কর্মচারী হাজিরা খাতা অ্যাপ, মডারেটর কখন বসলেন আর কোন কাজ ঝুলে আছে

কর্মচারী হাজিরা খাতা অ্যাপ খুঁজছেন মানে আপনার দোকানে এখন আপনি আর একা নন। একজন মডারেটর আছেন, হয়তো আরেকজন প্যাকিং করেন, কেউ কেউ বাসা থেকে ইনবক্স সামলান। তাঁদের হাজিরা রাখার সহজ নিয়ম হলো, প্রতিদিন লিখে রাখবেন কার কখন আসার কথা ছিল, তিনি আসলে কখন কাজ শুরু করলেন আর কখন উঠলেন। দুই-তিনজনের দোকানে এটা একটা খাতা বা Google Sheet-এই চলে। লোক বাড়লে, কেউ বাসা থেকে কাজ করলে, বা প্রত্যেকের কাজের লিস্টও একই জায়গায় রাখতে চাইলে একটা অ্যাপ সময় বাঁচায়। সেখানে স্টাফ নিজেই "কাজ শুরু" আর "কাজ শেষ" চাপেন, আর লেট হলো কি না অ্যাপ নিজেই হিসাব করে।

তবে শুধু হাজিরা দিয়ে দোকান চলে না। ধরুন সকাল দশটায় অ্যাড চালু করে আপনি মাল আনতে চকবাজারে গেলেন। দুপুর বারোটায় ফোন খুলে দেখলেন ইনবক্সে বিশটা মেসেজ পড়ে আছে, কেউ উত্তর দেয়নি। মডারেটরকে ফোন দিলেন, তিনি বললেন "ভাই, এই তো বসলাম।" আবার সন্ধ্যায় এক কাস্টমার রেগে ফোন দিলেন, কাল তাঁকে সাইজ জানানোর কথা ছিল, কেউ জানায়নি। এই দুইটা কষ্টই এক জায়গা থেকে আসে। কে কখন কাজে আছেন আর কার কাছে কোন কাজ ঝুলে আছে, সেটা কোথাও লেখা নেই। নিচে দুটোই হাতে-কলমে দেখাচ্ছি, যাতে কোনো অ্যাপ ছাড়াও আজ থেকে চালাতে পারেন।

ঘরে বসে কাজ হলেও অনলাইন শপে হাজিরা রাখা লাগে কেন?

অফিসে মানুষ চোখের সামনে থাকেন, তাই কে এলেন বোঝা যায়। অনলাইন শপের মডারেটর অনেক সময় নিজের বাসা থেকে কাজ করেন, আপনি শুধু ইনবক্সের উত্তর দেখে আন্দাজ করেন তিনি আছেন কি না। আর অনলাইন ব্যবসায় সময়ের দাম সরাসরি টাকায় মাপা যায়। অ্যাড চালু থাকলে আপনার ডলার স্পেন্ড প্রতি ঘণ্টায় কাটতে থাকে, মডারেটর বসুন বা না বসুন। অ্যাড চলার সময় মেসেজের উত্তর দেওয়ার কেউ না থাকলে টাকাটা খরচ হয়, অর্ডারটা আসে না।

একটা হিসাব দেখুন। নিচের সংখ্যাগুলো উদাহরণ, কোনো দোকানের আসল হিসাব না। ধরুন আপনি দিনে ১,২০০ টাকার অ্যাড চালান, সকাল ১০টা থেকে রাত ১০টা পর্যন্ত, মানে ঘণ্টায় গড়ে ১০০ টাকা। মডারেটরের শিফট দশটায়, কিন্তু সপ্তাহে তিন দিন তিনি বারোটায় বসেন। তাহলে সপ্তাহে ছয় ঘণ্টার অ্যাডের মেসেজ, মানে প্রায় ৬০০ টাকার অ্যাডে আসা কাস্টমার, দুই ঘণ্টা ধরে উত্তরের অপেক্ষায় বসে থাকলেন। এর মধ্যে অনেকে অন্য পেজে চলে যান, কারণ একই জিনিস আরও দশটা পেজ বিক্রি করছে। মাসে এভাবে আড়াই হাজার টাকার মতো অ্যাডের মেসেজ ঠান্ডা হয়ে পড়ে থাকে। সবটা নষ্ট হয় না, কিছু কাস্টমার অপেক্ষা করেন। কিন্তু যেগুলো হারায়, সেগুলোর হিসাব কেউ খাতায় লেখে না, আর মাস শেষে আপনি ভাবেন অ্যাডটাই খারাপ ছিল।

দ্বিতীয় কারণটা টাকার না, সম্পর্কের। হাজিরার লেখা হিসাব না থাকলে বেতনের দিন কথা হয় মনের ভাব দিয়ে। আপনার মনে হয় "ছেলেটা প্রায়ই দেরি করে", তাঁর মনে হয় "আমি তো রাত বারোটা পর্যন্তও ইনবক্স দেখি।" দুজনেই হয়তো ঠিক, কিন্তু প্রমাণ নেই বলে মন খারাপটা থেকে যায়। লেখা থাকলে সময়মতো আসা ভালো কর্মীর কাজটাও চোখে পড়ে, ঈদের ভিড়ে বাড়তি খাটুনির ঘণ্টাও গোনা যায়।

তবে সবার এটা লাগে না। আপনি একা ব্যবসা চালালে, বা পরিবারের কেউ মাঝে মাঝে প্যাকিংয়ে হাত লাগালে হাজিরার খাতা খোলার দরকার নেই। তখন দরকার শুধু কাজের একটা লিস্ট, সেটা নিচে আছে।

কর্মচারী হাজিরা খাতা, এক্সেল শিট নাকি অ্যাপ, কোনটা কখন?

তিনটাই কাজ করে, প্রশ্ন হলো আপনার দোকানের মাপে কোনটা সহজ। আগে খাতা দিয়ে শুরু করি, কারণ এর নিয়মটা বুঝলে বাকি দুটোও একই জিনিস, শুধু জায়গা আলাদা।

খাতা চলে যখন সবাই এক ঘরে বসে কাজ করেন। হাজিরা খাতা লেখার নিয়ম খুব সাধারণ। প্রতিদিন প্রত্যেকের জন্য একটা সারি, তাতে চারটা ঘর।

ঘরগুলো কর্মী নিজের হাতে লিখবেন আর পাশে ছোট করে সই দেবেন। আপনি তাঁর হয়ে লিখবেন না, কারণ তখন খাতাটা আপনার আন্দাজ হয়ে যায়, তাঁর কথা থাকে না। ভুল হলে ঘষে মুছবেন না, এক টান দিয়ে কেটে পাশে ঠিকটা লিখুন। পৃষ্ঠা ছেঁড়া বা ঘষামাজা করা খাতা দেখলে পরে দুজনেরই সন্দেহ হয়। মাসের শেষ পৃষ্ঠায় প্রত্যেকের জন্য তিনটা সংখ্যা গুনে রাখুন, কত দিন এসেছেন, কত দিন লেট, আর মোট কত ঘণ্টা কাজ করেছেন।

Excel বা Google Sheet লাগে যখন কেউ বাসা থেকে কাজ করেন, খাতা তাঁর হাতের কাছে নেই। শিটে কলাম সাজান এভাবে। A-তে তারিখ, B-তে নাম, C-তে তাঁর শিফট শুরুর সময়, D-তে আসলে কাজ শুরু, E-তে কাজ শেষ। এরপর দুটো কলাম শিট নিজেই হিসাব করবে। F কলামে কত ঘণ্টা কাজ করলেন, সেটা আসবে =MOD(E2-D2,1)*24 দিয়ে। MOD রাখার কারণ হলো, রাত ১১টায় শুরু করে রাত ২টায় শেষ করলে সাধারণ বিয়োগে উত্তর মাইনাস আসে, MOD সেটা ঠিক করে ৩ ঘণ্টা দেখায়। G কলামে লেট কত মিনিট, সেটা আসবে =IF(ROUND((D2-C2)*1440,0)>10,ROUND((D2-C2)*1440,0),0) দিয়ে। এখানে ১০ হলো মাফের মিনিট। ১০ মিনিটের মধ্যে এলে ঘরে ০ দেখাবে, তার বেশি দেরি হলে শিফট শুরু থেকে পুরো দেরিটাই মিনিটে দেখাবে। সময়গুলো "10:05" এভাবে লিখবেন, তাহলে শিট এগুলোকে ঘড়ির সময় হিসেবে ধরে। শিটের দুর্বলতা হলো যে কেউ পরে আগের সারি বদলে দিতে পারেন। Google Sheet-এর Version history-তে কে কখন কী বদলেছে দেখা যায়, তবু সেটা কেউ নিয়মিত খুলে দেখে না।

অ্যাপ কাজে লাগে যখন লোক তিন-চারজন ছাড়িয়েছে, শিফট একাধিক, বা হাজিরার সাথে কাজের লিস্টও এক জায়গায় চান। যে অ্যাপই দেখেন, টাকা দেওয়ার আগে এই কয়টা জিনিস মিলিয়ে নিন।

• প্রত্যেকের নিজের লগইন আছে, আর একজন শুধু নিজের হাজিরাই দিতে পারেন, অন্যের হয়ে না।
• পরে কেউ, এমনকি ম্যানেজারও, চুপচাপ আগের সময় এডিট করতে পারেন না।
• শিফটের সময় ধরে লেট নিজে থেকে হিসাব হয়, আর মাস শেষে একটা রিপোর্ট বের করা যায়।

প্রথম দুটো না থাকলে অ্যাপটা দামি খাতা ছাড়া কিছু না, কারণ তখনো হিসাবটা বিশ্বাসের ওপরেই চলে। আপনার অর্ডার যদি WinningSeller-এ চলে, তাহলে আলাদা অ্যাপ লাগে না, একই প্যানেলে হাজিরা আর টাস্ক দুটোই আছে। কীভাবে কাজ করে, শেষে দেখাচ্ছি।

তাহলে সিদ্ধান্তটা সহজ। এক-দুজন যদি আপনার সাথে একই ঘরে বসেন, খাতাই যথেষ্ট। কেউ বাসা থেকে কাজ করলে শিট খুলে লিংকটা তাঁকে দিন। আর লোক তিনজন ছাড়ালে বা প্রতিদিন কাজ ভাগ করে দিতে হলে তখন অ্যাপের কথা ভাবুন, তার আগে না।

ইনবক্সের ভিড়ের সময় ধরে শিফট ঠিক করবেন যেভাবে

অনেক সেলার শিফট বানান অফিসের মতো করে, সকাল ৯টা থেকে বিকেল ৫টা। কিন্তু আপনার কাস্টমার অফিসের ঘড়ি ধরে মেসেজ দেন না। অনেকে ফোন হাতে নিয়ে পেজ ঘাঁটেন দুপুরের খাবারের পরে, অফিস থেকে ফেরার পথে, বা রাতে শুয়ে শুয়ে। শিফট যদি সেই ভিড়ের সময়ে ফাঁকা থাকে, তাহলে হাজিরা যতই নিখুঁত হোক, অর্ডার হারাবেই।

তাই শিফট ঠিক করার আগে এক সপ্তাহ একটা কাজ করুন। খাতায় দিনের প্রতিটা ঘণ্টার জন্য একটা ঘর রাখুন, আর প্রতি ঘণ্টায় কয়টা নতুন মেসেজ এলো সেখানে দাগ দিন। সাত দিন পরে দেখবেন কয়েকটা ঘণ্টায় দাগ অনেক বেশি। সেই ঘণ্টাগুলোতে অন্তত একজন মানুষ যেন ইনবক্সের সামনে থাকেন, শিফট সাজান সেটা ধরে।

একটা উদাহরণ দিই। ধরুন আপনার পেজে মেসেজ বেশি আসে দুপুর ২টা থেকে রাত ১১টা, আর সকালে কম। দুজন মডারেটর থাকলে একজনের শিফট সকাল ১০টা থেকে সন্ধ্যা ৬টা, আরেকজনের দুপুর ৩টা থেকে রাত ১১টা। বিকেল ৩টা থেকে ৬টা দুজনই থাকছেন, তখন ভিড়ও সবচেয়ে বেশি। সকালের মানুষটা সকালের ফাঁকা সময়ে আগের রাতের অর্ডারগুলো কনফার্ম করবেন আর প্যাকিং গুছিয়ে দেবেন। রাতের মানুষটা শেষ ঘণ্টায় দিনের বাকি কাজগুলো পরের দিনের জন্য লিখে রাখবেন।

শিফটে সময়ের সাথে দিনও লিখে দিন। কার শুক্রবার ছুটি, কার শনিবার, সেটা আগে থেকে ঠিক থাকলে কোনো দিন ইনবক্স একদম ফাঁকা থাকে না। আর শিফটের একটা নাম দিন, যেমন "সকাল" আর "রাত"। নাম থাকলে লোক বদলালেও শিফটটা একই থাকে, নতুন মানুষকে শুধু ওই শিফটে বসিয়ে দেন।

রাতের শিফটে তারিখ নিয়ে একটা গোলমাল হয়। রাত ১০টায় শুরু করে রাত ২টায় শেষ করলে কাজ শেষের সময়টা পড়ে পরের তারিখে। নিয়ম করে দিন, শিফট যেদিন শুরু, পুরো কাজটা সেই তারিখের সারিতে যাবে। নইলে মাস শেষে দেখবেন একজন একই রাতে দুই দিন "এসেছেন", আর ঘণ্টার হিসাব মেলে না।

দেরি কত মিনিট পর্যন্ত মাফ, নিয়মটা লিখে দিন

শিফট ১০টায় হলে ১০টা ২ মিনিটে বসা মানুষকে কি লেট ধরবেন? না ধরলে ১০টা ২০-কে কী বলবেন? এই সীমাটা মুখে মুখে থাকলে প্রতিবার আপনার মেজাজের ওপর নির্ভর করে। একদিন ছাড় দিলেন, আরেকদিন একই দেরিতে বকা দিলেন। কর্মী তখন নিয়ম শেখেন না, শেখেন আপনার মুড পড়তে।

তাই একটা গ্রেস সময় ঠিক করুন, মানে শিফট শুরুর পর কত মিনিট পর্যন্ত দেরি গোনা হবে না। ছোট দোকানে ১০ মিনিট দিয়ে শুরু করা যায়। জ্যাম, লোডশেডিং বা ইন্টারনেট চলে যাওয়ার মতো ছোট ঝামেলা এর মধ্যে ঢুকে যায়। এর বেশি হলে লেট। এক কাগজে নিয়মটা লিখে সবাইকে পড়িয়ে দিন। যেমন এভাবে লিখতে পারেন।

শিফট শুরুর ১০ মিনিট পর পর্যন্ত লেট না। আগে ফোনে জানিয়ে দেরি হলে লেট ধরা হবে, কিন্তু বকা হবে না। মাসে চার দিনের বেশি লেট হলে মাস শেষে বসে কথা হবে।

শেষ লাইনটাই আসল। লেট হওয়ার কারণ অনেক সময় এমন জিনিস, যা আপনি জানেন না। কারও বাসায় বিকেলে কারেন্ট থাকে না, কারও ছোট ভাইকে স্কুল থেকে আনতে হয়। বসে কথা বললে হয়তো দেখবেন শিফটটা আধা ঘণ্টা পিছিয়ে দিলেই সমস্যা শেষ, আর ভালো মানুষটাও থেকে যান।

মিনিট গুনে বেতন কাটার নিয়ম ছোট দোকানে সাধারণত উল্টো ফল দেয়। মানুষ তখন কাজের চেয়ে ঘড়ির দিকে বেশি তাকান, আর ঠিক শিফট শেষের মিনিটে উঠে যান, ইনবক্সে মেসেজ থাকলেও। বেতন কাটার নিয়ম রাখতেই চাইলে সেটা লোক নেওয়ার দিনেই লিখে দিন, পরে হঠাৎ চাপাবেন না। লোক নেওয়া, বেতন ঠিক করা আর নিয়োগপত্রের কথা মডারেটর আর কল সেন্টার টিম রাখার লেখায় আলাদা করে আছে।

আরেকটা কথা। যেদিন কারও শিফট নেই, সেদিন তিনি কাজে এলে সেটাকে লেট ধরবেন না। ছুটির দিনে এসে কাজ করা মানুষকে "লেট" লিখলে তিনি পরের বার আর আসবেন না।

কাকে কী কাজ, কবের মধ্যে, একটা লিস্টে

হাজিরা বলে মানুষটা কাজে ছিলেন কি না। কাজটা হলো কি না, সেটা বলে না। অনেক দোকানে কাজ ভাগ হয় মুখে মুখে, বা গ্রুপ চ্যাটে একটা লাইন লিখে। "রাকিব, ওই কাস্টমারটা দেখো একটু।" দুই ঘণ্টা পরে সেই লাইন পঞ্চাশটা মেসেজের নিচে চাপা পড়ে, আর "ওই কাস্টমারটা" কে ছিলেন, সেটা রাকিবও ভুলে যান।

প্রতিটা কাজ লিখুন চারটা জিনিস দিয়ে। প্রথমে কী করতে হবে, এক লাইনে, এমনভাবে যেন অন্য কেউ পড়েও বোঝেন। "সাইজের ব্যাপারটা দেখো" না লিখে লিখুন "করিম ভাইকে পাঞ্জাবির XL সাইজ আছে কি না জানিয়ে দিন।" তারপর কাজটা কার, একজন মানুষের নাম। তারপর কবের মধ্যে, ঘড়ির সময়সহ, যেমন "আজ বিকেল ৫টার মধ্যে।" আর শেষে কিসের ব্যাপারে, মানে অর্ডার নম্বর বা কাস্টমারের ফোন নম্বর, যাতে কাজটা করতে গিয়ে আবার খুঁজতে না হয়।

একটা কাজের মালিক সবসময় একজন। "তোমরা দুজন মিলে দেখো" লিখলে সাধারণত দুজনই ভাবেন অন্যজন করবেন, আর কাজটা কেউ করেন না। দুজনের হাত লাগলেও লিস্টে নাম থাকবে একজনের, তিনিই শেষ করে টিক দেবেন।

লিস্টটা কাজে লাগে শিফট বদলের সময়ে সবচেয়ে বেশি। সকালের মানুষটা ৬টায় উঠে গেলেন, তাঁর তিনটা কাজ তখনো বাকি। মুখে "রাতের জন্য রেখে গেলাম" বলে গেলে সেগুলো প্রায়ই হারায়। নিয়ম করুন, শিফট শেষের আগে নিজের লিস্ট খুলে বাকি কাজগুলো হয় শেষ করবেন, নয়তো নাম বদলে পরের শিফটের মানুষের নামে দিয়ে যাবেন। আর প্রত্যেকে শিফট শুরু করেই প্রথম পাঁচ মিনিট নিজের লিস্ট পড়বেন, ইনবক্সের আগে।

সব কাজ সমান জরুরি না। কাস্টমারের রিফান্ড পাঠানো আর নতুন প্রোডাক্টের ছবি তোলা একই লাইনে থাকলে মানুষ সহজটা আগে করেন। তাই জরুরি কাজের পাশে একটা দাগ দিন, আর সময় পার হয়ে যাওয়া কাজ লিস্টের সবার ওপরে রাখুন।

কাস্টমারকে দেওয়া কথা যেন ভুলে না যায়

দোকানের সবচেয়ে দামি কাজগুলো আসে কাস্টমারকে দেওয়া কথা থেকে। "আপু, নতুন কালার এলে আপনাকে আগে জানাব।" "ভাই, ভুল সাইজের বদলে ঠিকটা শনিবার পাঠিয়ে দিচ্ছি।" "রিফান্ডের টাকাটা কাল দুপুরের মধ্যে bKash-এ চলে যাবে।" কথাগুলো বলেন আপনার মডারেটর, কিন্তু কাস্টমার মনে রাখেন আপনার দোকানের নাম। কথাটা রাখা না হলে তিনি ভাবেন না "রাকিব ভুলে গেছে", ভাবেন "এই পেজ কথা রাখে না।"

ভাবুন একবার, একজন কাস্টমার তিন দিন ধরে রিফান্ডের অপেক্ষায় আছেন। যে ছেলেটা কথা দিয়েছিলেন, তিনি সেই সপ্তাহে কাজ ছেড়ে দিয়েছেন, আর কথাটা তাঁর মাথাতেই ছিল, কোথাও লেখা ছিল না। চতুর্থ দিনে কাস্টমার পেজে রিভিউ লিখলেন। টাকাটা হয়তো সাড়ে আটশো, কিন্তু রিভিউটা থেকে যায় বছরের পর বছর।

এটা ঠেকানোর নিয়ম একটাই। কাস্টমারকে যে কথাই দেওয়া হোক, ফোন রাখার বা মেসেজ পাঠানোর সাথে সাথে সেটা লিস্টে একটা কাজ হয়ে যাবে। কাজটা থাকবে যিনি কথা দিয়েছেন তাঁর নামে, কথার সময়টাই হবে কাজের সময়, আর সাথে থাকবে অর্ডার নম্বর। কেউ ছুটিতে গেলে বা কাজ ছেড়ে দিলে আগে তাঁর খোলা কাজগুলো অন্য কারও নামে দিন, তারপর তাঁকে বিদায় দিন। তাতে মানুষ চলে গেলেও কথাগুলো দোকানে থেকে যায়।

ফোনে কাস্টমার "পরে ফোন দিন" বললে সময়টা কীভাবে ঘড়ির সময় বানাবেন আর ঠিক সেই সময়ে কী বলবেন, সেটা কাস্টমার ফোন রিসিভ না করার লেখায় ধাপে ধাপে আছে। এখানে শুধু এটুকু মনে রাখুন, ফোনের কথাও অন্য সব কাজের মতো একই লিস্টে থাকবে, আলাদা কাগজে না। এক মানুষের দিনের সব কাজ এক জায়গায় না দেখলে তিনি ঠিক করতে পারেন না কোনটা আগে।

WinningSeller-এ ফোনে দেওয়া কথার অংশটা নিজে থেকেই হয়। কল সেন্টারে কাস্টমার "সন্ধ্যা ৬টায় ফোন দিয়েন" বা "ভেবে জানাব" বললে, যিনি ফোন দিয়েছিলেন তাঁর "টাস্ক ও ফলো-আপ" পেজে সেই সময়ের একটা টাস্ক বসে যায়, কাস্টমারের সাথে লিংক করা। সময় আসার এক ঘণ্টা আগে থেকে সাইডবারে একটা সংখ্যা দেখায় কয়টা টাস্কের সময় হয়ে এসেছে, আর সময় পার হলেও সেটা সেখানে থেকে যায়। অন্য কাজও যে কেউ হাতে লিখে টাস্ক বানাতে পারেন, কার কাজ, কখন, আর কোন অর্ডার বা কাস্টমারের ব্যাপারে, সব দিয়ে।

কে কোন জিনিস দেখতে পারবে, টিমের অ্যাক্সেস

হাজিরা আর কাজের লিস্ট যেখানেই রাখুন, প্রথম নিয়ম হলো প্রত্যেকের নিজের লগইন। একটা পাসওয়ার্ড দিয়ে সবাই মিলে ঢোকার অভ্যাস থাকলে আজই বন্ধ করুন। এক লগইনে চার জন ঢুকলে "কাজ শুরু" কে চাপলেন, কোন অর্ডারের ঠিকানা কে বদলালেন, কিছুই আলাদা করে বোঝা যায় না। আর একজন কাজ ছেড়ে গেলে সবার পাসওয়ার্ড বদলাতে হয়।

তারপর ঠিক করুন কে কী দেখবেন। একজন স্টাফ দেখবেন নিজের হাজিরা আর নিজের কাজের লিস্ট। সবার হাজিরার বোর্ড, মাসের রিপোর্ট আর সবার কাজ দেখবেন আপনি, বা আপনার বিশ্বাসের একজন ম্যানেজার। কারণটা সহজ। সহকর্মীর লেটের হিসাব সবার চোখের সামনে থাকলে সেটা দোকানের ভেতরে গল্পের বিষয় হয়ে যায়, আর যিনি লেট করলেন তিনি লজ্জায় পড়েন, শোধরান না। অর্ডারের প্যানেলে কোন রোল দেবেন, কেনা দাম আর লাভ কেন স্টাফের চোখের বাইরে রাখবেন, সেটা ওপরের মডারেটরের লেখায় আছে, এখানে আর বাড়াচ্ছি না।

ফেসবুক পেজে কাকে কোন অ্যাক্সেস দেবেন, সেটা আলাদা প্রশ্ন। পেজের ফুল কন্ট্রোল কেন কাউকে দেবেন না আর কোথায় গিয়ে অ্যাক্সেস দিতে হয়, সেটা ফেসবুক বিজনেস পেজ খোলার লেখায় ধাপে ধাপে আছে।

যা করবেন না, লোকেশন, সেলফি আর সন্দেহ

হাজিরার অ্যাপ খুঁজতে গেলে অনেক অ্যাপ দেখবেন যেখানে GPS দিয়ে কর্মীর লোকেশন নেয়, বা প্রতিদিন সেলফি তুলে হাজিরা দিতে হয়। কারখানা বা মাঠের কাজে এর হয়তো কারণ আছে। অনলাইন শপে সাধারণত নেই। আপনার মডারেটর বাসায় বসে কাজ করবেন, তাঁর লোকেশন জেনে আপনার কী লাভ? তিনি নিজের বিছানায় বসে ঠিকমতো উত্তর দিলে সেটাই কাজ। আর ফোনের লোকেশন অ্যাপ দিয়ে বদলানো যায়, তাই যে ফাঁকি দিতে চায়, সে এটা দিয়ে আটকায় না।

সেলফির ক্ষতিটা আরও বড়। রোজ সকালে ছবি চাইলে একজন সৎ মানুষ শোনেন "আমি তোমাকে বিশ্বাস করি না।" অনেক ছোট দোকানে স্টাফরা পরিবারের বা পরিচিত মানুষ। এমন জায়গায় এই অবিশ্বাস খুব দ্রুত সম্পর্ক নষ্ট করে, আর সবার আগে চলে যান সবচেয়ে ভালো মানুষটা, কারণ তাঁর কাছে কাজের অভাব নেই।

কাজ মাপার আসল উপায় হলো কাজ দেখা। দিনের শেষে কয়টা মেসেজের উত্তর বাকি রইল, লিস্টের কয়টা কাজ সময়মতো শেষ হলো, কাস্টমারকে দেওয়া কয়টা কথা রাখা হলো। কোন সংখ্যাগুলো রোজ দেখবেন আর সপ্তাহে কোনটা, সেটা মডারেটরের লেখায় বিস্তারিত আছে। হাজিরা শুধু বলে মানুষটা সময় দিয়েছেন কি না। বাকিটা বলে তাঁর কাজ। আর কোনো সংখ্যা খারাপ দেখলে সবার সামনে না, একা ডেকে জিজ্ঞেস করুন কী হয়েছিল।

আজ কোথা থেকে শুরু করবেন?

আজই কোনো অ্যাপ কিনতে হবে না। একটা কাগজে প্রত্যেকের শিফটের সময় আর সাপ্তাহিক ছুটি লিখে ফেলুন, সাথে দেরির নিয়মটা, ওপরের তিন লাইনের মতো করে। কাল থেকে একটা খাতা বা শিটে সবাই নিজে কাজ শুরু আর শেষের সময় লিখবেন। আর আজ রাতেই কাস্টমারকে দেওয়া যত কথা কারও মাথায় ঝুলে আছে, সবগুলো একটা লিস্টে তুলুন, প্রত্যেকটার পাশে একজনের নাম আর একটা সময়। এক সপ্তাহ পরে দেখবেন কম কথা হারিয়েছে, আর বেতনের দিনের তর্কটাও কমেছে।

খাতা আর শিট সামলাতে না চাইলে WinningSeller-এ এই কাজটা প্যানেলের ভেতরেই হয়। "হাজিরা ও শিফট" পেজে প্রত্যেকে কাজে বসে "কাজ শুরু" আর ওঠার সময় "কাজ শেষ" চাপেন। সময় আর ইন্টারনেট ঠিকানা (IP) রেকর্ড হয়, GPS বা ছবি চায় না, আর পরে কেউ সময় এডিট করতে পারেন না। আপনি শিফট বানিয়ে প্রত্যেককে একটায় বসিয়ে দেন, আর মাফের মিনিট নিজে ঠিক করেন, শুরুতে সেটা ১০ মিনিট দেওয়া থাকে। রাতের শিফট মাঝরাত পেরোলেও হিসাবটা শুরুর দিনেই থাকে। "আজকের বোর্ড"-এ এক নজরে দেখেন কে এসেছেন, কে লেট আর কে আসেননি, আর মাস শেষে রিপোর্টে প্রত্যেকের উপস্থিত দিন, লেটের দিন আর মোট ঘণ্টা পান। স্টাফ রোলের কেউ কেনা দাম বা লাভ দেখতে পান না। বাকি ফিচারগুলো এখানে দেখে নিন।

সাধারণ প্রশ্ন

কর্মচারী হাজিরা খাতা কীভাবে লিখতে হয়?

প্রতিদিনের জন্য একটা করে সারি রাখুন, তাতে তারিখ, নাম, কাজ শুরুর সময় আর কাজ শেষের সময় লিখুন। কর্মী নিজের হাতে লিখবেন আর পাশে সই করবেন। ভুল হলে ঘষে মুছবেন না, কেটে পাশে ঠিকটা লিখুন। মাস শেষে প্রত্যেকের উপস্থিত দিন, লেটের দিন আর মোট ঘণ্টা আলাদা লাইনে গুনে রাখুন।

স্টাফের হাজিরা রাখার জন্য কি টাকা দিয়ে অ্যাপ কিনতে হবে?

না, দুই-তিনজনের দোকানে একটা খাতা বা ফ্রি Google Sheet-এই কাজ চলে। অ্যাপের কথা ভাবুন যখন লোক তিন-চারজন ছাড়ায়, কেউ বাসা থেকে কাজ করেন, বা হাজিরার সাথে কাজের লিস্টও এক জায়গায় রাখতে চান। অ্যাপ নেওয়ার আগে দেখে নিন প্রত্যেকের আলাদা লগইন আছে কি না, আর পরে কেউ সময় বদলে দিতে পারে কি না।

বাসা থেকে কাজ করা মডারেটরের হাজিরা কীভাবে রাখব?

তিনি কাজে বসেই নিজে "কাজ শুরু" লিখবেন বা চাপবেন, আর ওঠার সময় "কাজ শেষ"। সাথে শিফটের সময়টা আগে থেকে ঠিক করে দিন, যাতে দেরি হলো কি না তর্ক না করে দেখা যায়। হাজিরার চেয়েও বেশি দেখবেন তাঁর কাজ, মানে দিনের শেষে কয়টা মেসেজের উত্তর বাকি রইল আর লিস্টের কয়টা কাজ শেষ হলো।

লেট করলে কি বেতন কাটা ঠিক?

ছোট অনলাইন শপে মিনিট গুনে বেতন কাটা সাধারণত ঠিক না, কারণ তখন মানুষ মন দিয়ে কাজ করার বদলে ঘড়ির দিকে তাকিয়ে থাকেন। তার চেয়ে একটা গ্রেস সময় রাখুন, ধরুন ১০ মিনিট, আর মাসে কয়দিন লেট হলে বসে কথা বলবেন সেটা লিখে দিন। বেতন কাটার নিয়ম রাখতেই চাইলে সেটা লোক নেওয়ার দিনেই লিখে দিন, পরে হঠাৎ চাপাবেন না।

GPS বা সেলফি দিয়ে হাজিরা নেওয়া কি ভালো?

অনলাইন শপে সাধারণত না। বাসা থেকে কাজ করা মানুষের লোকেশন দিয়ে কাজ মাপা যায় না, আর ফোনের লোকেশন অ্যাপ দিয়ে বদলানোও যায়। রোজ সেলফি চাইলে ভালো কর্মী ভাবেন আপনি তাঁকে বিশ্বাস করেন না। কাজ মাপুন কাজ দিয়ে, মানে উত্তর, অর্ডার আর শেষ হওয়া টাস্ক দিয়ে।

রাতের শিফটের হাজিরা কোন তারিখে লিখব?

শিফট যেদিন শুরু হয়েছে, সেই তারিখে। রাত ১০টায় শুরু করে রাত ২টায় শেষ হলে পুরো কাজটা আগের দিনের সারিতে লিখুন। নইলে এক রাতের কাজ দুই দিনে ভাগ হয়ে যায়, আর মাস শেষে ঘণ্টার হিসাব মেলে না।