ইনভয়েস কি? পার্সেলের ইনভয়েসে কী লিখবেন, যাতে টাকা নিয়ে ঝগড়া না হয়

ইনভয়েস কি, সহজ কথায় বলি। ইনভয়েস হলো একটা বিক্রির লিখিত হিসাব। কে বিক্রি করলেন, কে কিনলেন, কী কী গেল, মোট কত টাকা হলো, কত টাকা আগে এসেছে আর কত বাকি, সব কথা এক কাগজে লেখা থাকে। বাংলায় অনেকে একে বিল বা চালানও বলেন। অনলাইন অর্ডারে এই কাগজটা পার্সেলের ভেতরে যায়, আর প্যাকেট খুলে কাস্টমার সবার আগে এটাই হাতে পান। নিচে একে একে দেখাচ্ছি অনলাইন অর্ডারের ইনভয়েসে ঠিক কী লিখবেন, নম্বর কীভাবে দেবেন, মোবাইলে কীভাবে বানাবেন আর কোন প্রিন্টারে ছাপাবেন।

কাগজটা ছোট, তাই অনেক সেলার ভাবেন এটা না দিলেও চলে। কিন্তু প্রথমবার অর্ডার করা কাস্টমারের মনের অবস্থাটা একবার ভাবুন। তিনি একটা অচেনা পেজ থেকে কিনেছেন, আর মনে মনে ভাবছেন টাকাটা ঠিক মানুষের হাতে যাচ্ছে তো। পার্সেল খুলে যখন দেখেন দোকানের নাম, ফোন নম্বর, কী কী পাঠানো হয়েছে, কত টাকা দিলেন আর গোলমাল হলে কোথায় ফোন দেবেন, তখন ভয়টা কেটে যায়। ওই মুহূর্তে আপনার পেজটা তাঁর কাছে আর শুধু একটা ফেসবুক পেজ থাকে না, একটা সত্যিকারের দোকান হয়ে যায়।

কাগজটা আপনার নিজের জন্যও দরকার। ধরুন দুই সপ্তাহ পরে একজন ফোন দিয়ে বললেন, তিনি সাইজ ৪২ চেয়েছিলেন অথচ গেছে ৪০। অথবা বললেন bKash-এ ২০০ টাকা অগ্রিম দিয়েছিলেন, তবু ডেলিভারিম্যান পুরো টাকা নিয়ে গেছেন। ইনভয়েস নম্বর থাকলে এক মিনিটে সব মিলিয়ে ফেলা যায়। না থাকলে রাত দশটায় বসে তিন সপ্তাহ আগের চ্যাট স্ক্রল করতে হয়, আর ফোনের ওপাশে কাস্টমারের গলা ততক্ষণে চড়ে যায়।

ইনভয়েস কি, রিসিট আর ইনভয়েসের পার্থক্য কী?

ইনভয়েস বলে কী বিক্রি হলো আর কত টাকা দিতে হবে। রিসিট, যাকে অনেকে মানি রিসিট বলেন, সেটা বলে টাকাটা হাতে এসে গেছে। মানে একটা হলো টাকা চাওয়ার কাগজ, আরেকটা টাকা পাওয়ার প্রমাণ।

বাজারের দোকানে এই পার্থক্যটা চোখে পড়ে না। সেখানে আপনি টাকা দেন, জিনিস নেন, আর হাতে একটা ক্যাশ মেমো পান। টাকা আর জিনিস একই সময়ে হাতবদল হয়, তাই এক কাগজেই দুই কাজ হয়ে যায়। অনলাইনে ব্যাপারটা আলাদা। ক্যাশ অন ডেলিভারিতে পার্সেল আগে রওনা দেয়, আর টাকা আসে পরে, ডেলিভারিম্যানের হাত ঘুরে। তাই পার্সেলের ভেতরের কাগজটা আসলে ইনভয়েস। সেখানে লেখা থাকে কত টাকা বাকি, আর সেটা কাকে দিতে হবে।

রিসিট লাগে তখন, যখন কাস্টমার আগেই টাকা পাঠিয়ে দেন। ধরুন কেউ পুরো টাকা bKash-এ দিয়ে দিলেন, বা কোনো অফিস একসাথে বিশটা টি-শার্ট নিয়ে ব্যাংকে টাকা পাঠাল। তাঁরা অনেক সময় টাকা পাওয়ার একটা কাগজ চান। তখন একই ইনভয়েসে বড় করে "PAID" লিখুন, কবে আর কোথায় টাকা এলো সেটা বসান, তারপর PDF করে পাঠিয়ে দিন। এর জন্য আলাদা রিসিট বই রাখার দরকার নেই।

আরও দুটো কাগজের নাম ইনভয়েসের সাথে প্রায়ই গুলিয়ে যায়। একটা হলো কুরিয়ারের দেওয়া বিল বা স্টেটমেন্ট, আরেকটা ভ্যাটের কর চালানপত্র। এই দুটো নিয়ে নিচে আলাদা করে বলছি, কারণ দুটোর কাজ আপনার পার্সেলের ইনভয়েস থেকে একদম আলাদা।

অনলাইন অর্ডারে কি প্রতিটা পার্সেলে ইনভয়েস দিতে হয়?

হ্যাঁ, দেওয়াটাই নিয়ম। বাণিজ্য মন্ত্রণালয়ের ডিজিটাল কমার্স পরিচালনা নির্দেশিকা ২০২১ গেজেট হয়েছিল ৪ জুলাই ২০২১-এ। এর ৩.৩.৭ অনুচ্ছেদে বলা আছে, জিনিস ডেলিভারির সময় একটা ছাপানো বিল দিতে হবে, আর ভ্যাট বা আয়কর থাকলে সেটাও বিলে লেখা থাকবে। ফেসবুকে বিক্রি করলেও নিয়মটা আপনার জন্য, কারণ একই নির্দেশিকার ৩.১.১৭ অনুচ্ছেদে ফেসবুক পেজে কেনাবেচার কথা নাম ধরে বলা আছে। এই নির্দেশিকায় অগ্রিম, ডেলিভারির সময় আর রিফান্ড নিয়ে আর কী কী আছে, সেটা সহজ ভাষায় পাবেন অনলাইন ব্যবসার নীতিমালার লেখায়।

নিয়মের বাইরেও কারণ আছে। ইনভয়েস থাকলে কাস্টমার, আপনি আর ডেলিভারিম্যান, তিনজনই একই অঙ্ক দেখেন। ভুল প্রোডাক্ট বা ভুল সাইজের অভিযোগ এলে ইনভয়েস দেখেই বোঝা যায় অর্ডারে আসলে কী ছিল। আর কাস্টমার পরে আবার কিনতে চাইলে তাঁকে পেজ খুঁজে বেড়াতে হয় না, ফোন নম্বরটা কাগজেই পেয়ে যান। ড্রয়ারে পড়ে থাকা একটা ইনভয়েস থেকেও মাস দুয়েক পরে একটা রিপিট অর্ডার আসতে পারে, অ্যাডে এক টাকাও খরচ না করে।

এক অর্ডারে কয়েকটা প্রোডাক্ট গেলে ডেলিভারি চার্জ একবারই ধরুন। নির্দেশিকার ৩.৩.৪ অনুচ্ছেদও বলছে, এক অর্ডারের প্রতিটা প্রোডাক্টের জন্য সাধারণত আলাদা আলাদা ডেলিভারি চার্জ নেওয়া যাবে না। প্রোডাক্টগুলো আলাদা আলাদা পার্সেলে গেলে আলাদা চার্জ নেওয়া যায়, তবে সেটা অর্ডার কনফার্মের সময় বা ইনভয়েসে আগেই কাস্টমারকে জানিয়ে দিতে হবে। তাই সাধারণ অর্ডারে ইনভয়েসে ডেলিভারি চার্জের লাইন থাকবে একটাই।

একটা জায়গায় একটু বুদ্ধি খাটাতে হয়, সেটা হলো উপহারের পার্সেল। কেউ পুরো টাকা আগে দিয়ে মায়ের বা বন্ধুর জন্য উপহার পাঠালে তিনি চান না দামটা প্যাকেটের ভেতরে থাকুক। তখন ভেতরে এমন একটা কাগজ দিন, যেখানে দামের ঘর নেই, শুধু দোকানের নাম, প্রোডাক্টের নাম আর একটা শুভেচ্ছার লাইন আছে। দামসহ পুরো ইনভয়েসটা যিনি টাকা দিয়েছেন, তাঁকে ইনবক্সে বা SMS-এ পাঠিয়ে দিন।

ইনভয়েসে কী কী লিখবেন?

অনলাইন অর্ডারের ইনভয়েসে নিচের ঘরগুলো রাখুন। প্রতিটার পাশে লিখে দিলাম কেন রাখবেন, যাতে আপনার ব্যবসায় কোনটা লাগবে আর কোনটা বাদ দেবেন, সেটা নিজেই ঠিক করতে পারেন।

• দোকানের নাম, পেজের নাম বা ওয়েবসাইট, আর একটা ফোন নম্বর। নম্বরটা এমন হতে হবে যেটা আসলেই কেউ ধরে। গোলমাল হলে কাস্টমার প্রথমে এই নম্বরেই ফোন দেবেন, আর না পেলে পেজে গিয়ে খারাপ রিভিউ লিখবেন।
• DBID বা ট্রেড লাইসেন্স নম্বর, যদি থাকে। এটা ছাড়াও ইনভয়েস হয়, তবে থাকলে কাস্টমারের ভরসা বাড়ে। নির্দেশিকার ৩.১.১২ অনুচ্ছেদে ট্রেড লাইসেন্স, ভ্যাট রেজিস্ট্রেশন, TIN, UBID (যেটা পরে DBID নামে চালু হয়েছে) বা PRA নম্বরের অন্তত একটা নিয়ে পেজে দেখানোর কথা বলা আছে, তাই যেটা আছে সেটা ইনভয়েসেও বসিয়ে দিন।
• ইনভয়েস নম্বর আর তারিখ। এই দুটো না থাকলে পরে কোনো অর্ডার খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে যায়। নম্বর কীভাবে সাজাবেন, সেটা পরের অংশে বলছি।
• কাস্টমারের নাম, মোবাইল নম্বর আর পুরো ঠিকানা। থানা আর জেলা যেন বাদ না যায়। এতে প্যাকেটের ভেতরের কাগজ আর বাইরের লেবেল মিলিয়ে দেখা যায়।
• প্রতিটা প্রোডাক্টের নাম, রং, সাইজ, কয়টা, এক পিসের দাম আর মোট। সাইজ আর রং না লিখলে চেঞ্জের অভিযোগ এলে আপনার হাতে কোনো প্রমাণ থাকে না।
• ছাড় থাকলে সেটা আলাদা লাইনে। দাম কেটে নতুন দাম বসাবেন না। আলাদা লাইনে "ছাড় ১০০ টাকা" লেখা দেখলে কাস্টমার বোঝেন তিনি সত্যিই কিছু পেলেন।
• ডেলিভারি চার্জ, একটা লাইনে। পাশে ঢাকার ভেতরে না বাইরে, সেটা লিখে দিলে কাস্টমার বোঝেন চার্জটা কেন এত।
• অগ্রিম কত এসেছে, আর কোথায় এসেছে। bKash বা Nagad হলে TrxID-এর শেষ চার অক্ষর লিখে দিন। এতে কাস্টমার দেখেন তাঁর টাকাটা হিসাবে ধরা হয়েছে, আর দরজায় সন্দেহ নিয়ে দাঁড়িয়ে থাকেন না।
• ডেলিভারিম্যানকে কত দেবেন। এটা পুরো ইনভয়েসের সবচেয়ে জরুরি লাইন, তাই বড় আর মোটা করে লিখুন।
• চেঞ্জ বা ফেরতের এক লাইন। কত দিনের মধ্যে আর কোন নম্বরে জানাতে হবে, শুধু এটুকু। লম্বা শর্তগুলো পেজে রাখুন, ইনভয়েসে এক লাইনই যথেষ্ট।

কাগজে এসব কেমন দেখায়, একটা নমুনা দিয়ে বোঝাই। নিচের দোকান, নাম আর সব টাকার অঙ্ক উদাহরণ, কোনো আসল দোকানের হিসাব না। ডেলিভারি চার্জ আপনার কুরিয়ার আর এলাকা অনুযায়ী বসাবেন।

ধরুন দোকানের নাম "রঙধনু ফ্যাশন"। ইনভয়েসের মাথায় থাকবে এই নাম, পেজের লিংক, ফোন নম্বর 01XXXXXXXXX আর DBID থাকলে সেটা। তার নিচে বসবে ইনভয়েস নম্বর RF-2610-0087, তারিখ ৮ অক্টোবর ২০২৬, আর কাস্টমার রফিক হাসানের নাম, নম্বর আর মিরপুরের পুরো ঠিকানা। এরপর আসে আসল হিসাবটা।

সবার নিচে ছোট করে লেখা থাকবে, "সাইজ না মিললে পার্সেল পাওয়ার ৩ দিনের মধ্যে 01XXXXXXXXX নম্বরে জানান। ইনভয়েসটা রেখে দিন।" চাইলে একটা ধন্যবাদের লাইনও দিন, যেমন "আমাদের থেকে কেনার জন্য ধন্যবাদ।" লাইনটা ছোট, কিন্তু কাস্টমার এটা পড়েন, আর মনে রাখেন।

ইনভয়েস নাম্বার কি, কীভাবে সাজাবেন?

ইনভয়েস নাম্বার হলো প্রতিটা ইনভয়েসের নিজের নম্বর, যেটা আর কোনো ইনভয়েসে বসে না। মানুষের যেমন NID নম্বর থাকে, প্রতিটা অর্ডারের তেমন একটা ইনভয়েস নম্বর থাকে। কাস্টমার ফোন দিয়ে নম্বরটা বললেই আপনি বুঝে যাবেন কোন অর্ডার, কবে গেছে আর কত টাকার।

সবচেয়ে সহজ নিয়ম হলো ১০০১ থেকে গুনে যাওয়া, মানে ১০০১, তারপর ১০০২, তারপর ১০০৩। ১ থেকে শুরু না করে ১০০১ থেকে শুরু করলে নম্বরগুলো সব সময় চার অঙ্কের থাকে, শিটে সাজাতে সুবিধা হয়, আর প্রথম কাস্টমারও টের পান না যে তিনি আপনার প্রথম কাস্টমার। দিনে পাঁচ-দশটা অর্ডারের দোকানে এটুকুই যথেষ্ট।

আরেকটু গুছিয়ে রাখতে চাইলে নম্বরটা তিন ভাগে বানান। প্রথমে দোকানের নামের ছোট রূপ, তারপর বছর আর মাস, তারপর সেই মাসের ক্রমিক নম্বর। যেমন RF-2610-0087 মানে রঙধনু ফ্যাশন, ২০২৬ সালের অক্টোবর, সেই মাসের ৮৭ নম্বর ইনভয়েস। এতে নম্বর দেখেই মাসটা বোঝা যায়, আর আপনি দুটো পেজ চালালে কোন অর্ডার কোন পেজের, সেটাও আলাদা থাকে।

যে নিয়মই নিন, একটা কথা কখনো ভাঙবেন না। এক নম্বর একবারই দেবেন। অর্ডার বাতিল হলে নম্বরটা মুছে পরের অর্ডারকে দেবেন না, পাশে "বাতিল" লিখে রেখে দিন। না হলে মাস শেষে হিসাব মেলাতে গিয়ে একই নম্বরের দুটো অর্ডার পাবেন, আর কোনটার টাকা এলো সেটা আর বোঝা যাবে না।

চেঞ্জের পার্সেলে নতুন নম্বর দিন, আর পাশে লিখে দিন এটা কোন ইনভয়েসের চেঞ্জ। যেমন "RF-2610-0087-এর সাইজ চেঞ্জ"। এতে কয়েক মাস পরে দেখতে পারবেন কোন প্রোডাক্টে বেশি চেঞ্জ হচ্ছে, আর সাইজ চার্টটা কোথায় ঠিক করা দরকার।

ইনবক্স, WhatsApp, ফোন বা ওয়েবসাইট, যেখান থেকেই অর্ডার আসুক, নম্বর যাবে একই সিরিয়ালে। দুজন মিলে অর্ডার নিলে দুজনেই একটাই শিট বা খাতা থেকে নম্বর নেবেন। আলাদা আলাদা খাতা হলে একদিন না একদিন একই নম্বর দুজনের হাতে পড়বেই।

মোবাইলে বা কম্পিউটারে ইনভয়েস তৈরি করবেন যেভাবে

কোন উপায়ে বানাবেন, সেটা নির্ভর করে দিনে কয়টা অর্ডার যায় তার ওপর। নিচে চারটা উপায় বলছি, একদম ছোট দোকানের উপায় থেকে শুরু করে বড়টা পর্যন্ত।

সবচেয়ে সস্তা উপায় হলো স্টেশনারির দোকান থেকে ক্যাশ মেমোর বই কেনা, যেটায় নিচে কার্বন কপি থাকে। হাতে লিখে ওপরের কাগজটা পার্সেলে দেবেন, আর কার্বন কপিটা আপনার কাছে থাকবে। দিনে পাঁচ-সাতটা অর্ডারে এটা ভালোই চলে। চাইলে প্রেস থেকে দোকানের নাম আর নম্বর ছাপানো মেমো বই বানিয়ে নিতে পারেন। ঝামেলা একটাই, হাতের লেখা অস্পষ্ট হলে কাস্টমার অঙ্কটা ভুল পড়েন।

একটু গোছানো হতে চাইলে Google Docs বা Google Sheets ধরুন, এটা মোবাইলেও চলে, কম্পিউটারেও। একবার বসে একটা ইনভয়েসের টেমপ্লেট বানিয়ে ফেলুন, যেখানে দোকানের নাম, নম্বর আর শর্তের লাইন আগে থেকেই বসানো থাকবে, আর কাস্টমার ও প্রোডাক্টের ঘরগুলো ফাঁকা থাকবে। প্রতিটা অর্ডারে ফাইলটার একটা কপি বানান (Make a copy), তারপর ফাঁকা ঘরগুলো লিখুন। এরপর PDF করে প্রিন্ট দিন, আর কাস্টমার চাইলে সেই PDF ইনবক্সেও পাঠিয়ে দিন। ফাইলের নাম রাখুন ইনভয়েস নম্বর দিয়ে, তাহলে পরে খুঁজতে এক সেকেন্ডও লাগবে না। দিনে দশটা অর্ডার পর্যন্ত এভাবে আরামে চলে।

যাঁরা সব কাজ ফোনেই সারেন, তাঁদের জন্য আছে ইনভয়েস বানানোর অ্যাপ। Play Store-এ invoice maker লিখে খুঁজলে অনেক ফ্রি অ্যাপ পাবেন। কোনোটা নামানোর আগে দেখে নিন বাংলা লেখা ঠিকমতো আসে কি না, PDF হয় কি না, আর ফোন হারালে বা নষ্ট হলে আগের ইনভয়েসগুলো অন্য কোথাও ব্যাকআপ থাকে কি না। শেষেরটা না থাকলে একটা ফোনের সাথে আপনার ছয় মাসের হিসাবও হারিয়ে যাবে।

অর্ডার যখন অনেক বেড়ে যায়, তখন লাগে অর্ডার সামলানোর সফটওয়্যার, যেখানে অর্ডার লিখলেই ইনভয়েস তৈরি হয়ে যায়। দিনে বিশ-ত্রিশটা অর্ডার হলে হাতে বা ডকে প্রতিটা ইনভয়েস লেখা আর পোষায় না। তখন এক অর্ডারের তথ্য তিন জায়গায় তিনবার লিখতে হয়, অর্ডারের খাতায়, ইনভয়েসে আর কুরিয়ারের প্যানেলে। আর যতবার লিখবেন, ভুলের সুযোগও ততবার। রাত বারোটা পর্যন্ত বসে ত্রিশটা ইনভয়েস লেখার পর সকালে যদি দেখেন একটায় ঠিকানা ভুল, তখন বোঝা যায় এই খাটুনির দাম কত।

ইনভয়েস প্রিন্ট করবেন কীভাবে, থার্মাল প্রিন্টার নাকি A4?

বাসায় সাধারণ প্রিন্টার থাকলে শুরুতে নতুন কিছু কিনবেন না। A4 কাগজের মাপ ২১০ × ২৯৭ মিমি, আর এর ঠিক অর্ধেক হলো A5, মানে ১৪৮ × ২১০ মিমি। একটা A4 কাগজে দুটো ইনভয়েস পাশাপাশি সাজিয়ে প্রিন্ট দিন, তারপর মাঝখান থেকে কেটে নিন। A5 মাপে প্রোডাক্টের কয়েকটা লাইন, ঠিকানা আর শর্ত সব আরামে আঁটে, আর ভাঁজ করে পলির ভেতরে রাখতেও সুবিধা হয়।

অর্ডার বাড়লে অনেক সেলার থার্মাল প্রিন্টারে চলে যান। এতে কালি বা টোনার লাগে না, গরম দিয়ে বিশেষ রোল কাগজে লেখা ফোটায়, আর একেকটা ইনভয়েস বের হয় কয়েক সেকেন্ডে। দোকানে রোলের চওড়া সাধারণত দুই রকম পাবেন, ৮০ মিমি আর ৫৮ মিমি। কাগজের আসল চওড়া এর চেয়ে এক-আধ মিলিমিটার কম হতে পারে, তাই প্রিন্টারের বাক্সে বা স্পেসিফিকেশনে কোন রোল চলে সেটা মিলিয়ে কিনবেন। ৮০ মিমি রোলে প্রোডাক্টের নাম, সাইজ আর দাম এক লাইনে আঁটে। ৫৮ মিমিতে একটু চাপাচাপি হয়, এক প্রোডাক্টের অর্ডারে চলে, কিন্তু তিন-চারটা প্রোডাক্ট হলে পড়তে কষ্ট হয়।

থার্মাল কেনার আগে দুটো কথা মাথায় রাখুন। একটা হলো বাংলা লেখা। দোকানে বসেই একটা বাংলা ইনভয়েস প্রিন্ট করে দেখে নিন, কারণ সব প্রিন্টার আর সব অ্যাপ বাংলা অক্ষর সমানভাবে ছাপে না, আর বাসায় এনে ভাঙা অক্ষর দেখলে টাকাটাই নষ্ট। আরেকটা হলো কাগজের আয়ু। থার্মাল কাগজের লেখা রোদে, গরমে আর সময়ের সাথে ফিকে হয়ে আসে। কাস্টমারের কপির জন্য এটা সমস্যা না, কিন্তু নিজের রেকর্ড এই কাগজে রাখবেন না।

কোনটা নেবেন, তার একটা সহজ হিসাব আছে। দিনে দশটার কম অর্ডার হলে বাসার প্রিন্টারে A5 ইনভয়েসই ভালো, কারণ বাড়তি কোনো খরচ নেই। দিনে বিশ-পঁচিশটার বেশি হলে কাগজ কাটা আর কালির খরচ একটা ঝামেলা হয়ে দাঁড়ায়, তখন ৮০ মিমি থার্মাল প্রিন্টারের দাম জেনে হিসাব করে দেখুন। মাঝামাঝি থাকলে তাড়াহুড়ার কিছু নেই, যেটায় চলছে সেটাই চালান। প্রিন্টারের দাম মডেল আর দোকানভেদে অনেক আলাদা, তাই দুই-তিন জায়গায় দাম মিলিয়ে তারপর কিনবেন।

কুরিয়ারের প্যানেলের "ইনভয়েস" আর আপনার ইনভয়েস কি এক?

না, তবে দুটোর মধ্যে একটা সুতো আছে। কুরিয়ারের দিক থেকে "ইনভয়েস" শব্দটা দুই জায়গায় আসে, আর দুই জায়গায় এর মানে দুই রকম।

প্রথম জায়গাটা হলো পার্সেল এন্ট্রি। Steadfast-এ পার্সেলের তথ্য দেওয়ার সময় একটা ঘর থাকে, যেখানে আপনার নিজের ইনভয়েস বা অর্ডার নম্বর বসানো যায়। RedX-এর প্যানেলে এই ঘরের নাম Invoice ID, আর Pathao-র API-তে একই কাজের ঘরকে বলে merchant order ID। এখানে ঠিক আপনার ইনভয়েসের নম্বরটাই লিখুন। তাহলে কুরিয়ারের প্যানেলে আর আপনার খাতায় একই পার্সেল একই নম্বরে থাকবে, আর কুরিয়ার টাকা পাঠালে কোন পার্সেলের টাকা এলো, সেটা নম্বর ধরে মিলিয়ে ফেলা যাবে।

দ্বিতীয় জায়গাটা কুরিয়ারের বিল। কুরিয়ার আপনার টাকা থেকে ডেলিভারি চার্জ, COD চার্জ বা ফেরতের চার্জ কেটে নিলে তার হিসাব একটা ইনভয়েস বা স্টেটমেন্টে দেয়। এটা কুরিয়ারের ইনভয়েস, মানে আপনার কাছে কুরিয়ারের পাওনার হিসাব। কাস্টমারের সাথে এর কোনো সম্পর্ক নেই। Pathao-র প্যানেলে এই হিসাব কোথায় দেখবেন আর টাকা কীভাবে কাটে, সেটা বিস্তারিত আছে পাঠাও মার্চেন্ট অ্যাকাউন্টের লেখায়।

আর পার্সেলের গায়ে কুরিয়ারের যে লেবেল বা স্টিকার লাগে, সেটাও ইনভয়েস না। ওটা কুরিয়ারের নিজের কাজের কাগজ, ঠিকানা আর বারকোডের জন্য। ভেতরে আপনার ইনভয়েসটা আলাদা করেই দেবেন।

ভ্যাট চালান (মূসক ৬.৩) কাদের দিতে হয়?

এটা সাধারণ ইনভয়েস না, ভ্যাটের কাগজ। ২০১২ সালের ভ্যাট আইনের ৫১ ধারায় বলা আছে, যাঁরা ভ্যাটে রেজিস্ট্রেশন বা এনলিস্টমেন্ট নিয়েছেন, তাঁরা করযোগ্য বিক্রির ওপর বিধিমালার নিয়মে একটা কর চালানপত্র দেবেন। জাতীয় রাজস্ব বোর্ডের (NBR) ফরমে এই কাগজের নাম মূসক-৬.৩। ফরমে সেলারের নাম আর BIN, কাস্টমারের নাম, চালানপত্রের নম্বর, ইস্যুর তারিখ আর সময়, প্রোডাক্টের বিবরণ, পরিমাণ, আর ভ্যাটের হার ও টাকার ঘর আছে।

তাহলে আপনার কী করতে হবে? আপনার ভ্যাট রেজিস্ট্রেশন না থাকলে, যেটা অনেক ছোট ফেসবুক সেলারেরই থাকে না, আপনার ইনভয়েস সাধারণ ইনভয়েসই থাকবে। সেটাকে মূসক চালান বলবেন না, আর তাতে ভ্যাটের লাইনও বসাবেন না। রেজিস্ট্রেশন বা এনলিস্টমেন্ট থাকলে মূসক-৬.৩ বা বিধিমালায় আপনার জন্য যেটা বলা আছে, সেই চালানপত্রই দিতে হবে। ডিজিটাল কমার্স নির্দেশিকার ৩.৩.৭ অনুচ্ছেদও একই কথা বলে, ভ্যাট বা আয়কর থাকলে সেটা বিলে লেখা থাকবে।

কত টাকার বিক্রি হলে রেজিস্ট্রেশন লাগে, সেই সীমা বাজেটে মাঝে মাঝে বদলায়। তাই এখানে কোনো অঙ্ক দিচ্ছি না, কারণ পুরনো অঙ্ক দেখে ভুল সিদ্ধান্ত নেওয়ার চেয়ে না জানা ভালো। আপনার বছরের বিক্রি বড় হতে থাকলে নিজের এলাকার ভ্যাট সার্কেল অফিসে বা একজন ভ্যাট কনসালট্যান্টের কাছে জেনে নিন, আপনি কোন নিয়মে পড়েন।

ইনভয়েসের কপি কোথায় আর কত দিন রাখবেন?

ডিজিটাল কমার্স নির্দেশিকার ৩.১.১৪ অনুচ্ছেদে বলা আছে, ব্যবসার লেনদেনের সব তথ্য অন্তত ৬ বছর রেখে দিতে হবে, আর সরকারের দায়িত্ব পাওয়া কোনো সংস্থা চাইলে দেখাতে হবে। শুনে ভারী মনে হয়, কিন্তু কাজটা আসলে সহজ। প্রতিটা ইনভয়েসের একটা কপি নিজের কাছে গুছিয়ে রাখলেই হলো।

Google Docs বা অ্যাপে বানালে PDF-গুলো Google Drive-এ মাস ধরে ফোল্ডারে রাখুন, যেমন "২০২৬-১০" নামের একটা ফোল্ডার। ফোল্ডারের ভেতরে প্রতিটা ফাইলের নাম হবে ইনভয়েস নম্বর। কার্বন কপির মেমো বই হলে ভরা বইগুলো ফেলে দেবেন না, মলাটে মাসের নাম লিখে একটা বাক্সে রেখে দিন। থার্মাল প্রিন্টার হলে কাগজের কপি না রেখে ডিজিটাল কপিটা রাখুন, কারণ কাগজের লেখা কয়েক মাসেই পড়া কঠিন হয়ে যেতে পারে।

নিয়মের চেয়েও বড় লাভটা আপনার নিজের হিসাবে। মাস শেষে সব ইনভয়েসের "ডেলিভারিম্যানকে দেবেন" অঙ্কগুলো যোগ করুন, তারপর কুরিয়ার কত টাকা পাঠাল সেটার সাথে মেলান। ডেলিভারি হওয়া প্রতিটা ইনভয়েসের টাকা এসেছে কি না, ইনভয়েস নম্বর ধরে দেখে নিন। পুরো মাসের লাভ-ক্ষতির শিট কীভাবে সাজাবেন, সেটা আছে অনলাইন ব্যবসার হিসাব রাখার লেখায়।

আজ একটা কাজ করুন। আপনার পরের অর্ডারটার জন্য ওপরের নমুনা দেখে একটা ইনভয়েস বানান, নম্বর দিন ১০০১ বা RF-2610-0001, আর সেই নম্বরটাই কুরিয়ারের প্যানেলে বসান। এক সপ্তাহ চালালেই দেখবেন, কাস্টমার ফোন দিলে আর বুক ধড়ফড় করে না, নম্বরটা শুনেই উত্তর দিয়ে দিতে পারছেন।

অর্ডারগুলো এক জায়গায় গুছিয়ে রাখতে চাইলে WinningSeller-এ ইনবক্স বা ফোনের অর্ডার ম্যানুয়াল অর্ডারে তোলা যায়, আর কাস্টমারের মেসেজ কপি করে স্মার্ট পেস্ট দিলে নাম, নম্বর আর ঠিকানা নিজে থেকেই ঘরে বসে যায়। bKash-এ শুধু ডেলিভারি চার্জ বা অগ্রিম নিয়ে রাখা যায়, আর Steadfast, Pathao, RedX সহ ৬টা কুরিয়ারে এক ক্লিকে পার্সেল পাঠানোর সময় অগ্রিম বাদ দিয়ে বাকি টাকাটাই কুরিয়ারের টাকার ঘরে যায়, তাই ওপরের ২০০ টাকার ভুলটা হাতে হাতে হওয়ার সুযোগ থাকে না। অর্ডারের লিস্ট CSV করে নামিয়ে নিজের কাছেও রাখা যায়। বাকি সব ফিচার এখানে দেখে নিন।

সাধারণ প্রশ্ন

ইনভয়েস কি?

ইনভয়েস হলো একটা বিক্রির লিখিত হিসাব। কে বিক্রি করলেন, কে কিনলেন, কী কী গেল, মোট কত টাকা হলো, কত টাকা আগে এসেছে আর কত বাকি, সব কথা এক কাগজে লেখা থাকে। বাংলায় অনেকে একে বিল বা চালানও বলেন।

ইনভয়েস আর মানি রিসিটের পার্থক্য কী?

ইনভয়েস বলে কী বিক্রি হলো আর কত টাকা দিতে হবে, আর মানি রিসিট বলে টাকাটা হাতে এসে গেছে। দোকানের ক্যাশ মেমোতে দুটো একসাথে হয়ে যায়, কারণ সেখানে টাকা আর জিনিস একই সময়ে হাতবদল হয়। ক্যাশ অন ডেলিভারিতে পার্সেল আগে যায় আর টাকা আসে পরে, তাই পার্সেলের ভেতরের কাগজটা আসলে ইনভয়েস।

ইনভয়েস নাম্বার কি?

ইনভয়েস নাম্বার হলো প্রতিটা ইনভয়েসের নিজের একটা নম্বর, যেটা আর কোনো ইনভয়েসে বসে না। এই নম্বর ধরেই পরে অর্ডার, কুরিয়ারের পার্সেল আর টাকার হিসাব মেলানো হয়। একটা নম্বর একবারই দেবেন, অর্ডার বাতিল হলেও সেই নম্বর আর কাউকে দেবেন না।

ফেসবুক পেজে বিক্রি করলেও কি পার্সেলে ইনভয়েস দিতে হয়?

হ্যাঁ, দেওয়াটাই নিয়ম। বাণিজ্য মন্ত্রণালয়ের ডিজিটাল কমার্স পরিচালনা নির্দেশিকা ২০২১-এর ৩.৩.৭ অনুচ্ছেদে বলা আছে, ডেলিভারির সময় ছাপানো বিল দিতে হবে। আর এই নির্দেশিকা ফেসবুক পেজে কেনাবেচার কথাও আলাদা করে নাম ধরে বলেছে।

ইনভয়েস প্রিন্ট করতে কোন প্রিন্টার লাগবে?

দিনে অল্প কয়টা অর্ডার হলে বাসার সাধারণ প্রিন্টারে A4 কাগজে দুটো ইনভয়েস ছেপে মাঝখান থেকে কেটে নিলেই চলে। অর্ডার বেশি হলে থার্মাল প্রিন্টার সুবিধার, এতে কালি লাগে না আর রোল কাগজে ছাপে। ৮০ মিমি রোলে প্রোডাক্টের লাইন আরাম করে আঁটে, ৫৮ মিমিতে একটু চাপাচাপি হয়।

ইনভয়েসের কপি কত দিন রাখতে হয়?

ডিজিটাল কমার্স নির্দেশিকার ৩.১.১৪ অনুচ্ছেদে বলা আছে, লেনদেনের সব তথ্য অন্তত ৬ বছর রেখে দিতে হবে। তাই প্রতিটা ইনভয়েসের একটা PDF বা কার্বন কপি মাস ধরে আলাদা ফোল্ডারে রাখুন। থার্মাল কাগজের লেখা সময়ের সাথে ফিকে হয়ে যায়, তাই নিজের কপিটা ডিজিটাল রাখাই ভালো।