হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার নেওয়ার নিয়ম, যাতে অর্ডার না হারায় (টেমপ্লেটসহ)

হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার নেওয়ার সময় অর্ডার যাতে না হারায়, সেজন্য কাস্টমারের কাছ থেকে নাম, নম্বর, পুরো ঠিকানা, প্রোডাক্ট আর সাইজ এক মেসেজে চেয়ে নিন। কাস্টমার "ঠিক আছে" বলার সাথে সাথে অর্ডারটা একটা লিস্টে তুলে ফেলুন। আর অর্ডার যখন অনেক বেড়ে যায়, তখন চ্যাট খোলা রেখেই কাস্টমারকে একটা অর্ডার ফর্মের লিংক দিন। এটুকু করলেই বেশিরভাগ হারানো অর্ডার আর ভুল ঠিকানার ঝামেলা কমে যায়।

শুরুতে এগুলো লাগে না, তাই বেশিরভাগ সেলার এসব ছাড়াই শুরু করেন। ঝামেলা হয় অর্ডার বাড়ার পর। কাস্টমার তথ্য দেন চার-পাঁচটা আলাদা মেসেজে, সেগুলো এক জায়গায় লেখা হয় না, আর যে অর্ডার কনফার্ম হয়নি তার ফলোআপ কেউ মনে রাখে না। নিচে একটা রেডি টেমপ্লেট আছে, কপি করে আজই WhatsApp Business-এর কুইক রিপ্লাইতে বসিয়ে নিতে পারবেন। কার এখনই ফর্মের দরকার নেই, সেটাও বলে দিয়েছি।

ইনবক্স আর হোয়াটসঅ্যাপের অর্ডার কেন হারিয়ে যায়?

চ্যাট বানানো হয়েছে কথা বলার জন্য, হিসাব রাখার জন্য না। কাস্টমারের অর্ডারটা চ্যাটে থাকে কথাবার্তার ভেতরে, কোনো লিস্টের লাইন হয়ে না। দিনে ৪০টা চ্যাট এলে রাত ১১টার অর্ডারটা সকালের মধ্যে নিচে চলে যায়। তখন সেটা খুঁজে বের করতে হলে আপনাকে মনে রাখতে হয় কে কবে কী বলেছিলেন।

দ্বিতীয় কারণ হলো তথ্য আসে টুকরো টুকরো। ধরুন একজন কাস্টমার প্রথমে একটা স্ক্রিনশট পাঠিয়ে লিখলেন "এটা লাগবে"। এক ঘণ্টা পর নম্বর দিলেন, আর পরের দিন ভয়েস মেসেজে ঠিকানা বললেন। অর্ডারটা পুরো হয় শুধু আপনার মাথায়, যখন আপনি তিনটা মেসেজ জোড়া লাগান। যেদিন ব্যস্ত থাকবেন, সেদিন এই জোড়া লাগানোটাই বাদ পড়ে যাবে।

তৃতীয় কারণ হলো একাধিক মানুষ। আপনি ফোন থেকে রিপ্লাই দেন, আর আপনার ভাই বা স্টাফ দেন কম্পিউটারের WhatsApp Web থেকে। WhatsApp Business-এ একটা অ্যাকাউন্ট কয়েকটা ডিভাইসে একসাথে চালানো যায়। WhatsApp Help Center-এ লেখা আছে, ১০টা পর্যন্ত ডিভাইস জুড়তে Meta Verified-এর মতো পেইড সাবস্ক্রিপশন লাগে, সাবস্ক্রিপশন ছাড়া সাধারণত চারটা পর্যন্ত ডিভাইস জোড়া যায়। কয়েকজন মিলে রিপ্লাই দেওয়াটা কাজে লাগে, কিন্তু কোনো লিস্ট না থাকলে প্রত্যেকে ভাবেন অর্ডারটা অন্যজন লিখে রেখেছেন। শেষে কেউই লেখেন না।

সবচেয়ে বেশি টাকা হারায় চতুর্থ জায়গায়, ভুলে যাওয়া ফলোআপে। কাস্টমার বললেন, "ভাই, বেতন পেলে কাল কনফার্ম করবো।" পরদিন কেউ তাঁকে মনে করিয়ে দেয় না, আর চ্যাটটা নিচে চলে যায়। বিক্রিটা হাতের কাছে ছিল, শুধু একটা মেসেজের অভাবে চলে গেল। অনেক সময় সেই কাস্টমার পরে অন্য পেজ থেকে কিনে ফেলেন, কারণ ওই পেজ তাঁকে আগে মেসেজ দিয়েছিল।

ভুল ঠিকানা, ভুল নম্বর আর ডুপ্লিকেট অর্ডার কোথা থেকে আসে?

ভুল ঠিকানার শুরু হয় আধা ঠিকানা থেকে। কাস্টমার লিখলেন "মিরপুর" বা "রংপুর সদর"। ওনার কাছে এটাই পুরো ঠিকানা, কারণ উনি জানেন উনি কোথায় থাকেন। ডেলিভারিম্যান কিন্তু জানেন না। মিরপুরেই অনেকগুলো সেকশন, আর একটা সদর উপজেলায় অনেক ইউনিয়ন। ডেলিভারিম্যান ফোন দেন, কাস্টমার ধরেন না, আর পার্সেল ফেরত আসে। তাই ঠিকানা চাওয়ার সময় বাসা বা রোড, এলাকা, থানা আর জেলা আলাদা করে চাইতে হয়।

ভুল নম্বর আসে দুইভাবে। প্রথমটা টাইপের ভুল, ১১ ডিজিটের জায়গায় ১০টা লেখা বা দুটো অঙ্ক উল্টাপাল্টা হয়ে যাওয়া। দ্বিতীয়টা বেশি চোখ এড়ায়। কাস্টমার যে নম্বরের WhatsApp থেকে মেসেজ দিচ্ছেন, সেটা হয়তো তাঁর কল ধরার নম্বর না। অনেকের WhatsApp চলে পুরনো একটা সিমের নম্বরে, যেটা এখন ফোনে ঢোকানোই নেই, শুধু বাসার Wi-Fi দিয়ে চ্যাট চলে। আপনি চ্যাটের নম্বরটা কুরিয়ারে দিলেন, আর ডেলিভারিম্যান কল দিয়ে বন্ধ পেলেন। তাই আলাদা করে জিজ্ঞেস করুন, কুরিয়ার কোন নম্বরে ফোন দিলে তিনি ধরবেন।

ডুপ্লিকেট অর্ডার আসে তিন রাস্তা দিয়ে। কাস্টমার Messenger-এ লিখলেন, রিপ্লাই না পেয়ে একই কথা WhatsApp-এও লিখলেন। অথবা আপনি আর আপনার স্টাফ দুজনেই একই অর্ডার লিখে ফেললেন। অথবা কাস্টমার নিজেই দুই দিনে দুবার অর্ডার দিলেন, কারণ প্রথমবার কেউ কনফার্ম করেনি। শেষটা প্রায় সবসময় একই রকম হয়। দুটো পার্সেল যায়, একটা ফেরত আসে, আর তার কুরিয়ার চার্জ আপনার ঘাড়ে পড়ে।

সাইজ আর সংখ্যার গোলমালটা ছোট মনে হয়, কিন্তু দরজায় গিয়ে রিটার্ন হয় এটা থেকেই। কাস্টমার সকালে লিখলেন "M দিয়েন", বিকেলে লিখলেন "না ভাই, L টা দেন"। রাতে যিনি প্যাক করছেন, তিনি দেখলেন শুধু সকালের মেসেজটা। এর ওষুধ একটাই। পার্সেল পাঠানোর আগে পুরো অর্ডারটা এক মেসেজে লিখে কাস্টমারকে দেখান, আর তিনি "ঠিক আছে" বললে তবেই লিস্টে তুলুন।

হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার নেওয়ার জন্য WhatsApp Business অ্যাপের কোন ফিচার কাজে লাগে?

সাধারণ WhatsApp আর WhatsApp Business দুটো আলাদা অ্যাপ। Business অ্যাপটা ফ্রিতে ডাউনলোড করা যায়, আর এটা ছোট ব্যবসার জন্যই বানানো। নিচের চারটা ফিচার অর্ডার নেওয়ার কাজে সরাসরি সাহায্য করে। প্রতিটার নিয়ম ২০২৬ সালের অক্টোবরে WhatsApp Help Center-এ যা লেখা আছে সেখান থেকে নেওয়া। অ্যাপের আপডেটে মেনুর নাম একটু এদিক-সেদিক হতে পারে।

ক্যাটালগ

ক্যাটালগে প্রতিটা প্রোডাক্টের জন্য ১০টা পর্যন্ত ছবি, নাম, দাম, ডেসক্রিপশন আর একটা ওয়েবসাইট লিংক দেওয়া যায়। নাম আর কোন দেশে তৈরি সেটা দিতেই হয়, দাম আর লিংক না দিলেও চলে। প্রতিটা প্রোডাক্ট WhatsApp রিভিউ করে, আর অ্যাপ্রুভ না হওয়া পর্যন্ত কাস্টমার সেটা দেখতে পান না। ক্যাটালগের সবচেয়ে বড় লাভ হলো, কাস্টমার ঠিক কোন প্রোডাক্টটা চাইছেন সেটা আর আন্দাজ করতে হয় না। "নীলটা না ভাই, আগের পোস্টের নীলটা" ধরনের কথা অনেক কমে যায়। WhatsApp Business-এর ওয়েবসাইট বলছে, কাস্টমার কার্টে কয়েকটা প্রোডাক্ট রেখে এক মেসেজে অর্ডার পাঠাতে পারেন। তবে সেই মেসেজে ঠিকানা আর কল ধরার নম্বর থাকে না, ওগুলো আপনাকে আলাদা করে চাইতেই হবে।

কুইক রিপ্লাই

যে মেসেজ দিনে বিশবার লেখেন, সেটা একবার সেভ করে রাখার জায়গা এটা। Tools ট্যাবে Quick replies-এ গিয়ে মেসেজ লিখে একটা শর্টকাট দিয়ে সেভ করুন। পরে যেকোনো চ্যাটে "/" টাইপ করলে সেভ করা রিপ্লাইগুলো চলে আসে। একটায় চাপ দিলে মেসেজটা লেখার ঘরে বসে যায়, আর পাঠানোর আগে চাইলে এডিটও করতে পারেন। ৫০টা পর্যন্ত কুইক রিপ্লাই রাখা যায়। নিচের অর্ডার টেমপ্লেট আর কনফার্মেশন মেসেজ দুটো এখানেই রাখবেন।

লেবেল

লেবেল হলো চ্যাটের গায়ে লাগানো রঙিন ট্যাগ, ২০টা পর্যন্ত বানানো যায়। "নতুন অর্ডার", "কনফার্ম বাকি", "ফলোআপ" আর "পাঠানো হয়েছে", এই চারটা লেবেল দিয়েই একটা চলনসই সিস্টেম দাঁড়িয়ে যায়। সকালে "ফলোআপ" লেবেলে চাপলেই দেখবেন আজ কাকে মেসেজ দিতে হবে। WhatsApp জানিয়েছে, লেবেলের জায়গায় ধীরে ধীরে "Lists" আসছে। আপনার অ্যাপে লেবেলের বদলে Lists দেখালে একই কাজ সেখানেই করুন।

গ্রিটিং আর অ্যাওয়ে মেসেজ

গ্রিটিং মেসেজ নিজে থেকে চলে যায় যখন কেউ প্রথমবার মেসেজ দেন, বা ১৪ দিন কোনো কথা না হওয়ার পর আবার মেসেজ দেন। এখানে শুধু "আসসালামু আলাইকুম" না লিখে অর্ডারের জন্য কী কী তথ্য লাগবে সেটাও লিখে দিন। তাহলে আপনি রিপ্লাই দেওয়ার আগেই অনেক কাস্টমার নাম-ঠিকানা পাঠিয়ে দেবেন। অ্যাওয়ে মেসেজ যায় যখন আপনি ব্যস্ত বা দোকান বন্ধ। এটা সবসময়, নিজের ঠিক করা সময়ে, বা বিজনেস আওয়ারের বাইরে পাঠানোর অপশন আছে, আর শেষেরটার জন্য প্রোফাইলে বিজনেস আওয়ার সেট করা থাকতে হয়। রাতে কাস্টমার যদি জানেন আপনি সকাল ১০টায় উত্তর দেবেন, তিনি অপেক্ষা করেন। কিছু না জানলে অন্য পেজে চলে যান।

একটা কথা সোজাসুজি বলি। এই ফিচারগুলো তথ্য নিতে আর চ্যাট গুছাতে সাহায্য করে, কিন্তু অর্ডারের হিসাব রাখে না। কোন পার্সেল কুরিয়ারে কোথায় আছে, সেটাও বলে না। ওই কাজের জন্য আলাদা একটা লিস্ট লাগবেই।

অর্ডারের সব তথ্য এক মেসেজে পেতে কাস্টমারকে কী লিখে পাঠাবেন?

কেউ "দাম কত" বা "অর্ডার করতে চাই" লিখলে দাম বলার পর এই মেসেজটা পাঠান। নিচের লাইনগুলো কপি করে কুইক রিপ্লাইতে সেভ করুন, আর শর্টকাট দিন order।

অর্ডারের জন্য ধন্যবাদ। নিচের লাইনগুলো পূরণ করে এক মেসেজে পাঠিয়ে দিন, আজই কনফার্ম করে দেব।

নাম:
মোবাইল (যে নম্বরে কুরিয়ার ফোন দিলে ধরবেন):
পুরো ঠিকানা (বাসা/রোড, এলাকা, থানা, জেলা):
প্রোডাক্ট (নাম বা ছবি):
সাইজ/কালার:
কয়টা:

প্রতিটা লাইনের পেছনে একটা কারণ আছে। মোবাইলের লাইনে ব্র্যাকেটের কথাটা রেখেছি, কারণ চ্যাটের নম্বর আর কল ধরার নম্বর আলাদা হতে পারে। থানা আর জেলা আলাদা করে চেয়েছি, কারণ ডেলিভারি চার্জ ঢাকার ভেতরের না বাইরের, সেটা এখান থেকেই বোঝা যায়। "নাম বা ছবি" লেখা আছে, কারণ অনেকে প্রোডাক্টের নাম জানেন না, পোস্টের স্ক্রিনশট পাঠান। আর "কয়টা" না চাইলে আপনি ধরে নেবেন একটা, অথচ কাস্টমার হয়তো ভেবেছিলেন দুটো।

কাস্টমার তথ্য পাঠানোর পর দ্বিতীয় মেসেজটা যায়, যেটাতে পুরো অর্ডারটা একবারে লেখা থাকে। একে কনফার্মেশন মেসেজ বলছি। এটাও কুইক রিপ্লাইতে রাখুন, শুধু ফাঁকা জায়গাগুলো প্রতিবার বসাবেন। নিচের দাম আর চার্জ উদাহরণ, আপনার নিজেরটা লিখবেন।

আপনার অর্ডার:
পোলো শার্ট, সাইজ XL, ২টা
দাম ১,৭০০ টাকা + ডেলিভারি চার্জ ১৩০ টাকা = মোট ১,৮৩০ টাকা
ঠিকানা: বাসা ১২, কলেজ রোড, রংপুর সদর, রংপুর
মোবাইল: 01XXXXXXXXX

সব ঠিক থাকলে "ঠিক আছে" লিখে দিন। পার্সেল পাঠানোর পর কুরিয়ার এই নম্বরে ফোন দেবে।

এই মেসেজটা অনেক রিটার্ন আগেই আটকে দেয়। মোট টাকাটা কাস্টমার এখানেই দেখে ফেলেন, তাই দরজায় গিয়ে "এত টাকা!" বলার সুযোগ কমে। নম্বরের ১১টা ডিজিট তিনি নিজের চোখে দেখেন, ভুল থাকলে নিজেই ধরেন। আর সাইজ নিয়ে সকাল-বিকেলের গোলমাল থাকলে সেটা এখানে এসে মিটে যায়।

কাস্টমার ঠিকানা ভয়েস মেসেজে বললে শুনে নিজে টাইপ করে কনফার্মেশন মেসেজে বসান, আর তাঁকে মিলিয়ে নিতে বলুন। ভয়েস মেসেজ কুরিয়ারের ফর্মে বসানো যায় না, আর শোনার ভুল ধরা পড়ে শুধু লেখা দেখলে। বড় অর্ডারে বা ঢাকার বাইরের নতুন কাস্টমারকে এরপর একটা ছোট কনফার্ম কলও দিন। কলে কী বলবেন তার স্ক্রিপ্ট ফেক অর্ডার আর রিটার্ন কমানোর লেখাটায় আছে।

অর্ডারের লিস্ট কীভাবে রাখবেন, যাতে কিছু বাদ না পড়ে?

নিয়ম একটাই। কাস্টমার "ঠিক আছে" বলার পর অর্ডারটা যতক্ষণ লিস্টে না উঠছে, ততক্ষণ সেটাকে অর্ডার ধরবেন না। রাতে সব একসাথে তুলবেন ভাবলে রাতে ক্লান্ত থাকবেন, আর দুই-একটা বাদ পড়বেই। তাই কনফার্মেশন মেসেজে "ঠিক আছে" আসার সাথে সাথে তুলুন, এটা এক মিনিটের কাজ।

লিস্ট কোথায় রাখবেন, সেটা নির্ভর করে কতজন মিলে কাজ করেন তার ওপর। একা চালালে আর দিনে কয়েকটা অর্ডার হলে একটা খাতাই যথেষ্ট। দুজন বা বেশি মানুষ রিপ্লাই দিলে একটা শেয়ার করা Google Sheets ভালো, কারণ সবাই একই লিস্ট দেখেন আর কে কোনটা তুলেছেন বোঝা যায়। কলামগুলো এরকম রাখুন।

লিস্টটা কাজে লাগে তিনটা অভ্যাসে। প্রথম অভ্যাস হলো, নতুন অর্ডার তোলার আগে কাস্টমারের নম্বর দিয়ে লিস্টে একবার খোঁজা। ফোনের শিটে সার্চ দিলেই হয়, আর একই নম্বরে গত দুই দিনে একই প্রোডাক্ট থাকলে কাস্টমারকে জিজ্ঞেস করুন দুটো লাগবে কিনা। দ্বিতীয় অভ্যাস হলো প্রতিদিন সকালে "নতুন" স্ট্যাটাসের অর্ডার আর আজ যাঁদের ফলোআপের তারিখ, সেগুলো দেখে দিন শুরু করা। তৃতীয়টা হলো WhatsApp-এর লেবেল আর লিস্টের স্ট্যাটাস একসাথে বদলানো। পার্সেল পাঠালে চ্যাটে "পাঠানো হয়েছে" লেবেল দিন, আর লিস্টেও লিখে দিন। তাহলে কাস্টমার "ভাই আমার পার্সেল কই" লিখলে চ্যাট দেখেই উত্তর দিতে পারবেন।

একটা ভুল ঠিকানার অর্ডারে কত টাকা যায়?

এই হিসাবটা একবার করে দেখলে টেমপ্লেটের বাড়তি এক লাইনকে আর ঝামেলা মনে হবে না। নিচের সব সংখ্যা উদাহরণ, আপনার দাম আর কুরিয়ারের রেট বসিয়ে নিজে গুনে দেখুন।

ধরুন আপনি ঢাকা থেকে ১,২০০ টাকার একটা থ্রি-পিস Pathao-তে রংপুরে পাঠালেন। আধা কেজি থেকে ১ কেজির পার্সেলে ঢাকা থেকে বাইরে Pathao-র চার্জ ১৩০ টাকা। ঠিকানায় শুধু "রংপুর সদর" লেখা ছিল, তাই ডেলিভারিম্যান বাসা খুঁজে পেলেন না, কাস্টমারও ফোন ধরলেন না, আর পার্সেল ফেরত এলো। ২০২৬ সালের অক্টোবরে pathao.com-এ লেখা আছে, ঢাকার বাইরে থেকে পার্সেল ফেরত এলে ডেলিভারি চার্জের সাথে আরও ৫০% রিটার্ন চার্জ লাগে। মানে ১৩০ টাকার সাথে আরও ৬৫, মোট ১৯৫ টাকা গেল। Steadfast আলাদা রিটার্ন চার্জ নেয় না, কিন্তু যাওয়ার চার্জের পুরোটা কাটে। প্যাকেট আর পলিতে ধরুন আরও ২০ টাকা গেল। ওই অর্ডারটা আনতে অ্যাডে যদি ১৫০ টাকার মতো খরচ হয়ে থাকে, সেটাও গেল। সব মিলিয়ে একটা ফেরতে ৩০০ থেকে সাড়ে ৩০০ টাকার বেশি নগদ যায়। থ্রি-পিসটাও এক সপ্তাহের বেশি আটকে থাকল, যে সময়ে সেটা আরেকজনের কাছে বিক্রি হতে পারত।

এখন ধরুন সপ্তাহে এমন দুটো ফেরত আসে। মাসে ৮টা ফেরত মানে প্রায় আড়াই থেকে তিন হাজার টাকা। এর সাথে যোগ করুন ভুলে যাওয়া ফলোআপের অর্ডার। প্রতি অর্ডারে আপনার লাভ যদি ৩০০ টাকা হয়, আর সপ্তাহে তিনটা "কাল কনফার্ম করবো" অর্ডার কেউ মনে না রাখায় চলে যায়, তাহলে মাসে আরও ৩,৬০০ টাকার লাভ হাতছাড়া হয়। দুটো মিলিয়ে মাসে ছয় হাজার টাকার বেশি। অথচ এর বেশিরভাগ ঠেকাতে লাগে একটা টেমপ্লেট, একটা কনফার্মেশন মেসেজ আর একটা লিস্ট, যার কোনোটাতেই টাকা লাগে না।

কখন অর্ডার ফর্ম বা ল্যান্ডিং পেজে যাওয়ার সময় হয়েছে?

টেমপ্লেট আর লিস্ট দিয়ে চ্যাটে অনেকদূর যাওয়া যায়। কিন্তু একটা সময় আসে যখন প্রতিটা অর্ডার হাতে টাইপ করাটাই কাজের সবচেয়ে বড় অংশ হয়ে দাঁড়ায়। অর্ডার ফর্মে কাস্টমার নিজেই নাম, নম্বর আর ঠিকানা লেখেন। কোনো ঘর খালি রাখলে অর্ডার জমাই হয় না, আর অর্ডার সোজা আপনার লিস্টে চলে আসে। নিচের যেকোনো একটা মিললে ফর্মের কথা ভাবা শুরু করুন।

• দিনে ১৫-২০টার বেশি অর্ডার চ্যাটে আসছে, আর রিপ্লাই দিতে দিতে নতুন মেসেজ জমে যাচ্ছে।
• দুজন বা বেশি মানুষ চ্যাটে রিপ্লাই দেন, আর মাসে কয়েকবার একই অর্ডার দুবার লেখা হয়ে যাচ্ছে।
• নিয়মিত অ্যাড চালাচ্ছেন। ওয়েবসাইটের ফর্ম থেকে আসা প্রতিটা অর্ডার পিক্সেল দিয়ে মাপা যায়, তাই কোন অ্যাড থেকে কয়টা অর্ডার এলো বোঝা সহজ হয়।
• টেমপ্লেট দেওয়ার পরেও ঠিকানার ভুলে মাসে কয়েকটার বেশি পার্সেল ফেরত আসছে।

এবার উল্টো দিকটাও বলি, কারণ সবার এখনই ফর্ম লাগে না। আপনি যদি একা চালান, দিনে পাঁচ-দশটা অর্ডার হয়, আর বেশিরভাগ কাস্টমার পুরনো বা চেনা, তাহলে টেমপ্লেট, কনফার্মেশন মেসেজ আর লিস্টই যথেষ্ট। ফর্ম বানাতে সময় দেওয়ার চেয়ে ভালো ছবি তোলা আর পুরনো কাস্টমারকে আবার মেসেজ দেওয়া তখন বেশি কাজে দেবে। আর কিছু কাস্টমার ফর্ম থাকলেও সবসময় চ্যাটেই অর্ডার দেবেন। তাঁদের জন্য চ্যাট খোলা রাখতেই হবে।

ফর্মটা কোথায় বসাবেন, ছবি আর দাম কীভাবে সাজাবেন, সেটা নিয়ে আলাদা লেখা আছে। এক প্রোডাক্টের ল্যান্ডিং পেজে যা যা থাকতে হয় পড়ে নিলে বুঝবেন একটা অর্ডার ফর্মের আশেপাশে কাস্টমারকে কী দেখাতে হয়।

চ্যাটের কাস্টমারকে ফর্মে পাঠাবেন কীভাবে, যাতে কাস্টমার না হারান?

প্রথম কথা, চ্যাটে অর্ডার নেওয়া বন্ধ করবেন না। "লিংকে গিয়ে অর্ডার করুন, ইনবক্সে অর্ডার নেওয়া হয় না" লিখলে কিছু কাস্টমার ঠিকই লিংকে যান, কিন্তু অনেকে কিছু না বলে চলে যান। লিংকটা হবে কাস্টমারের জন্য একটা বাড়তি সহজ রাস্তা। এটাকে দেয়াল বানাবেন না।

লিংক পাঠানোর সময় এক লাইনে বলুন এতে কাস্টমারের কী সুবিধা, আর চ্যাটের দরজাটাও খোলা রাখুন। যেমন লিখতে পারেন, "এই লিংকে ছবি, সাইজ চার্ট আর দাম সব আছে, এক মিনিটে অর্ডার হয়ে যায়। চাইলে এখানেই নাম-ঠিকানা লিখে দিন, আমি তুলে দিচ্ছি।" কাস্টমার যেটা পছন্দ করেন সেটাই বেছে নেবেন, আর কেউ মনে করবেন না যে তাঁকে ঠেলে সরিয়ে দেওয়া হচ্ছে।

লিংকটা দিন সরাসরি ওই প্রোডাক্টের পেজের, স্টোরের হোমপেজের না। হোমপেজে গিয়ে প্রোডাক্ট খুঁজতে হলে অনেক কাস্টমার মাঝপথে থেমে যান। WhatsApp ক্যাটালগের প্রতিটা প্রোডাক্টে যে ওয়েবসাইট লিংকের ঘর আছে, সেখানে ওই প্রোডাক্টের পেজের লিংক বসিয়ে দিন। তাহলে ক্যাটালগ দেখতে দেখতেই কাস্টমার অর্ডারের পেজে পৌঁছে যাবেন।

গ্রিটিং আর অ্যাওয়ে মেসেজেও লিংকটা রাখুন। রাত ১টায় যিনি মেসেজ দিলেন, তিনি সকাল পর্যন্ত অপেক্ষা না করে তখনই ফর্মে অর্ডার দিতে পারবেন। আর ফর্মে অর্ডার আসার পর চ্যাটে ছোট একটা মেসেজ দিন, "আপনার অর্ডার পেয়েছি, আজ কনফার্ম কল দেব।" কাস্টমার বোঝেন তাঁর অর্ডার কোথাও হারিয়ে যায়নি, আর কথা বলার জায়গাটা চ্যাটেই থেকে যায়।

শেষে বলি WinningSeller-এ এই কাজটা কীভাবে হয়, কারণ আমরা এটা ঠিক এই সমস্যার জন্যই বানিয়েছি। প্রথমেই পরিষ্কার করে বলি, WinningSeller-এর সাথে WhatsApp কানেক্টেড না, চ্যাটের মেসেজ আপনাকেই কপি করে আনতে হবে। কপি করার পর অর্ডারের "স্মার্ট পেস্ট" বক্সে কাস্টমারের পুরো মেসেজটা পেস্ট করলে নাম, মোবাইল, ঠিকানা আর কয়টা লাগবে সেটা নিজে থেকে অর্ডার ফর্মে বসে যায়। মেসেজে যে প্রোডাক্টের কথা আছে, সেটাও সাজেস্ট করে। ওপরের টেমপ্লেটের মতো লাইনে লাইনে লেখা মেসেজ এটা সবচেয়ে ভালো পড়ে, আর সেভ করার আগে আপনি একবার দেখে নেন। স্টোর বা ল্যান্ডিং পেজের ফর্ম থেকে আসা অর্ডার আর হাতে তোলা অর্ডার একই লিস্টে থাকে। একই নম্বর থেকে ২৪ ঘণ্টার মধ্যে একই প্রোডাক্টের দুটো অর্ডার এলে দুটোতেই ডুপ্লিকেট চিহ্ন পড়ে। আর যাঁরা ফর্মে নম্বর লিখেও অর্ডার শেষ করেননি, তাঁদের ইনকমপ্লিট অর্ডারের লিস্টে দেখা যায়, যাতে ফোন দিয়ে অর্ডারটা নিয়ে নিতে পারেন। বাকি সব WinningSeller-এর ফিচারের পেজে দেখে নিন।

সাধারণ প্রশ্ন

হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার নেওয়ার সবচেয়ে সহজ উপায় কী?

কাস্টমার অর্ডার করতে চাইলে একটা রেডি মেসেজ পাঠান, যেখানে নাম, মোবাইল, পুরো ঠিকানা, প্রোডাক্ট, সাইজ আর কয়টা লাগবে লেখার লাইন আছে। কাস্টমার এক মেসেজে সব লিখে পাঠালে সেটা সাথে সাথে আপনার অর্ডার লিস্টে তুলুন। মেসেজটা WhatsApp Business অ্যাপের কুইক রিপ্লাইতে সেভ রাখলে প্রতিবার টাইপ করতে হয় না।

WhatsApp Business অ্যাপ কি ফ্রি?

হ্যাঁ, অ্যাপটা ফ্রিতে ডাউনলোড করা যায়, Android আর iPhone দুটোতেই চলে। ক্যাটালগ, কুইক রিপ্লাই, লেবেল, গ্রিটিং আর অ্যাওয়ে মেসেজের জন্য আলাদা টাকা লাগে না। তবে WhatsApp Help Center-এ লেখা আছে, ১০টা পর্যন্ত ডিভাইস জুড়তে Meta Verified-এর মতো পেইড সাবস্ক্রিপশন লাগে।

একই নম্বরে সাধারণ WhatsApp আর WhatsApp Business একসাথে চালানো যায়?

না, একটা নম্বর একসাথে একটা অ্যাপেই চলে। নম্বরটা এক অ্যাপ থেকে আরেকটায় সরানো যায়, কিন্তু দুটোতে একসাথে রাখা যায় না। দোকানের জন্য আলাদা একটা সিম নিলে ব্যক্তিগত চ্যাট আর কাস্টমারের চ্যাট আলাদা থাকে।

হোয়াটসঅ্যাপ ক্যাটালগে প্রোডাক্টের দাম দিতেই হবে?

না। WhatsApp-এর নিয়মে ক্যাটালগে প্রোডাক্টের নাম আর কোন দেশে তৈরি সেটা দিতে হয়, দাম, ডেসক্রিপশন আর ওয়েবসাইট লিংক না দিলেও চলে। তবে মনে রাখবেন, প্রতিটা প্রোডাক্ট WhatsApp রিভিউ করে অ্যাপ্রুভ করার পরেই কাস্টমার দেখতে পান।

কাস্টমার লিংকে গিয়ে অর্ডার করতে না চাইলে কী করবো?

জোর করবেন না, চ্যাটেই অর্ডার নিন। টেমপ্লেট পাঠিয়ে তথ্য নিন, তারপর আপনি নিজে অর্ডারটা লিস্টে বা সফটওয়্যারে তুলে দিন। লিংকটা কাস্টমারের জন্য একটা সহজ রাস্তা হবে, পথ আটকানোর দেয়াল না।

চ্যাটের ডুপ্লিকেট অর্ডার কীভাবে ধরবো?

নতুন অর্ডার লিস্টে তোলার আগে কাস্টমারের মোবাইল নম্বর দিয়ে লিস্টে একবার খুঁজুন। একই নম্বরে গত এক-দুই দিনে একই প্রোডাক্ট থাকলে কাস্টমারকে জিজ্ঞেস করুন দুটো লাগবে নাকি একটা। Messenger আর WhatsApp দুই জায়গা থেকে অর্ডার নিলে এই খোঁজাটা আরও জরুরি।