ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট কি? অনলাইন শপের স্টক মেলানোর সহজ নিয়ম

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট কি, সহজ করে বললে, আপনার কোন প্রোডাক্টের কোন সাইজ আর কোন রং কত পিস আছে সেটা সবসময় ঠিকঠাক জানা, আর সেই হিসাব দেখে সময়মতো আবার কেনা। কাজটা আসলে একটাই। স্টকে যা ঢোকে আর যা বের হয়, সেটা সেদিনই লিখে ফেলবেন। মাল এলে খাতায় যোগ করবেন, পার্সেল গেলে বাদ দেবেন, আর ফেরত পার্সেল খুলে দেখে আবার তুলবেন। সপ্তাহে একবার তাকের মাল নিজের হাতে গুনে খাতার সাথে মিলিয়ে নেবেন। এটুকু নিয়মিত করলে পেজে "আছে" বলার পর কাস্টমারকে ফোন করে "সরি ভাই, শেষ হয়ে গেছে" বলতে হবে না। না চলা মালের পেছনে মাসের পর মাস টাকাও আটকে থাকবে না।

এর জন্য শুরুতে কোনো দামি সফটওয়্যার লাগে না, একটা খাতা বা Google Sheet-ই যথেষ্ট। নিচে একটা পাঞ্জাবির পেজকে উদাহরণ ধরে পুরো কাজটা দেখাচ্ছি। লেখার সব সংখ্যা উদাহরণ, কোনো দোকানের আসল হিসাব না। নিজের প্রোডাক্ট আর বিক্রি বসিয়ে মিলিয়ে নেবেন।

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট কি, অনলাইন শপে কেন লাগে?

ইনভেন্টরি মানে আপনার স্টক, মানে বিক্রির জন্য যে মাল ঘরে বা গোডাউনে আছে। আর ম্যানেজমেন্ট মানে সেই স্টকের হিসাব রাখা আর সময়মতো সিদ্ধান্ত নেওয়া। বাজারের দোকানদার তাকের দিকে একবার তাকিয়েই বোঝেন কী আছে আর কী নেই। অনলাইনে কাস্টমার আপনার তাক দেখেন না। আর আপনি অনেক সময় রাতে বিছানায় শুয়ে মোবাইলে অর্ডার নেন, তাকে কী আছে সেটা মনে মনে আন্দাজ করে।

অনলাইন শপে স্টক গুলিয়ে যাওয়ার আরও একটা কারণ আছে। পার্সেল কুরিয়ারে চলে গেলে মালটা আপনার ঘরে থাকে না, আবার বিক্রিও পুরো হয় না। কিছু পার্সেল কয়েক দিন পরে ফেরত আসে। ফলে যেকোনো দিন আপনার কিছু মাল থাকে তাকে, কিছু কুরিয়ারের গাড়িতে, আর কিছু ফেরতের ব্যাগে। শুধু মনে রেখে এই তিন জায়গার হিসাব মেলানো যায় না।

হিসাব না রাখলে লোকসানটা হয় তিনভাবে। এক, যে পিস নেই সেটার অর্ডার নিয়ে ফেলেন। তখন কাস্টমারকে ক্যানসেলের ফোন দিতে হয়, ওই অর্ডারের পেছনে অ্যাডের যে টাকা গেছে সেটা জলে যায়, আর রাগী কাস্টমার পেজে খারাপ রিভিউও দিতে পারেন। দুই, খাতায় একটা ডিজাইন শেষ দেখে আবার কিনে আনেন, অথচ ঘরে ফেরতের ব্যাগে ওই ডিজাইনেরই পাঁচ পিস পড়ে আছে। তিন, যে মাল চলে না সেটা চোখের আড়ালে থেকে যায়, আর তার পেছনের টাকা দিয়ে ভালো চলা প্রোডাক্ট কেনা হয় না।

সবার কি এত হিসাব লাগবে? আপনি যদি একটাই প্রোডাক্ট এক সাইজে বেচেন, যেমন শুধু এক কেজির মধুর বোতল, তাহলে খাতায় একটা লাইনই যথেষ্ট। তবে নিচের "কখন আবার কিনবেন" অংশটা আপনার কাজেও লাগবে। সাইজ আর রং যত বাড়বে, বাকি নিয়মগুলো তত দরকারি হবে।

স্টক কখন বাড়ে, কখন কমে? পাঠানো, ফেরত আর নষ্ট

স্টক ঠিক রাখতে হলে আগে জানতে হবে কোন কোন ঘটনায় স্টক নড়ে, আর প্রতিটা ঘটনা সেদিনই লিখে ফেলতে হবে। একটা অনলাইন শপে ঘটনাগুলো মোটামুটি এরকম।

"বুকড" ঘরটা আলাদা রাখার একটা কারণ আছে। ধরুন সাদা পাঞ্জাবির ৪২ সাইজের শেষ পিসটা তাকে আছে। সন্ধ্যায় ইনবক্সে একজন অর্ডার দিলেন, রাতে ওয়েবসাইটে আরেকজন। আপনি যদি শুধু পার্সেল পাঠানোর দিন স্টক কমান, তাহলে দুজনকেই "আছে" বলে ফেলবেন। তাই কাস্টমারকে কী বলবেন, সেটা দেখবেন আলাদা একটা সংখ্যা থেকে।

বিক্রির জন্য খালি = হাতে আছে − বুকড

পেজে বা ইনবক্সে "আছে" বলার আগে এই সংখ্যাটা দেখবেন, শুধু হাতে আছে না। কাস্টমার অর্ডার ক্যানসেল করলে বুকড থেকে এক কমিয়ে দিন, তাহলে পিসটা আবার বিক্রির জন্য খালি হয়ে যাবে।

"কুরিয়ারে" ঘরটাও আলাদা রাখুন। ওই পিসগুলো এখন আপনার তাকে নেই, কাউকে বিক্রিও করতে পারবেন না। আবার সবগুলো কাস্টমারের হাতে পৌঁছাবে, তাও না, কিছু ফেরত আসবে। এই ঘর না রাখলে ফেরতের পিস কোথায় গেল তার কোনো খোঁজ থাকে না। ফেরত পার্সেল সাধারণত কত দিনে ফেরে আর তাতে টাকা কীভাবে আটকে থাকে, সেই হিসাব আছে ক্যাশ অন ডেলিভারির ক্যাশ ফ্লো নিয়ে লেখায়।

নষ্ট মাল কখনো চুপচাপ কেটে দেবেন না, আলাদা লাইনে কারণসহ লিখুন। মাস শেষে যদি দেখেন চার পিস নষ্ট হয়েছে আর চারটারই কারণ "পলিতে ভাঁজের জায়গায় দাগ", তাহলে বুঝবেন প্যাকিংয়ের ধরন চেঞ্জ করতে হবে। কারণ না লিখলে এই শিক্ষাটা কখনো পাবেন না।

সাইজ আর রং ধরে স্টক লিখবেন কীভাবে (SKU)?

"পাঞ্জাবি ৪০ পিস আছে" কথাটার কোনো দাম নেই, যদি কাস্টমার চান অফ হোয়াইট ৪৪ সাইজ আর সেটা একটাও না থাকে। তাই স্টক লিখতে হবে প্রতিটা রং আর প্রতিটা সাইজ আলাদা ধরে। প্রতিটা রং-সাইজের জোড়ার জন্য একটা ছোট কোড দেওয়া হয়, যাকে বলে SKU, মানে Stock Keeping Unit।

একটা উদাহরণ দেখুন। সাদা পাঞ্জাবির ৪২ সাইজের কোড হতে পারে PJ-WHT-42, আর অফ হোয়াইট ৪৪ সাইজের PJ-OFW-44। একটা ডিজাইন দুই রঙে আর চার সাইজে আনলে আপনার SKU হলো আটটা, মানে শিটে আটটা আলাদা লাইন। কোড বানানোর সময় কয়েকটা নিয়ম মানলে পরে ঝামেলা কম হয়। কোডে শুধু ইংরেজি অক্ষর, সংখ্যা আর হাইফেন রাখুন, কোনো স্পেস দেবেন না। ক্রম সবসময় একই রাখুন, আগে প্রোডাক্ট, তারপর রং, তারপর সাইজ। আর একবার যে কোড একটা জিনিসকে দিয়েছেন, সেটা কখনো অন্য জিনিসকে দেবেন না, পুরনোটা বন্ধ হয়ে গেলেও না।

কোড কেন লাগে, নাম লিখলেই তো হয়? কারণ নাম একেকজন একেকভাবে লেখেন। আপনি লিখলেন "সাদা ৪২", আপনার ভাই লিখলেন "হোয়াইট ফরটি টু", আর শিটে দুটো আলাদা প্রোডাক্ট হয়ে গেল। কোড থাকলে সবাই একই জিনিস লেখেন। আর শিট কোড ধরে সাজালে একই ডিজাইনের সব সাইজ পাশাপাশি চলে আসে।

কোডটা শুধু শিটে রাখলে হবে না, যেখানে মাল থাকে সেখানেও লাগান। প্রতিটা SKU আলাদা পলিব্যাগে বা খোপে রাখুন, আর তার গায়ে কাগজে বা মাস্কিং টেপে কোডটা লিখে দিন। তাহলে প্যাক করার সময় ৪২-এর জায়গায় ৪০ চলে যাওয়ার ভুল কমে, আর গুনতেও সময় লাগে অনেক কম।

কাপড় ছাড়া অন্য প্রোডাক্টেও নিয়ম একই। আধা কেজি আর এক কেজির মধু দুটো আলাদা SKU, লিপস্টিকের প্রতিটা শেড আলাদা, ইয়ারফোনের প্রতিটা রং আলাদা। খাবার আর কসমেটিকসের মতো মেয়াদওয়ালা প্রোডাক্টে লেবেলে মেয়াদের তারিখটাও লিখে রাখুন। এসব প্রোডাক্টে যে চালান আগে এসেছে, সেটা আগে পাঠাবেন। ইংরেজিতে এটাকে বলে FIFO, first in, first out। নতুন মাল এলে তাকের পেছনে রাখুন আর পুরনোটা সামনে টেনে আনুন। না করলে পুরনো বোতল পেছনে পড়ে থেকে মেয়াদ পার হয়ে যায়, তখন সেটা আর কাউকে পাঠাতে পারবেন না।

খাতা বা শিটে স্টকের কোন কলাম রাখবেন?

Google Sheet-এ দুটো আলাদা ট্যাব রাখুন। প্রথমটা "স্টক লিস্ট", যেখানে প্রতিটা SKU-র জন্য একটা লাইন থাকবে। দ্বিতীয়টা "আসা-যাওয়া", যেখানে প্রতিটা ঘটনার জন্য একটা লাইন। স্টক লিস্টে এই কলামগুলো রাখুন।

• SKU কোড, আর পাশে প্রোডাক্টের নাম, রং আর সাইজ
• হাতে আছে, বুকড, আর কুরিয়ারে আছে, তিনটা আলাদা কলাম
• বিক্রির জন্য খালি, যেটা হাতে আছে থেকে বুকড বাদ দিয়ে নিজেই হিসাব হবে
• রিঅর্ডার লেভেল, মানে কত পিসে নামলে আবার কিনবেন (বের করার নিয়ম নিচে আছে)
• কোন পাইকার, আর অর্ডার দিলে মাল হাতে আসতে কয় দিন লাগে
• শেষ কবে এই SKU-র একটা পিস বিক্রি হয়েছে

আসা-যাওয়ার ট্যাবে কলাম রাখুন তারিখ, SKU, কী হলো (এলো, কনফার্ম, পাঠানো, ডেলিভারি, ফেরত, নষ্ট, গোনার পর ঠিক), কত পিস, অর্ডার নম্বর বা নোট, আর কে লিখলেন। পিস যোগ হলে প্লাস, কমলে মাইনাস দিয়ে লিখুন। Google Sheet-এ একটা SUMIF ফর্মুলা বসালে এই ট্যাবের লাইনগুলো থেকে স্টক লিস্টের সংখ্যা নিজেই যোগ-বিয়োগ হয়ে যায়।

দুটো ট্যাব কেন, একটা সংখ্যা কেটে নতুন লিখলেই তো হয়? সমস্যা হয় যেদিন গুনে দেখবেন খাতায় ১২ আর তাকে ৯। শুধু একটা সংখ্যা থাকলে বোঝার উপায় নেই তিন পিস কোথায় গেল। আসা-যাওয়ার লাইন থাকলে গত সপ্তাহের লাইনগুলো পড়লেই প্রায়ই কারণটা বেরিয়ে আসে। হয়তো একটা এক্সচেঞ্জের একদিক লেখা হয়নি, বা একটা পার্সেল লাইন ছাড়াই চলে গেছে।

খাতায় রাখলেও নিয়ম একই। প্রতিটা SKU-র জন্য খাতার একটা পেজ রাখুন, ওপরে কোড লিখুন, নিচে তারিখ ধরে আসা-যাওয়া লিখে যান, আর প্রতিটা লাইনের শেষে লিখে রাখুন এখন কত আছে।

একটা জিনিস এখানে ইচ্ছা করেই রাখিনি, সেটা হলো টাকার হিসাব। কোন মাল কত টাকায় কিনলেন আর মাস শেষে লাভ কত হলো, সেটা আলাদা শিটে রাখাই ভালো। সেই শিট কীভাবে বানাবেন, তা আছে অনলাইন ব্যবসার হিসাব রাখা নিয়ে লেখায়। এই শিটে আমরা শুধু পিস গুনছি।

সপ্তাহে একবার গুনে মেলাবেন কীভাবে?

যত যত্ন করেই লিখুন, একসময় খাতার সংখ্যা আর তাকের মাল মিলবে না। তাড়াহুড়োয় একটা লাইন বাদ পড়ে, একটা পিস ভুল খোপে ঢোকে। তাই সপ্তাহে একবার গুনে মেলাতে হয়, যাতে ছোট ভুল বড় হওয়ার আগেই ধরা পড়ে।

একটা নির্দিষ্ট দিন আর সময় ঠিক করুন, যখন পিকআপ কম থাকে আর প্যাকিং শুরু হয়নি। অনেকের জন্য সেটা শুক্রবার সকাল। গোনার সময় নতুন কোনো পার্সেল প্যাক করবেন না, নইলে গোনার মাঝখানেই সংখ্যা বদলে যাবে।

গোনার আগে শিট খুলবেন না। আগে প্রতিটা খোপ গুনে কাগজে সংখ্যা লিখুন, তারপর শিটের সাথে মেলান। শিট আগে দেখলে চোখ সেই সংখ্যাটাই খোঁজে, আর ১১টাকে ১২ গুনে ফেলেন। দুজন থাকলে একজন গুনবেন আর আরেকজন লিখবেন, এতে কাজ তাড়াতাড়ি হয় আর ভুলও কম হয়। ফেরতের ব্যাগ আর প্যাক করা যে পার্সেলগুলো এখনো কুরিয়ার নেয়নি, সেগুলোও গোনায় ধরুন।

এরপর যেখানে গরমিল, সেখানে কারণ খুঁজুন। আগে দেখুন ফেরতের ব্যাগে লাইন ছাড়া কোনো পিস আছে কি না। তারপর কুরিয়ারের প্যানেলে সেই সপ্তাহের পার্সেলের লিস্ট খুলে মিলিয়ে দেখুন, কোনো পার্সেল লাইন ছাড়া চলে গেছে কি না। এরপর দেখুন এক্সচেঞ্জ, ছবি তোলার জন্য খোলা পিস আর পাশের সাইজের খোপ। এক সাইজ এক পিস কম আর পাশের সাইজ এক পিস বেশি হলে প্রায় সবসময় সেটা ভুল খোপে রাখার ব্যাপার।

কারণ পান বা না পান, আসা-যাওয়ার ট্যাবে একটা "গোনার পর ঠিক" লাইন লিখুন, পাশে কারণ বা "কারণ জানা নেই"। একই SKU-তে যদি সপ্তাহের পর সপ্তাহ পিস কম পড়ে, তাহলে কাজের ধরনে কোথাও একটা ফুটো আছে। কে কখন প্যাক করেন আর কে লাইন লেখেন, সেটা খেয়াল করে দেখুন। সব SKU প্রতি সপ্তাহে গুনতে না পারলে বেশি চলাগুলো প্রতি সপ্তাহে গুনুন, আর পুরো স্টক মাসে একবার।

কখন আবার কিনবেন, কত পিস?

মাল একদম শেষ হওয়ার পর কিনতে গেলে দেরি হয়ে যায়। আপনি পাইকারকে ফোন দিলেন, মাল এলো চার দিন পরে। এই চার দিন অ্যাড চলছে, অর্ডার আসছে, কিন্তু পাঠানোর মাল নেই। তখন হয় অর্ডার ক্যানসেল করতে হয়, নয়তো কাস্টমারকে বসিয়ে রাখতে হয়, আর বসিয়ে রাখা কাস্টমারের অনেকে পরে পার্সেল নেন না। তাই নতুন মালের অর্ডার দিতে হবে স্টক শেষ হওয়ার আগেই, একটা নির্দিষ্ট সংখ্যায় নামলে। এই সংখ্যার নাম রিঅর্ডার লেভেল।

রিঅর্ডার লেভেল = দিনে গড়ে কয় পিস যায় × মাল হাতে আসতে কয় দিন লাগে + সেফটি স্টক

দিনে গড়ে কয় পিস যায়, সেটা বের করুন গত দুই থেকে চার সপ্তাহে পাঠানো পিস থেকে, ফেরত আসা পিস বাদ দিয়ে। মাল হাতে আসতে কয় দিন লাগে, সেটা গুনবেন পাইকারকে অর্ডার দেওয়ার দিন থেকে মাল গুনে তাকে তোলা পর্যন্ত। বাজারে নিজে যাওয়ার দিন বা পাইকারের কুরিয়ারে পাঠানোর সময়ও এর মধ্যে ধরুন। আর সেফটি স্টক হলো বাড়তি কয়েকটা পিস, যা লাগে হঠাৎ একদিন অ্যাড ভালো চললে বা পাইকার দুই দিন দেরি করলে। সাধারণত এটা এক-দুই দিনের বিক্রির সমান রাখা হয়।

এবার একটা উদাহরণ, সংখ্যাগুলো বানানো। ধরুন সাদা পাঞ্জাবির ৪২ সাইজ (PJ-WHT-42) গত ১৪ দিনে পাঠিয়েছেন ৪৫ পিস, তার মধ্যে ফেরত এসেছে ৩ পিস। তাহলে ১৪ দিনে আসলে গেছে ৪২ পিস, মানে দিনে গড়ে ৩ পিস। পাইকারকে বললে মাল এসে তাকে উঠতে লাগে ৪ দিন। সেফটি স্টক ধরলেন দুই দিনের বিক্রি, মানে ৬ পিস। তাহলে রিঅর্ডার লেভেল দাঁড়ায় ৩ × ৪ + ৬ = ১৮ পিস। বিক্রির জন্য খালি সংখ্যাটা যেদিন ১৮-তে নামবে, সেদিনই পাইকারকে অর্ডার দেবেন। হিসাব ঠিক থাকলে নতুন মাল যখন আসবে, তখনো তাকে ৬টার মতো পিস থেকে যাবে।

এবার কত পিস কিনবেন। সহজ নিয়ম হলো, দিনে গড়ে কয় পিস যায় সেটাকে গুণ করুন যত দিনের মাল একবারে কিনতে চান তা দিয়ে। ওপরের উদাহরণে দুই সপ্তাহের জন্য কিনলে ৩ × ১৪ = ৪২ পিস। একবারে বেশি কিনলে পাইকার দাম একটু কম রাখতে পারেন, কিন্তু টাকা অনেক দিন মাল হয়ে বসে থাকে। COD ব্যবসায় কুরিয়ারের টাকা এমনিতেই কয়েক দিন পরে আসে। তাই কত দিনের মাল একবারে কিনবেন, সেটা ঠিক করবে আপনার হাতের টাকা। সেই হিসাব আছে ওপরে লিংক দেওয়া ক্যাশ ফ্লোর লেখায়।

এই নিয়ম দুটো জায়গায় খাটে না। প্রথমটা ঈদ বা শীতের মতো সিজনের আগের সময়। তখন গত দুই সপ্তাহের গড় দিয়ে কিনলে মাল কম পড়বে, কারণ বিক্রি হঠাৎ কয়েক গুণ হয়ে যায়। ঈদের মাল কবে আর কতটা তুলবেন, সেটা অনলাইনে কাপড়ের ব্যবসার লেখায় আলাদা করে বলা আছে। দ্বিতীয়টা একদম নতুন প্রোডাক্ট, যার কোনো বিক্রির রেকর্ড নেই। সেখানে অল্প পিস দিয়ে শুরু করুন, দুই সপ্তাহ বিক্রি দেখুন, তারপর এই হিসাবে আসুন।

যে মাল বিক্রি হয় না, তা নিয়ে কী করবেন?

প্রতিটা দোকানেই কিছু মাল আটকে যায়। আসল সমস্যা মাল আটকানো না, সেটা চোখে না পড়া। এজন্যই স্টক লিস্টে "শেষ কবে বিক্রি" কলামটা রেখেছি। মাসে একবার শিটটা এই কলাম ধরে সাজান। নিজের জন্য একটা সীমা ঠিক করে নিন, ধরুন যে SKU-র ৪৫ দিনে একটা পিসও যায়নি। এটা বাঁধা নিয়ম না, নিজের প্রোডাক্ট বুঝে সীমাটা কম-বেশি করবেন।

টাকায় দেখলে ব্যাপারটা পরিষ্কার হয়। ধরুন ৬০০ টাকায় কেনা ২০টা পাঞ্জাবি দুই মাস ধরে পড়ে আছে। মানে ১২,০০০ টাকা আপনার তাকে বসে আছে। এই টাকায় ভালো চলা সাদা ৪২-এর আরও ২০ পিস কেনা যেত, যা হয়তো দুই সপ্তাহেই বিক্রি হয়ে টাকা ফিরিয়ে আনত।

কিছু করার আগে কারণটা খুঁজুন। শেষ কবে এই মালের পোস্ট বা অ্যাড দিয়েছেন? অনেক সময় মাল না চলার কারণ হলো কেউ জানেই না এটা আছে। ছবির রং কি আসল রঙের সাথে মেলে? দাম কি একই রকম জিনিসের অন্য পেজের চেয়ে অনেক বেশি? নাকি ভালো সাইজগুলো শেষ, শুধু সবচেয়ে বড় বা ছোট সাইজটা পড়ে আছে? কারণ বুঝলে নিচের কোন পথে যাবেন, সেটা ঠিক করা সহজ হয়। পথগুলো সাজানো আছে সবচেয়ে কম ক্ষতি থেকে বেশি ক্ষতির দিকে।

• আসল আলোয় নতুন ছবি তুলে আবার পোস্ট দিন, আর পেজের ওপরের দিকে রাখুন।
• যাঁরা আগে একই রকম জিনিস কিনেছেন, সেই পুরনো কাস্টমারদের আগে জানান।
• ভালো চলা একটা প্রোডাক্টের সাথে জুড়ে দিন, যেমন পাঞ্জাবির সাথে পায়জামা একসাথে একটু কম দামে।
• একটা শেষ তারিখ দিয়ে ছাড় দিন, যাতে কাস্টমার "পরে নেব" ভেবে বসে না থাকেন।
• পুরো লটটা অন্য কোনো সেলারকে, বা পারলে পাইকারকেই, কেনা দামের কাছাকাছি দামে দিয়ে দিন।

শেষের পথটা শুনতে খারাপ লাগে, কারণ লাভ তো হলোই না। কিন্তু হিসাবটা এভাবে ভাবুন। আজ ১০,০০০ টাকা ফেরত পেয়ে সেটা ভালো চলা মালে খাটালে দুই সপ্তাহে লাভসহ টাকা ফিরে আসতে পারে। আর পুরো ১২,০০০ টাকার আশায় ছয় মাস বসে থাকলে সেই টাকা ছয় মাস কোনো কাজ করে না। যে SKU একবার এই লিস্টে উঠেছে, সেটা আবার কেনা বন্ধ করুন, আর শিটে তার পাশে লিখে রাখুন।

একটা ব্যতিক্রম আছে। শীতের জ্যাকেট গরমকালে না চললে সেটা মরা মাল না, সিজনের মাল। রাখার জায়গা আর হাতে টাকা থাকলে পরের শীত পর্যন্ত রাখা যায়। তবে ভাঁজ করে শুকনো জায়গায় রাখবেন, আর মাঝে একবার খুলে দেখবেন।

কখন ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার লাগে?

শুরুতে লাগে না। একজন মানুষ অর্ডার নেন, একটাই তাক, আর পাঁচ-সাতটা প্রোডাক্ট, এমন অবস্থায় ওপরের শিটই যথেষ্ট। মনে রাখবেন, সফটওয়্যার লেখার অভ্যাস বানিয়ে দেয় না। যিনি শিটে লাইন লিখতে ভোলেন, তিনি সফটওয়্যারেও ফেরতের পিস তুলতে ভুলবেন।

কয়েকটা লক্ষণ দেখলে বুঝবেন শিট দিয়ে আর চলছে না। প্রথম লক্ষণ, একই স্টক থেকে একাধিক জায়গায় বিক্রি হচ্ছে, যেমন পেজের ইনবক্স, ওয়েবসাইট আর একটা দোকানের কাউন্টার। তখন একজন বিক্রি করে শিটে লেখার আগেই আরেকজন একই পিস বিক্রি করে ফেলেন। দ্বিতীয় লক্ষণ, মাল দুই জায়গায় থাকে, ধরুন বাসার একটা রুমে আর দোকানে, আর কাস্টমার যা চাইছেন সেটা কোথায় আছে জানতে ফোন দিতে হয়। তৃতীয় লক্ষণ, ওয়েবসাইটে "স্টকে আছে" দেখায়, কিন্তু সেই সংখ্যা আপনার শিটের সাথে নিজে থেকে মেলে না। তখন ওয়েবসাইট এমন মাল বিক্রি করবে যা আপনার কাছে নেই। চতুর্থ লক্ষণ, প্রতি সপ্তাহের গোনায় গরমিল আসছে, আর কারণ খুঁজতে কয়েক ঘণ্টা চলে যাচ্ছে।

সফটওয়্যার দেখার সময় চারটা জিনিস চেক করুন। অর্ডার হলে স্টক নিজে কমে কি না, আর ক্যানসেল বা ফেরতে নিজে ফেরে কি না। প্রতিটা সাইজ আর রং আলাদা গোনা যায় কি না। কোন পিস কবে, কোন অর্ডারে, কার হাতে নড়ল, তার লিস্ট থাকে কি না। আর মাল একাধিক জায়গায় রাখলে প্রতিটা জায়গার হিসাব আলাদা দেখা যায় কি না।

আজ কোথা থেকে শুরু করবেন?

আজ বড় কিছু করতে হবে না। আপনার সবচেয়ে বেশি চলা পাঁচটা প্রোডাক্ট বেছে নিন। প্রতিটার প্রতিটা সাইজ আর রঙের একটা কোড বানান, খোপে বা ব্যাগে কোডটা লিখে দিন, তারপর গুনে শিটে প্রথম লাইনটা লিখুন। কাল থেকে প্রতিটা আসা-যাওয়া সেদিনই লিখবেন। এক সপ্তাহ পরে প্রথমবার গুনে মেলান, আর গত দুই সপ্তাহের বিক্রি থেকে এই পাঁচটার রিঅর্ডার লেভেল বসিয়ে দিন। বাকি প্রোডাক্টগুলো পরের সপ্তাহে একে একে যোগ করুন।

WinningSeller-এ স্টকের এই কাজের কিছু অংশ সিস্টেমেই হয়। একাধিক ওয়্যারহাউস রাখা যায়, যেমন বাসার রুম আর দোকান আলাদা দুটো জায়গা। প্রতিটা জায়গায় কোন সাইজের কত পিস আছে আর সব মিলিয়ে মোট কত, দুটোই দেখা যায়। এক জায়গা থেকে আরেক জায়গায় মাল সরালে সেটাও লেখা থাকে। সাপ্লায়ার আর পারচেজ অর্ডার রাখলে পাইকারকে কী কী অর্ডার দিলেন সেটা থাকে। মাল পৌঁছালে রিসিভ করলেই পিসগুলো স্টকে যোগ হয়, আর কোন সাপ্লায়ারের কাছে কত বাকি সেটাও হিসাব হয়ে যায়। বাকি ফিচারগুলো এখানে দেখে নিন।

সাধারণ প্রশ্ন

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট মানে কী?

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট মানে কোন প্রোডাক্টের কোন সাইজ আর রং কত পিস আছে, সেটা সবসময় ঠিকঠাক জানা, আর সেই হিসাব দেখে সময়মতো আবার কেনা। মাল এলে খাতায় যোগ করবেন, পার্সেল গেলে বাদ দেবেন, আর ফেরত পার্সেল খুলে দেখে আবার তুলবেন। সপ্তাহে একবার তাকের মাল গুনে খাতার সাথে মিলিয়ে নেবেন। ছোট অনলাইন শপে এর জন্য একটা খাতা বা Google Sheet-ই যথেষ্ট।

স্টক আর ইনভেন্টরি কি একই জিনিস?

মুখের কথায় দুটো একই অর্থে চলে। আপনার ঘরে বা গোডাউনে বিক্রির জন্য যে মাল আছে, সেটাই ইনভেন্টরি, সেটাই স্টক। সফটওয়্যারে আর ইংরেজি লেখায় "ইনভেন্টরি" শব্দটা বেশি দেখবেন, বাজারে সবাই বলে "স্টক"।

FIFO মানে কী, অনলাইন শপে কেন লাগে?

FIFO মানে first in, first out, মানে যে মাল আগে এসেছে সেটা আগে পাঠাবেন। মধু, ঘি বা কসমেটিকসের মতো মেয়াদওয়ালা প্রোডাক্টে এটা না মানলে পুরনো চালান তাকের পেছনে পড়ে থেকে মেয়াদ পার হয়ে যায়। কাপড়েও পুরনো পিস আগে বের করলে ভাঁজের দাগ আর ধুলো কম জমে।

রিঅর্ডার লেভেল কীভাবে বের করব?

দিনে গড়ে কয় পিস যায়, সেটাকে মাল হাতে আসতে কয় দিন লাগে তা দিয়ে গুণ করুন, তারপর এক-দুই দিনের বিক্রির সমান সেফটি স্টক যোগ করুন। ধরুন দিনে ৩ পিস যায়, মাল আসতে ৪ দিন লাগে, আর সেফটি স্টক ৬ পিস, তাহলে রিঅর্ডার লেভেল ১৮। স্টক ১৮-তে নামলে সেদিনই পাইকারকে অর্ডার দিন। সংখ্যাগুলো উদাহরণ, নিজের বিক্রি বসিয়ে বের করুন।

স্টক কত দিন পর পর গুনব?

যে প্রোডাক্টগুলো বেশি চলে, সেগুলো সপ্তাহে একবার গুনুন, আর পুরো স্টক মাসে একবার। একটা নির্দিষ্ট দিন আর সময় ঠিক করে রাখুন, প্যাকিং শুরুর আগে, যাতে গোনার মাঝখানে মাল নড়াচড়া না হয়। গরমিল পেলে সেদিনই কারণ খুঁজুন, কারণ এক সপ্তাহের ভুল খুঁজে পাওয়া সহজ, এক মাসের ভুল প্রায় অসম্ভব।

ফেরত আসা পার্সেলের প্রোডাক্ট কি সাথে সাথে স্টকে তুলব?

ফেরত হাতে পাওয়ার দিনই পার্সেল খুলে দেখুন, তারপর তুলুন। প্রোডাক্ট ভালো থাকলে আবার বিক্রির স্টকে লিখুন, দাগ বা ভাঙা থাকলে আলাদা "নষ্ট" লাইনে কারণসহ লিখুন। না খুলে ফেলে রাখলে খাতায় মাল শেষ দেখায়, অথচ ঘরের এক কোণে ব্যাগভর্তি বিক্রির মাল পড়ে থাকে।