অফিসের ২০০ পিসের অর্ডার? কোটেশন লেখার নিয়ম, বিল আর কেটে রাখা ট্যাক্স

কোটেশন লেখার নিয়ম আসলে খুব সোজা। ওপরে কোটেশন নম্বর আর তারিখ, কাকে পাঠাচ্ছেন, তারপর প্রতিটা আইটেমের পুরো বিবরণ, পরিমাণ, প্রতি পিসের দাম আর মোট টাকা। তার নিচে পরিষ্কার করে লিখবেন দামের ভেতরে ভ্যাট-ট্যাক্স ধরা আছে কি না, কত দিনে ডেলিভারি, পেমেন্ট কীভাবে, আর এই দাম কত দিন চলবে। শেষে সই আর সিল। কিন্তু অফিসের বড় অর্ডারে আসল খেলাটা কোটেশনের পরে। ওয়ার্ক অর্ডার, চালান, বিল, আর বিল থেকে কেটে রাখা ট্যাক্স না বুঝলে কাগজে লাভ দেখাবে, হাতে আসবে কম।

ধরুন মঙ্গলবার দুপুরে পেজের ইনবক্সে একটা মেসেজ এলো। একটা সফটওয়্যার কোম্পানির অ্যাডমিন অফিসার লিখেছেন, "আমাদের বার্ষিক পিকনিকের জন্য ২০০টা পোলো শার্ট লাগবে, বুকে কোম্পানির লোগো এমব্রয়ডারি। কোম্পানির প্যাডে একটা কোটেশন পাঠান, বৃহস্পতিবারের মধ্যে।" রোজ দশ-পনেরোটা পার্সেল পাঠানো সেলারের কাছে এটা বিরাট খবর। বুকটা একটু লাফিয়ে ওঠে, আবার সাথে সাথে ভয়ও লাগে। দাম কত বলব, কাগজটা দেখতে কেমন হবে, টাকাটা আসবে কবে? নিচে মেসেজ থেকে বিলের টাকা পর্যন্ত পুরো কাজটা ধাপে ধাপে দিচ্ছি।

প্রতিষ্ঠানের অর্ডার আর সাধারণ অর্ডারের পার্থক্য কোথায়?

ফেসবুকের সাধারণ অর্ডারে যিনি অর্ডার দেন, তিনিই দরজায় টাকা দেন। অফিসের অর্ডারে মানুষ অন্তত তিনজন। যিনি মেসেজ দিয়েছেন, তিনি সাধারণত অ্যাডমিন বা এইচআর-এর কেউ। দাম আর কাগজ দেখে হ্যাঁ বলেন তাঁর বস বা পারচেজ বিভাগ। আর টাকা দেয় অ্যাকাউন্টস, বিল জমা পড়ার পর, নিজেদের নিয়মে। আপনি যাঁর সাথে কথা বলছেন, তিনি চাইলেও আপনাকে কাল টাকা দিয়ে দিতে পারবেন না।

আরেকটা ব্যাপার মাথায় রাখুন, অফিস একা আপনার দাম দেখে সিদ্ধান্ত নেয় না। অনেক অফিস দুই-তিন জায়গা থেকে কোটেশন নিয়ে পাশাপাশি রেখে দেখে। তখন দামের সাথে দেখা হয় কাপড়, লোগোর সাইজ আর ডেলিভারির দিন পরিষ্কার লেখা আছে কি না। অস্পষ্ট কোটেশন সস্তা হলেও বাদ পড়ে, কারণ যিনি সই করবেন তিনি পরে অডিটের প্রশ্নে পড়তে চান না।

প্রথমবার এমন অর্ডার পেলে প্রায় সবাই যে ভুলটা করেন, সেটা হলো ইনবক্সেই দাম বলে দেওয়া। "ভাই, পিস ৪২০ পড়বে" লিখে দিলেন, অফিসার সেই স্ক্রিনশট বসকে পাঠালেন, আর ওটাই আপনার কোটেশন হয়ে গেল। তাতে লোগো, পৌঁছানো বা কেটে রাখা ট্যাক্সের হিসাব নেই, আর পরে দাম বাড়াতে গেলে আপনাকে কাঁচা মনে হবে। এই জায়গায় আমি কাউকে ছাড় দিই না, সবাইকে বলি, অফিসের অর্ডারে ইনবক্সে কোনো দাম লিখবেন না। ইনবক্সে শুধু বলুন, "কোটেশন পাঠাচ্ছি, তার আগে কয়েকটা জিনিস জেনে নিই।" তারপর জেনে নিন কোন সাইজ কয়টা, লোগোর ফাইল, কবে লাগবে, কোথায় পৌঁছাতে হবে, আর বিল কোন নামে হবে।

বাল্ক দামের হিসাব, স্যাম্পল থেকে ডেলিভারি (উদাহরণ)

দাম ঠিক করার আগে একটা শার্টে লোগো বসিয়ে স্যাম্পল বানান। আপনি নিজের চোখে দেখবেন সুতার রং লোগোর সাথে মেলে কি না, আর অফিস হাতে নিয়ে বলে দেবে এটাই চাই। হ্যাঁ বললে স্যাম্পলের গায়ে একটা কাগজ লাগিয়ে দায়িত্বে থাকা মানুষটির সই আর তারিখ নিন, তারপর প্যাকেট করে নিজের কাছে রেখে দিন। ডেলিভারির দিন কেউ যদি বলেন "স্যাম্পলের রং তো এমন ছিল না", তখন এই সই করা শার্টটাই আপনার সাক্ষী।

এবার আসি টাকার হিসাবে। নিচের সংখ্যাগুলো একটা উদাহরণ, কোনো দোকানের আসল হিসাব না। কাপড়, এমব্রয়ডারি আর গাড়িভাড়ার আসল দাম আপনার এলাকা আর সাপ্লায়ার ধরে আলাদা হবে, নিজের অঙ্ক বসিয়ে নিন।

ধরুন ২০০টা পোলো শার্টের অর্ডার। পাইকারের কাছে একটা শার্ট ৩২০ টাকা। কিন্তু আপনি কিনবেন ২০৪টা, মানে ২% বাড়তি। এমব্রয়ডারিতে দু-একটা নষ্ট হয়, আর সাইজে গোলমাল হলে বদলে দেওয়ার জন্য হাতে কিছু থাকা লাগে। তাতে শার্টে যায় ২০৪ × ৩২০ = ৬৫,২৮০ টাকা। এমব্রয়ডারির দোকান পিসপ্রতি ৩৫ টাকা নিলে ২০৪টায় ৭,১৪০ টাকা। লোগোটা মেশিনে তোলার ডিজাইন ফাইল বানাতে একবারে ধরুন ৫০০ টাকা। স্যাম্পল বানানো আর অফিসে আনা-নেওয়ায় ১,০০০ টাকা। প্রতিটা শার্ট আলাদা পলিতে, গায়ে সাইজের স্টিকার, এতে পিসপ্রতি ৮ টাকা, ২০০টায় ১,৬০০ টাকা। এই মাল কুরিয়ারে যাবে না, এক ঠিকানায় একবারে যাবে, তাই একটা পিকআপের ভাড়া ১,৫০০ টাকা। আর প্রিন্ট, ফোন আর নিজের যাতায়াতে ৫০০ টাকা। সব মিলিয়ে খরচ ৭৭,৫২০ টাকা। বিল হবে ২০০টার, তাই প্রতি পিসে খরচ পড়ল ৩৮৭.৬ টাকা।

এবার লাভটা বসাই। ধরুন খরচের ওপর ২০% লাভ চান, মানে ১৫,৫০৪ টাকা। খরচ আর লাভ মিলে আপনার হাতে আসা দরকার ৯৩,০২৪ টাকা। বেশিরভাগ নতুন সেলার এখানে থামেন। ৯৩,০২৪ কে ২০০ দিয়ে ভাগ করেন, ৪৬৫.১২ আসে, গোল করে পিস ৪৬৬ টাকা বলে দেন। ভুলটা এখানেই। কোম্পানি টাকা দেওয়ার সময় বিল থেকে আয়কর কেটে রাখবে, যেটা নিচে আলাদা করে বলছি। শার্টের মতো মালে এই কাটার হার ৫%। পিস ৪৬৬ টাকায় বিল হয় ৯৩,২০০ টাকা, তা থেকে ৪,৬৬০ কাটলে হাতে আসে ৮৮,৫৪০। খরচ বাদ দিলে লাভ থাকে ১১,০২০ টাকা, যেটা চেয়েছিলেন তার চেয়ে ৪,৪৮৪ টাকা কম।

ঠিক হিসাবটা হলো, যত টাকা হাতে চান তাকে ০.৯৫ দিয়ে ভাগ করা। ৯৩,০২৪ ÷ ০.৯৫ = ৯৭,৯২০ টাকা, পিসপ্রতি ৪৮৯.৬, গোল করে ৪৯০ টাকা। তখন বিল ৯৮,০০০ টাকা, কাটবে ৪,৯০০, হাতে আসবে ৯৩,১০০, আর লাভ থাকবে ১৫,৫৮০ টাকা। পিসে মাত্র ২৪ টাকার ফারাক, অথচ লাভে ফারাক দাঁড়ায় সাড়ে চার হাজারের বেশি। স্যাম্পল নিয়ে দৌড়ানো আর প্যাকিংয়ে আপনার নিজের যে কয়টা দিন যাবে, লাভের অঙ্কে সেটাও ধরবেন। এই উদাহরণে ভ্যাট ধরা হয়নি, সেটা আলাদা খরচ, নিচে বলছি।

কোটেশন লেখার নিয়ম, একটা নমুনা

অফিসে কোটেশন সাধারণত ইংরেজিতে চলে, কারণ ফাইলটা অডিট পর্যন্ত যায়, তবে অফিস যে ভাষায় চেয়েছে সেটাই দিন। দোকানের নাম, ঠিকানা, ফোন আর ট্রেড লাইসেন্স নম্বর দিয়ে Word বা Google Docs-এ একটা প্যাড বানিয়ে নিন।

ওপরে লিখুন Quotation No. আর তারিখ, যেমন Q-2026-014, ০৮/১০/২০২৬। নম্বরটা খাতায় টুকে রাখুন, পরে ওয়ার্ক অর্ডারে অফিস এটাই লিখবে। তার নিচে প্রাপকের নাম, পদবি আর প্রতিষ্ঠান, তারপর এক লাইনে বিষয়, যেমন Quotation for 200 pcs embroidered polo shirt। এরপর আইটেমের টেবিল।

বিবরণ যত পরিষ্কার, পরে তর্ক তত কম। "ভালো মানের পোলো শার্ট" না লিখে কাপড়, রং, লোগোর জায়গা আর সাইজ, কোন কোন সাইজ আর প্যাকিং লিখুন, ঠিক যেমনটা স্যাম্পলে দেখিয়েছেন। টেবিলের নিচে শর্তগুলো আলাদা লাইনে দিন।

1. দামের ভেতরে ভ্যাট আর উৎসে কর ধরা আছে কি না, সেটা লিখুন। না লিখলে অফিস ধরে নেবে সব ধরা আছে, আর বিল থেকে কেটে নেবে।
2. দামটা কত দিন বহাল থাকবে লিখুন, যেমন ১৫ দিন। কাপড়ের দাম ওঠানামা করে, তিন মাস পরে একই দামে কাজ করলে লোকসান হতে পারে।
3. ডেলিভারির দিন গোনা শুরু কবে থেকে, সেটা লিখুন, যেমন লোগোর ফাইল আর স্যাম্পলে হ্যাঁ পাওয়ার পর ১০ কার্যদিবস। শুধু "১০ দিনে" লিখলে অফিস দিন গুনবে কোটেশনের তারিখ থেকে।
4. পরিমাণ ±২% এদিক-ওদিক হতে পারে, বিল হবে যত পিস দেওয়া হলো তার। কোন সাইজ কয়টা, অফিস লিখিত দেবে।
5. পেমেন্টের শর্ত লিখুন, যেমন ওয়ার্ক অর্ডারের সাথে ৫০% অগ্রিম, বাকিটা বিল জমার ৩০ দিনের মধ্যে, দোকানের ব্যাংক অ্যাকাউন্টে।
6. ডাইয়ের লট অনুযায়ী রং সামান্য এদিক-ওদিক হতে পারে, সই করা স্যাম্পলই মাপকাঠি।

শেষে আপনার নাম, পদবি (প্রোপ্রাইটর), সই আর দোকানের সিল, কারণ অফিসের কাগজে সিল ছাড়া সই অনেকে গোনায় ধরেন না। কোটেশনটা PDF করে ইমেইলে পাঠান, বিষয়ের ঘরে কোটেশন নম্বর লিখে। ইনবক্সের ছবি দুই দিন পরে কেউ খুঁজে পান না, ইমেইল ফাইলে থেকে যায়।

ওয়ার্ক অর্ডার বা পারচেজ অর্ডার এলে কী মিলিয়ে নেবেন?

ওয়ার্ক অর্ডার মানে অফিসের লিখিত হুকুম, "এই দামে, এই পরিমাণ, এই তারিখে মাল দিন।" কোনো অফিস একে পারচেজ অর্ডার বা PO বলে, কেউ বলে কার্যাদেশ। নাম যা-ই হোক, এটা হাতে না পাওয়া পর্যন্ত কাপড় কিনবেন না। "কাজ শুরু করে দেন, কাগজ আসছে" শুনে মাল কিনলেন, তারপর বাজেট আটকে গেল। তখন অন্যের লোগো বসানো ২০০টা শার্ট আপনার ঘরে পড়ে থাকবে, যা আর কাউকে বেচা যাবে না।

ওয়ার্ক অর্ডার হাতে এলে কোটেশন পাশে রেখে লাইন ধরে মেলান, পরিমাণ, দাম, বিবরণ, ডেলিভারির তারিখ আর ঠিকানা। নিজেদের ফরমে PO টাইপ করতে গিয়ে কেউ ২০০ কে ২২০ বা নেভি ব্লু কে ব্ল্যাক লিখে ফেলেন, এমন প্রায়ই হয়। এরপর দেখুন বিল কোন নামে যাবে, কে সই করেছেন, আর আপনার কোটেশন নম্বর লেখা আছে কি না।

দুটো লাইন বিশেষ করে খুঁজুন। একটা দেরির জরিমানা, অনেক PO-তে লেখা থাকে দেরি হলে প্রতিদিন বিলের একটা অংশ কাটা যাবে। আরেকটা পেমেন্টের শর্ত, আপনি লিখেছিলেন ৩০ দিন, PO-তে হয়তো ৬০ দিন। কিছু না মিললে কাজ শুরুর আগেই ইমেইলে জানান। যেমন, "আপনাদের PO-তে ডেলিভারি ২০ অক্টোবর লেখা, আমাদের কোটেশনে ছিল লোগোর ফাইল পাওয়ার পর ১০ কার্যদিবস। তারিখটা একটু ঠিক করে দেবেন?" লিখিত উত্তর না আসা পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। চুপচাপ কাজ শুরু করলে ধরে নেওয়া হয় আপনি PO-র সব শর্ত মেনে নিয়েছেন।

অফিস আপনাকে PO দেয়, আর পাইকারের কাছে ২০৪টা শার্ট চাইতে আপনি নিজে একটা PO দেন। সেটা কীভাবে লিখবেন আর পাইকারের বাকি কীভাবে মেলাবেন, পারচেজ অর্ডারের লেখায় আছে। পাইকারের PO-তে অফিসের তারিখের অন্তত চার-পাঁচ দিন আগের তারিখ দিন, যাতে এমব্রয়ডারি আর প্যাকিংয়ের সময় থাকে।

এই কেনার হিসাব আলাদা খাতায় না রেখে WinningSeller-এ পাইকারকে পারচেজ অর্ডার দিয়ে রাখুন। মাল রিসিভ করলে স্টক বাড়ে, শার্টের কেনা দাম বসে যায়, আর পাইকারের কাছে কত বাকি সেটা নিজে থেকে হিসাব হয়। ফলে মাসের লাভ-ক্ষতির রিপোর্টে এই বিক্রির কেনা দাম আন্দাজে না, আসল অঙ্কে ধরা পড়ে।

চালান, বিল আর ভ্যাট চালান

ডেলিভারির আগের রাতে মাল গুনে সাইজ ধরে কার্টনে ভরুন, গায়ে মোটা করে লিখুন সাইজ, কয় পিস আর ওয়ার্ক অর্ডার নম্বর। গেটে সিকিউরিটি জানতে চাইবেন কার কাছে যাবেন, তাই যাঁকে মাল দেবেন তাঁর নাম-নম্বর হাতে রাখুন। অনেক অফিসে স্টোরের একজন অফিসার সামনেই গুনে মাল বুঝে নেন, তখন পাশে থাকুন। কার্টন রেখে চলে এলে পরে "দুইটা কম ছিল" শুনলে আপনার হাতে কোনো প্রমাণ থাকবে না।

সাথে নিন ডেলিভারি চালান, দুই কপি। চালান হলো মাল বুঝিয়ে দেওয়ার কাগজ, টাকার অঙ্ক না থাকলেও চলে। এতে থাকবে চালান নম্বর, তারিখ, ওয়ার্ক অর্ডার নম্বর, কোন সাইজ কয় পিস, আর নিচে "উপরের মাল ঠিকঠাক অবস্থায় বুঝে পেলাম" লাইন। যিনি মাল নিলেন তিনি সই, নাম আর তারিখ দেবেন, পারলে সিলও। এই সই করা কপি ছাড়া অনেক অফিসের অ্যাকাউন্টস বিলটা ধরেই না।

বিল জমা দিন অ্যাকাউন্টসে, শুধু অ্যাডমিনের হাতে না। সাথে স্ট্যাপল করুন ওয়ার্ক অর্ডারের কপি আর সই করা চালান। বিলে থাকবে বিল নম্বর, তারিখ, কোটেশন আর ওয়ার্ক অর্ডার নম্বর, আর কোন নামে চেক হবে। নিজের কপিতে "রিসিভড" লিখে সই আর তারিখ নিয়ে আসুন, তাতে পরে "আপনার বিল তো পাইনি" শোনার রাস্তা বন্ধ হয়। সাধারণ ইনভয়েসে আর কী কী লাগে, ইনভয়েসের লেখায় বিস্তারিত আছে।

ভ্যাট চালান আলাদা কাগজ। ভ্যাটে রেজিস্টার্ড বা তালিকাভুক্ত হলে বিলের সাথে কর চালানপত্র দিতে হয়, NBR-এর ফরমে যার নাম মূসক-৬.৩। এখানে একটা কঠিন কথা জেনে রাখুন। ২০২৬ সালের অক্টোবরে আইন মন্ত্রণালয়ের ওয়েবসাইট bdlaws.minlaw.gov.bd-তে ভ্যাট আইন ২০১২-র হালনাগাদ লেখায় ২(২১) দফার লিস্টে আছে সরকারি অফিস, অনুমোদিত এনজিও, ব্যাংক-বিমা, মাধ্যমিক বা তার ওপরের শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, যেকোনো লিমিটেড কোম্পানি আর বছরে ১০ কোটি টাকার বেশি টার্নওভারের প্রতিষ্ঠান। ৪৯(২) ধারা বলছে, সরবরাহকারী রেজিস্টার্ড বা তালিকাভুক্ত না হলে আর কর চালানপত্র না দিলে এরা মাল নেবে না, টাকাও দেবে না। আর ৪(২)(খ) দফা বলছে, চুক্তি বা কার্যাদেশের বিপরীতে যিনি মাল দেন, টার্নওভার যা-ই হোক তাঁকে ভ্যাটে রেজিস্টার্ড হতে হয়। তাই প্রথম কথাতেই অফিস আপনার BIN চাইলে অবাক হবেন না। BIN কী আর কীভাবে পাবেন, ভ্যাট রেজিস্ট্রেশন আর BIN-এর লেখায় ধাপে ধাপে আছে।

উৎসে ভ্যাট আর কর কাটলে হাতে কত আসে?

উৎসে কর মানে যে টাকা দিচ্ছে, সে আপনার পাওনা থেকে আপনার কর কেটে সরকারকে জমা দেয়। আয়কর আইন ২০২৩-এর ৮৯ ধারায় বলা আছে, "নির্দিষ্ট ব্যক্তি" মাল সরবরাহ, বানানো, প্রিন্ট বা প্যাকেজিংয়ের টাকা দেওয়ার সময়ই কর কাটবে। ১৪০(৩) ধারায় এই লিস্টে আছে যেকোনো কোম্পানি, ফার্ম, ট্রাস্ট, হাসপাতাল-ক্লিনিক আর বড় টার্নওভারের আরও কিছু প্রতিষ্ঠান।

হারটা থাকে NBR-এর "উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৬"-এ, যেটা ১ জুলাই ২০২৬ থেকে চালু। এর হালনাগাদ কপি (এস.আর.ও নং ২৭৩, ৫ জুলাই ২০২৬) কর কমিশনারের কার্যালয়, নোয়াখালীর সরকারি ওয়েবসাইট tax.noakhali.gov.bd-তে রাখা আছে। ২০২৬ সালের অক্টোবরে সেখানে বিধি ৩-এর সারণিতে যা লেখা, তাতে মধু, চাল, মাছ, ডাল, শাকসবজিসহ অনেক কৃষিজাত মালে হার ০.৫%, সব ধরনের ফলে ২%, সরকারি অফিস ছাড়া অন্যদের বই দিলে ৩%, কিছু বানানো বা প্রসেসের কাজে ৫%, আর সারণিতে আলাদা করে নাম নেই এমন সব মালে ৫%। শার্ট, মগ, ব্যাগ বা গিফট বক্স সাধারণত এই শেষ সারিতে পড়ে। বিধিতে "যে-কোনো পরিমাণ" লেখা, মানে বিল ছোট হলেও কাটবে। আপনার মাল কোন সারিতে, পুরো সারণিটা একবার নিজে পড়ে নিন।

কোন অঙ্কের ওপর কাটবে, সেটাও আইনে লেখা। ১৪০(৫) ধারা বলছে, চুক্তির অঙ্ক, বিলের অঙ্ক আর আসল পেমেন্ট, তিনটার মধ্যে যেটা বড়, তার ওপর। আর ১৪২ ধারা বলছে, যাঁর টাকা থেকে কাটা হচ্ছে তিনি রিটার্ন জমার প্রমাণ (PSR) দেখাতে না পারলে হার হবে ৫০% বেশি, কিছু ব্যতিক্রম ছাড়া। মানে ৫% এর জায়গায় ৭.৫%। একই ধারার (২) উপধারা বলছে, টাকাটা ব্যাংক ট্রান্সফারে না নিলেও হার ৫০% বেশি। ২(৭২) দফায় ক্রসড চেক, ব্যাংক ট্রান্সফার আর মোবাইল ব্যাংকিং তিনটাকেই ব্যাংক ট্রান্সফার ধরা হয়েছে। তাই অফিসের কেউ "ক্যাশ নিয়ে যান, ঝামেলা কম" বললে রাজি হবেন না। ২০২৬ সালের অক্টোবরে bdlaws.minlaw.gov.bd-তে আয়কর আইনের হালনাগাদ লেখায় এই ধারাগুলো এভাবেই আছে।

শার্টের উদাহরণে বিল ৯৮,০০০ টাকা। PSR দেখালে ৫% হারে কাটবে ৪,৯০০, হাতে আসবে ৯৩,১০০। না দেখাতে পারলে ৭.৫% হারে কাটবে ৭,৩৫০, হাতে আসবে ৯০,৬৫০, আর ১৫,৫৮০ টাকার লাভ নামবে ১৩,১৩০ টাকায়। একটা কাগজের অভাবে ২,৪৫০ টাকা গেল। আর আইনে কাটার কথা টাকা দেওয়ার সময়, তাই অনেক অফিস ৫০% অগ্রিম দেওয়ার সময়ও ৫% কেটে দেয়। ৪৯,০০০ টাকার অগ্রিমে তখন হাতে আসে ৪৬,৫৫০, শেষ কিস্তিতেও ৪৬,৫৫০। দুটো মিলিয়ে সেই ৯৩,১০০।

কাটা টাকাটা পুরো হারায় না। ১৫০ ধারা অনুযায়ী এটা আপনার সেই বছরের করের ক্রেডিট হিসেবে ধরা হবে, তবে প্রমাণ লাগে। ১৪৫ ধারা অনুযায়ী যে কাটে, সে একটা সার্টিফিকেট দেবে, যাতে আপনার নাম আর TIN, কত টাকা, কোন ধারায় আর সরকারি খাতে জমার বিবরণ থাকবে। টাকা পাওয়ার দিনই এটা চেয়ে নিন, কারণ অনেক অফিস নিজে থেকে দেয় না, আর ছয় মাস পরে ফাইল খুঁজে পাওয়া কঠিন। আপনার বছরের কর এতে কতটা কমবে, সেটা পুরো আয়ের ওপর নির্ভর করে, একজন কর আইনজীবীকে দেখিয়ে নিন।

ভ্যাটের দিকটা আরেকটু জটিল। ভ্যাট আইনের ৪৯ ধারায় আগের অংশের লিস্টের প্রতিষ্ঠানগুলো কার্যাদেশে মাল নিলে ভ্যাটও কেটে রাখে, আর "উৎসে কর কর্তন সনদপত্র" দেয়। কত কাটবে, সেটা আপনার ভ্যাটের অবস্থা আর চালানের হারের ওপর নির্ভর করে, আর নিয়মটা বাজেটে প্রায়ই বদলায়, তাই এখানে হার লিখছি না। কোটেশনের আগেই অ্যাকাউন্টসকে জিজ্ঞেস করুন, "আমার বিল থেকে ভ্যাট আর ট্যাক্স কত পার্সেন্ট কাটবেন?" উত্তরটা ইমেইলে নিন, ভ্যাট কনসালট্যান্টকে দিয়ে মিলিয়ে নিন, তারপর দাম বসান।

অগ্রিম, কিস্তি আর পেমেন্টের সময়সীমা

অফিসের বড় অর্ডারে আসল চাপটা সময়ের। উদাহরণে খরচ ৭৭,৫২০ টাকা, অগ্রিম থেকে হাতে এলো ৪৬,৫৫০। বাকি ৩০,৯৭০ টাকা যাবে আপনার পকেট থেকে, ফেরত আসবে বিল জমার পর। অনেক অফিসে বিল জমা থেকে টাকা আসতে এক-দুই মাস লাগে, কোথাও আরও বেশি। ধাক্কাটা সাধারণত আসে ঈদের স্টক তোলার সময়, যখন দেখেন ত্রিশ হাজার টাকা একটা অফিসের ফাইলে আটকে আছে, আর অ্যাডের ডলার কার্ডে টাকা ভরার উপায় নেই।

আমার অভিজ্ঞতায় অফিসের অর্ডারে লাভ যতটা না দামের ওপর, তার চেয়ে বেশি নির্ভর করে টাকাটা কত দিন আটকে থাকে তার ওপর। তাই অগ্রিম চাইতে লজ্জা পাবেন না, অন্তত মালের দামটা যেন অগ্রিমে ওঠে। অফিস যদি বলে "আমরা অগ্রিম দিই না", তাহলে টাকা আটকে থাকার খরচটা দামে ধরুন, নয়তো ডেলিভারি দুই ভাগে করুন। প্রথম ১০০ পিস দিয়ে বিল, সেই টাকা এলে বাকি ১০০। আরও বড় কাজে কিস্তি বাঁধুন ধাপে ধাপে, স্যাম্পলে হ্যাঁ, অর্ধেক ডেলিভারি আর শেষ ডেলিভারিতে।

অফিস সাধারণত টাকা দেয় দোকানের নামে অ্যাকাউন্ট পেয়ি চেকে বা ব্যাংক ট্রান্সফারে, ব্যক্তিগত bKash-এ না। তাই দোকানের নামে ব্যাংক অ্যাকাউন্ট আগে থেকেই রাখুন, আর বিলে দোকানের নামের বানান অ্যাকাউন্টের নামের সাথে হুবহু মিলিয়ে লিখুন, নইলে চেক জমা দিতে গিয়ে ঝামেলা হয়। বিল জমার দিনটা ক্যালেন্ডারে দাগ দিন, কথা মতো ৩০ দিন পার হলে বিল নম্বর হাতে নিয়ে অ্যাকাউন্টসে ফোন দিন, ভদ্রভাবে জানতে চান বিলটা কার টেবিলে। যে অ্যাডমিন অফিসার অর্ডার দিয়েছিলেন, তাঁকে টাকার জন্য চাপ দেবেন না। টাকা তাঁর হাতে নেই, তবে বিল কোথায় আটকে আছে তিনি বলে দিতে পারেন।

কখন অফিসের অর্ডার নেবেন না

বড় অর্ডার মানেই ভালো অর্ডার না। নিচের কোনোটা মিললে না বলুন, বা কাজটা ছোট করে নিন।

• মাঝের টাকাটা টানার পুঁজি যদি না থাকে। উদাহরণের ৩০,৯৭০ টাকা যদি আপনার পুরো স্টকের টাকা হয়, এই এক অর্ডার দুই মাস পেজটাই থামিয়ে দিতে পারে। তখন আগে ৫০ বা ১০০ পিসের কাজ নিন।
• লিমিটেড কোম্পানি বা ব্যাংক অর্ডার দিচ্ছে, অথচ আপনার BIN নেই। ৪৯(২) ধারার কারণে বিল আটকে যেতে পারে, তাই আগে ভ্যাট কনসালট্যান্টের সাথে বসে রেজিস্ট্রেশনটা সেরে নিন।
• ডেলিভারির তারিখটাই অসম্ভব। তিন দিনে ২০০টা এমব্রয়ডারি, সাথে দেরির জরিমানা, এমন শর্তে সই করবেন না।
• অফিস যদি নামকরা কোনো স্পোর্টস ব্র্যান্ডের লোগো বসাতে বলে। অফিসের নিজের লোগো ঠিক আছে, কিন্তু অন্যের ব্র্যান্ডের লোগো ট্রেডমার্কের মালিকের জিনিস, সেখানে সোজা না বলুন।
• প্রতিষ্ঠান অচেনা, অগ্রিম দেবে না, আর পেমেন্ট তিন মাস পরে। তখন অফিসটা নিজে গিয়ে দেখে আসুন, ট্রেড লাইসেন্স দেখুন, আর অন্তত মালের দামটা অগ্রিম চান।

সরকারি অফিসের কেনাকাটা চলে টেন্ডার আর সরকারি ক্রয়ের আলাদা নিয়মে। এই লেখা সেটা নিয়ে না।

আজই করে ফেলুন

পরের মেসেজটা আসার আগেই এই কাজগুলো সেরে রাখলে বৃহস্পতিবারের তাড়াহুড়ো আর থাকবে না।

1. Word বা Google Docs-এ দোকানের প্যাড বানান, তাতে ওপরের নমুনার মতো একটা খালি কোটেশন সেভ করে রাখুন।
2. একই প্যাডে চালান আর বিলের ফরম্যাট বানান, চালানের নিচে "উপরের মাল ঠিকঠাক অবস্থায় বুঝে পেলাম" লাইনসহ।
3. খাতায় বা শিটে কোটেশনের লিস্ট শুরু করুন, নম্বর, তারিখ, কাকে, কত টাকা আর মেয়াদ শেষ কবে।
4. নিজের TIN আর শেষ রিটার্ন জমার প্রমাণ (PSR) খুঁজে এক ফোল্ডারে রাখুন। না থাকলে ৫% এর জায়গায় ৭.৫% কাটবে।
5. BIN আছে কি না দেখুন। না থাকলে আর কোম্পানির অর্ডার নেওয়ার ইচ্ছা থাকলে এই সপ্তাহেই একজন ভ্যাট কনসালট্যান্টের সাথে কথা বলুন।
6. সবচেয়ে বেশি চলে এমন একটা প্রোডাক্টের ২০০ পিসের দাম এই হিসাবে একবার কষে রাখুন, স্যাম্পল আর পৌঁছানোর খরচসহ।

অর্ডার হাতে এলে WinningSeller-এ সেটা ম্যানুয়াল অর্ডার হিসেবে তুলে রাখা যায়। পিসের ঠিক করা দাম, শূন্য ডেলিভারি চার্জ আর পাওয়া অগ্রিম বসালে বাকি পাওনা অর্ডারেই লেখা থাকে। "অফিস অর্ডার" ট্যাগ দিলে এমন অর্ডার আলাদা করে খুঁজে পাবেন, আর ডেলিভারি হলে বিক্রিটা লাভ-ক্ষতির রিপোর্টে আসে। কেটে রাখা ট্যাক্সটা "উৎসে কর" নামে একটা খরচের হেডিং খুলে সার্টিফিকেটের ছবিসহ লিখে রাখুন, রিটার্নের সময় আর খুঁজতে হবে না। তবে কোটেশন, চালান, মূসক-৬.৩ বা উৎসে করের হিসাব WinningSeller বানায় না, ওগুলো প্যাডেই করবেন। আর কী কী আছে, ফিচারের পেজে দেখে নিন।

সাধারণ প্রশ্ন

কোটেশন কি, ইনভয়েসের সাথে পার্থক্য কী?

কোটেশন হলো কাজ পাওয়ার আগে দেওয়া লিখিত দাম, যেটা একটা নির্দিষ্ট দিন পর্যন্ত আপনি মানতে রাজি। ইনভয়েস বা বিল আসে মাল দেওয়ার পরে, টাকা চাওয়ার কাগজ হিসেবে। কোটেশনের নম্বর পরে ওয়ার্ক অর্ডার আর বিলে লেখা থাকে, তাই তিনটা কাগজ একটা আরেকটার সাথে মেলে।

কোটেশনে কী কী লিখতে হয়?

কোটেশন নম্বর আর তারিখ, যাঁকে পাঠাচ্ছেন তাঁর নাম, পদবি আর প্রতিষ্ঠান, এক লাইনে বিষয়, তারপর আইটেমের পুরো বিবরণ, পরিমাণ, প্রতি পিসের দাম আর মোট টাকা। নিচে লিখবেন দাম ভ্যাট-ট্যাক্স সহ না বাদে, দামের মেয়াদ, ডেলিভারির সময় আর পেমেন্টের শর্ত। শেষে সই আর দোকানের সিল।

কোটেশনের মেয়াদ কত দিন দেওয়া উচিত?

কাপড়, কাগজ বা ধাতুর মতো যে মালের দাম বাজারে ওঠানামা করে, তাতে ৭ থেকে ১৫ দিন রাখাই নিরাপদ। মেয়াদ না লিখলে অফিস তিন মাস পরেও একই দামে কাজ চাইতে পারে। মেয়াদ পার হলে নতুন তারিখে নতুন কোটেশন দিন।

ওয়ার্ক অর্ডার কি?

ওয়ার্ক অর্ডার হলো প্রতিষ্ঠানের লিখিত হুকুম, যেখানে কী মাল, কত পিস, কত দামে, কবে আর কোথায় দিতে হবে লেখা থাকে। কোনো অফিস একে পারচেজ অর্ডার বা কার্যাদেশ বলে। এটা হাতে পাওয়ার আগে মাল কেনা শুরু করবেন না, আর হাতে পেলে কোটেশনের সাথে লাইন ধরে মিলিয়ে নিন।

অফিস বিল থেকে কত টাকা ট্যাক্স কেটে রাখে?

আয়কর আইন ২০২৩-এর ৮৯ ধারা আর উৎসে কর বিধিমালা ২০২৬ অনুযায়ী বেশিরভাগ সাধারণ মালে বিলের ৫% আয়কর কাটা হয়, মধু, চাল বা মাছের মতো কিছু কৃষিজাত মালে ০.৫%, আর ফলে ২%। রিটার্ন জমার প্রমাণ (PSR) দেখাতে না পারলে হার ৫০% বেশি, মানে ৫% এর জায়গায় ৭.৫%। ভ্যাট কাটবে কি না আর কত, সেটা আপনার ভ্যাটের অবস্থা দেখে ঠিক হয়, তাই কোটেশনের আগেই অ্যাকাউন্টসকে জিজ্ঞেস করুন।

BIN ছাড়া কি কোম্পানির কাছে মাল বেচা যায়?

লিমিটেড কোম্পানি, ব্যাংক-বিমা, অনুমোদিত এনজিও, মাধ্যমিক বা তার ওপরের শিক্ষা প্রতিষ্ঠান আর সরকারি অফিসের কাছে সাধারণত না। ভ্যাট আইনের ৪৯(২) ধারায় বলা আছে, সরবরাহকারী রেজিস্টার্ড বা তালিকাভুক্ত না হলে আর কর চালানপত্র না দিলে এরা মাল নেবে না, টাকাও দেবে না। বছরে ১০ কোটি টাকার কম টার্নওভারের ছোট পার্টনারশিপ বা একক মালিকানার প্রতিষ্ঠান এই লিস্টে পড়ে না। তবে আইনের ৪(২)(খ) দফায় কার্যাদেশে মাল দেওয়া সবার জন্য ভ্যাট রেজিস্ট্রেশন লাগার কথা আছে, তাই নিয়মিত অফিসে মাল দিলে একজন ভ্যাট কনসালট্যান্টের সাথে কথা বলে নিন।