট করতে রোজ এক ঘণ্টার বেশি লাগে, বা দুই-তিনটা কুরিয়ারের স্টেটমেন্ট মেলাতে গিয়ে বারবার গরমিল হয়, তখন বুঝবেন হাতে লেখার সীমা পার হয়ে গেছে। এই কাজের বেশিরভাগটা তখন এমন সফটওয়্যারকে দিয়ে দেওয়া ভালো, যেটা কুরিয়ারের স্ট্যাটাস নিজে টেনে আনে।

WinningSeller-এ এই কাজটা এভাবে হয়। অর্ডার থেকে Steadfast, Pathao, RedX সহ ৬টা কুরিয়ারে এক ক্লিকে পার্সেল যায়, আর ডেলিভারি বা ফেরতের স্ট্যাটাস নিজে থেকে আপডেট হয়। লাভ-ক্ষতির রিপোর্ট গোনে শুধু ডেলিভারি হওয়া অর্ডার থেকে, আর অ্যাডের খরচ লিখে রাখলে সেটাও হিসাবে বসে যায়। কী কী আছে, সব ফিচারের পেজে দেখে নিতে পারেন। তবে সফটওয়্যার থাকুক বা না থাকুক, নিয়মটা বদলায় না। ডেলিভারি হলে তবেই বিক্রি, আর ছোট খরচগুলোও লিখে রাখতে হয়। আর ব্যবসার টাকা সংসার থেকে আলাদা না করলে কোনো খাতা বা সফটওয়্যারই হিসাব মেলাতে পারবে না।

সাধারণ প্রশ্ন

অনলাইন ব্যবসার হিসাব রাখার সবচেয়ে সহজ উপায় কী?

সবচেয়ে সহজ উপায় হলো দুইটা শিট রাখা, একটায় প্রতিটা অর্ডার এক লাইনে আর আরেকটায় প্রতিটা খরচ এক লাইনে। খাতায় করলেও চলে, তবে Google Sheets-এ যোগ-বিয়োগ নিজে থেকে হয় বলে ভুল কম হয়। রোজ রাতে দশ মিনিট লিখুন, আর সপ্তাহে একবার কুরিয়ারের স্টেটমেন্টের সাথে মিলিয়ে নিন।

লাভ গুনবো অর্ডার কনফার্ম হলে, না ডেলিভারি হলে?

ডেলিভারি হলে। ক্যাশ অন ডেলিভারিতে কাস্টমার পার্সেল হাতে নিয়ে টাকা না দেওয়া পর্যন্ত বিক্রি হয়নি, কারণ যেকোনো অর্ডার ফেরত আসতে পারে। পথে থাকা অর্ডার আলাদা করে লিখে রাখুন, কিন্তু লাভে যোগ করবেন না।

ফেরত আসা অর্ডারের খরচ হিসাবে কীভাবে ধরবো?

ফেরত পার্সেলের জন্য কুরিয়ার যে চার্জ কাটে, প্যাকেটের দাম, আর প্রোডাক্ট নষ্ট হয়ে ফিরলে তার কেনা দাম, এই তিনটাই খরচের শিটে যাবে। কোন কুরিয়ার ফেরতে কত চার্জ নেয়, সেটা তাদের রেট কার্ডে দেখে নিন। বিক্রির ঘরে ফেরত অর্ডারের কিছুই যাবে না।

নিজের বেতন কি ব্যবসার খরচ হিসেবে ধরবো?

হ্যাঁ, অন্তত আলাদা করে দেখবেন। নিজের সময়ের একটা দাম না ধরলে ব্যবসা লাভে আছে মনে হবে, অথচ হয়তো আপনি চাকরির চেয়ে কম পাচ্ছেন। লাভটা দুইভাবে লিখুন, নিজের বেতন ধরার আগে আর পরে।

bKash থেকে টাকা তুলতে কত চার্জ লাগে?

২০২৬ সালের অক্টোবরে bKash-এর ওয়েবসাইটে সাধারণ এজেন্ট থেকে ক্যাশ আউটের চার্জ লেখা আছে প্রতি হাজারে ১৮.৫০ টাকা, মানে ১.৮৫%। দুইটা নম্বর প্রিয় এজেন্ট হিসেবে সেট করলে মাসে ৫০,০০০ টাকা পর্যন্ত প্রতি হাজারে ১৩.৯৫ টাকা লাগে। রেট মাঝে মাঝে চেঞ্জ হয়, তাই টাকা তোলার আগে bKash অ্যাপে বা bkash.com-এ দেখে নিন।

হিসাব রাখতে সফটওয়্যার লাগবে কখন?

শুরুতে লাগে না, খাতা বা Google Sheets-এই চলে। যখন শিট আপডেট করতে রোজ এক ঘণ্টার বেশি লাগে, বা একাধিক কুরিয়ারের স্টেটমেন্ট মেলাতে গিয়ে ভুল হতে থাকে, তখন এমন সফটওয়্যারে যাওয়ার সময় যেটা কুরিয়ারের স্ট্যাটাস নিজে টেনে আনে।