অর্ডার ম্যানেজমেন্ট, দিনে ১০০ অর্ডারেও একটা অর্ডার না হারানোর নিয়ম

অর্ডার ম্যানেজমেন্ট মানে অর্ডার আসার মুহূর্ত থেকে টাকা হাতে আসা পর্যন্ত প্রতিটা অর্ডারকে একটা ঠিক করা পথে চালানো, যাতে কোনোটা মাঝপথে হারিয়ে না যায়। দিনে ১০০ অর্ডার হলেও একটাও না হারানোর নিয়মটা আসলে সহজ। সব অর্ডার থাকবে এক লিস্টে, প্রতিটা অর্ডারের গায়ে থাকবে একটাই স্ট্যাটাস, আর দিনের কাজ ভাগ করা থাকবে সময় ধরে। সকালে আপনি কনফার্ম কল দেবেন, দুপুরে প্যাক করে কুরিয়ারে এন্ট্রি দেবেন, আর বিকেলে কুরিয়ারের সাথে লিস্ট মেলাবেন। এটা খাতায়, শিটে নাকি কোনো অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে করবেন, সেটা পরের কথা। নিয়মটা সব জায়গায় একই।

অর্ডার কম থাকলে এসব নিয়ম লাগে না, কে কী নিয়েছেন মাথাতেই থাকে। ঝামেলা শুরু হয় যেদিন একটা অ্যাড ভালো চলে। একটা দিন কল্পনা করুন। রাত এগারোটায় ইনবক্স খুলে দেখলেন চল্লিশটা মেসেজ, ফোনে বারোটা মিসড কল, আর খাতার পাতাও প্রায় শেষ। তিন দিন পর একজন ফোন দিয়ে বললেন, "ভাই, তিন দিন আগে অর্ডার দিলাম, কুরিয়ার থেকে তো কেউ ফোন দিল না।" খাতা উল্টে দেখলেন, তাঁর অর্ডারটা লেখাই হয়নি। যে কাস্টমারকে আনতে অ্যাডে ডলার খরচ করলেন, তাঁকে হারালেন শুধু লিখে রাখার একটা ভুলে। বুকের ভেতর তখন যে খচখচানিটা হয়, সেটা যেকোনো সেলার চেনেন। আপনার ব্যবসায় ওই দিনটা যেন না আসে, এই লেখাটা সেজন্যই।

অর্ডার ম্যানেজমেন্ট মানে কী, দিনে কত অর্ডারে খাতা আর চলে না?

খাতার সমস্যা খাতা নিজে না। সমস্যা হলো একই তথ্য বারবার লেখা। ইনবক্স থেকে নাম-ঠিকানা খাতায় লেখেন, খাতা থেকে আবার কুরিয়ারের প্যানেলে টাইপ করেন, পরে কুরিয়ারের প্যানেল দেখে খাতায় টিক দেন। প্রতিবার লেখার সময় নম্বরের একটা অঙ্ক বা ঠিকানার থানা ভুল হওয়ার সুযোগ থাকে। অর্ডার যত বাড়ে, এই সুযোগও তত বাড়ে।

সময়ের হিসাবটা একবার করে দেখুন। নিচের মিনিটগুলো আন্দাজ, কোনো দোকানে মেপে বের করা না। ধরুন একটা অর্ডারে কনফার্ম কলে ৩ মিনিট যায়, খাতা থেকে কুরিয়ারে এন্ট্রি দিতে ২ মিনিট, প্যাক করতে ৩ মিনিট, আর পরে স্ট্যাটাস খুঁজে খাতায় তুলতে ১ মিনিট। তাহলে একটা অর্ডারে মোট ৯ মিনিট। দিনে ৩০টা অর্ডারে লাগে সাড়ে চার ঘণ্টা, যেটা একজন মানুষ কষ্ট করে হলেও পারেন। দিনে ১০০টায় লাগে ১৫ ঘণ্টা, যেটা একজনের পক্ষে সম্ভবই না। তখন দুটো রাস্তা থাকে। হয় মানুষ বাড়াবেন, নয়তো একই জিনিস বারবার লেখার কাজটা কমাবেন। সবচেয়ে ভালো হয় দুটোই একসাথে করলে।

তাহলে খাতা কখন ছাড়বেন? দিনে কয়টা অর্ডার, সেই সংখ্যার চেয়ে নিচের লক্ষণগুলো বেশি কাজের।

• একই অর্ডার দুই বা তিন জায়গায় হাতে লিখতে হচ্ছে।
• সপ্তাহে একবারের বেশি কোনো কাস্টমার ফোন দিয়ে এমন অর্ডারের খোঁজ নিচ্ছেন, যেটা আপনি খুঁজে পাচ্ছেন না।
• দুজন মানুষ একই লিস্টে কাজ করেন, আর মাঝে মাঝে একই কাস্টমারকে দুজনেই ফোন দিয়ে ফেলেন।

এর একটাও না মিললে, ধরুন আপনি একা চালান আর দিনে পাঁচ-দশটা অর্ডার হয়, তাহলে খাতা বা একটা শিটই যথেষ্ট। তখন সফটওয়্যারের পেছনে সময় না দিয়ে ভালো ছবি তোলা আর পুরনো কাস্টমারকে ফোন দেওয়া বেশি লাভ দেবে। তবে নিচের নিয়মগুলো এখনই শিখে রাখুন। অর্ডার বাড়ার দিন হঠাৎ নিয়ম বানাতে বসলে সেদিনই সবচেয়ে বেশি ভুল হয়।

একটা অর্ডার কোন কোন ধাপ পার হয়?

প্রতিটা অর্ডার একটা সোজা রাস্তা ধরে চলে। নতুন থেকে কনফার্মড, তারপর প্যাকড, তারপর কুরিয়ারে, আর শেষে ডেলিভারড বা রিটার্ন। এর পাশে দুটো আলাদা ঘর আছে, হোল্ড আর বাতিল। প্রতিটা ধাপের মানে আগে থেকে ঠিক করে রাখুন, যাতে আপনি আর আপনার স্টাফ একই কথায় একই জিনিস বোঝেন।

এখানে দুটো নিয়ম মানলেই অর্ডার আর হারায় না। একটা অর্ডারের গায়ে একসাথে একটাই স্ট্যাটাস থাকবে। "কনফার্মড, কিন্তু কুরিয়ারে দিয়েছি মনে হয়" এমন অবস্থা থাকা চলবে না। আর স্ট্যাটাস বদলাবেন কাজটা সত্যিই হওয়ার পরে, আগে না। মনে মনে "এটা তো দুপুরেই পাঠাব" ভেবে আগেই কুরিয়ারে লিখে দিলে, আর দুপুরে কোনো কারণে পাঠানো না হলে, সেই অর্ডার আর কেউ খুঁজবে না। লিস্ট বলবে কুরিয়ারে আছে, আর প্যাকেটটা পড়ে থাকবে টেবিলের নিচে।

সকালে, রাতের অর্ডার কনফার্ম আর ট্যাগ

অনেক পেজে রাতেই অর্ডার বেশি আসে, যখন মানুষ শুয়ে শুয়ে ফোন দেখেন। তাই সকালের প্রথম কাজ হলো "নতুন" অর্ডারগুলো কনফার্ম করা। লিস্টটা সময় ধরে সাজান, আর সবচেয়ে পুরনো অর্ডার থেকে ফোন শুরু করুন। যিনি সবচেয়ে বেশি সময় অপেক্ষা করেছেন, তাঁরই অন্য পেজ থেকে কিনে ফেলার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি।

প্রতিটা কনফার্ম কলে চারটা জিনিস মুখে মুখে মিলিয়ে নিন। কোন প্রোডাক্ট, কোন সাইজ বা কালার, আর কয়টা লাগবে, সেটা কাস্টমারের মুখ থেকে একবার শুনে নিন। থানা আর জেলাসহ পুরো ঠিকানাটা তাঁকে দিয়েই আরেকবার বলান। ডেলিভারি চার্জসহ মোট কত টাকা দিতে হবে, সেটা আপনি পরিষ্কার করে বলুন। আর জিজ্ঞেস করুন, কোন দিন তিনি বাসায় বা অফিসে থাকবেন। শেষ প্রশ্নটা অনেকে বাদ দেন, অথচ কাস্টমার বাসায় না থাকলে ভালো অর্ডারও ফেরত আসে।

একটা ভুলের দাম কত, সেটা টাকায় দেখুন। এটা একটা উদাহরণ, আপনার কুরিয়ার চার্জ আর অ্যাডের খরচ আলাদা হবে। ধরুন ঢাকার বাইরের একজন কাস্টমার ১,২০০ টাকার একটা পাঞ্জাবি নিলেন, সাইজ L। খাতায় তাড়াহুড়োয় লেখা হলো XL। পার্সেল গেল, কাস্টমার দরজায় খুলে দেখে ফেরত দিলেন। যাওয়া-আসায় কুরিয়ারের চার্জ ধরুন ১৫০ টাকা গেল, প্যাকেটে ২০ টাকা, আর এই কাস্টমারকে আনতে অ্যাডে গিয়েছিল ধরুন ২০০ টাকা। বিক্রি হলো শূন্য, আর পকেট থেকে গেল ৩৭০ টাকা। সাথে গেল একজন কাস্টমারের বিশ্বাস, যিনি হয়তো সারা বছর আপনার কাছ থেকে কিনতেন। সকালের একটা মিনিটের কলে এই পুরো ক্ষতিটা আটকানো যেত।

সব কল সমান সহজে শেষ হয় না। কেউ ফোন ধরেন না, কেউ বলেন বিকেলে ফোন দিতে, কেউ বলেন বেতন পেয়ে নেবেন। এগুলো মনে রাখার জন্য স্ট্যাটাস না, ট্যাগ রাখুন। স্ট্যাটাস বলে অর্ডারটা কোন ধাপে আছে। ট্যাগ বলে ওই অর্ডার নিয়ে আপনার কী মনে রাখা দরকার। শুরুতে চারটা ট্যাগ রাখলেই চলে, "কল ধরেনি", "পরে কল", "হোল্ড" আর "VIP"। পরে কল চাইলে ট্যাগের পাশে সময়টাও লিখে রাখুন, যেমন "পরে কল, বিকেল ৫টা"। VIP দিন যিনি আগেও কয়েকবার কিনেছেন, যাতে তাঁর পার্সেল আগে যায় আর তাঁর সাথে কথাও একটু যত্ন করে হয়।

ট্যাগের শব্দগুলো একবার ঠিক করে আর বদলাবেন না। কেউ লিখলেন "ফোন ধরে নাই", কেউ "নো আন্সার", কেউ "কল রিসিভ করেনি", তাহলে শিটে ফিল্টার দিয়ে একসাথে সবাইকে বের করা যাবে না। একই শব্দ থাকলে দুপুরে এক ক্লিকে "কল ধরেনি" ট্যাগের সব অর্ডার বের করে আরেক দফা ফোন দিতে পারবেন। কয়বার ফোন দেবেন আর কখন হোল্ডে রাখবেন, সেই হিসাব আলাদা একটা বিষয়, এখানে শুধু লিস্টটা ঠিক রাখার কথা বলছি। সকালের কনফার্ম দুপুর ১২টার মধ্যে শেষ করার চেষ্টা করুন, কারণ পরের কাজটা কুরিয়ারের সময় ধরে চলে।

দুপুরে, একসাথে প্যাকিং আর কুরিয়ারে এন্ট্রি

প্যাকিং একটা একটা অর্ডার ধরে করবেন না, একসাথে করুন। প্রথমে কনফার্মড সব অর্ডারের লিস্ট থেকে গুনে নিন কোন প্রোডাক্ট মোট কয়টা লাগবে। ধরুন গুনে দেখলেন কালো পাঞ্জাবি M সাইজ লাগবে ১২টা, আর সাদা L লাগবে ৭টা। সবগুলো একবারেই তাক থেকে নামিয়ে ফেলুন। তারপর অর্ডার ধরে প্যাকেট বানান। একটা একটা অর্ডার ধরে বারবার তাকের কাছে গেলে হাঁটাহাঁটিতেই সময় যায়, আর ক্লান্ত হাতে ভুল সাইজ তোলার সুযোগও বাড়ে।

প্রতিটা প্যাকেটের গায়ে অর্ডার নম্বর আর কাস্টমারের নাম লিখে দিন। ছোট একটা কাজ, কিন্তু পরে কুরিয়ারের পার্সেলের সাথে আপনার লিস্ট মেলাতে এটাই সবচেয়ে কাজে লাগে। প্যাকেটের মুখ বন্ধ হলে স্ট্যাটাস প্যাকড করুন।

এবার আসে কুরিয়ারে এন্ট্রির কাজ। দিনে কয়েকটা পার্সেল হলে প্যানেলে একটা একটা করে এন্ট্রি দিলেই চলে। বেশি হলে Steadfast, Pathao আর RedX তিনটার প্যানেলেই এক ফাইলে অনেক অর্ডার তোলার বাল্ক আপলোড আছে। এতে কপি-পেস্টের সময় কমে, কিন্তু ফাইলটা আপনাকেই বানাতে হয়। Steadfast-এ কীভাবে এন্ট্রি আর পিকআপ রিকোয়েস্ট দেবেন, সেটা স্টেডফাস্ট মার্চেন্ট অ্যাকাউন্টের লেখায় ধাপে ধাপে আছে।

সময়টা খেয়াল রাখুন। অক্টোবর ২০২৬-এ Steadfast-এর ওয়েবসাইটের শর্তের পেজে লেখা আছে, রেগুলার ডেলিভারির জন্য পার্সেল এন্ট্রি আর পিকআপ রিকোয়েস্ট দুটোই বিকেল ৪টার মধ্যে মার্চেন্ট প্যানেলে দিতে হবে। অন্য কুরিয়ারের সময় আলাদা হতে পারে, নিজের কুরিয়ারের সময়টা জেনে নিন। দেরি হলে পার্সেল একদিন পিছিয়ে যায়। আর যে কাস্টমার আজ পার্সেল আশা করছিলেন, তিনি একদিন বেশি অপেক্ষা করলে মত বদলানোর সময় পান।

এন্ট্রির পর একটা কাজ কখনো বাদ দেবেন না। কুরিয়ার যে ট্র্যাকিং বা কনসাইনমেন্ট আইডি দেয়, সেটা আপনার লিস্টে ওই অর্ডারের পাশে তুলে রাখুন, তারপর স্ট্যাটাস কুরিয়ারে করুন। আইডি না থাকলে বিকেলে কুরিয়ারের প্যানেলের সাথে মেলানোর সময় নাম ধরে খুঁজতে হবে, আর একই নামের দুজন কাস্টমার থাকলে গোলমাল লাগবেই।

বিকেলে, স্ট্যাটাস মেলানো, হোল্ড আর ফেরত

পার্সেল কুরিয়ারে চলে গেলেই কাজ শেষ না। টাকা হাতে আসার আগ পর্যন্ত অর্ডারটা আপনার দায়িত্বে। তাই বিকেলে বা সন্ধ্যায় আধা ঘণ্টা রাখুন কুরিয়ারের প্যানেলের সাথে লিস্ট মেলানোর জন্য। আপনার লিস্টে যে অর্ডারগুলো "কুরিয়ারে" আছে, প্রতিটার আইডি দিয়ে প্যানেলে দেখুন। ডেলিভারি হয়ে গেলে ডেলিভারড করুন। কাস্টমার কিছু প্রোডাক্ট রেখে কিছু ফেরত দিলে আসলে কত টাকা উঠল, সেটা নোটে লিখে রাখুন, নইলে মাস শেষে টাকার হিসাব মিলবে না। দিনের শেষে লিস্টে একটার পর একটা ডেলিভারড দেখতে যে শান্তি লাগে, সেটা আসে এই আধা ঘণ্টা থেকেই।

কুরিয়ার কোনো পার্সেল হোল্ডে রাখলে সেদিনই কাস্টমারকে ফোন দিন। হোল্ড মানে সাধারণত রাইডার কাস্টমারকে পাননি, বা কাস্টমার অন্য দিন নিতে চেয়েছেন। সেলারদের সাধারণ অভিজ্ঞতা হলো, এক-দুই দিন কেউ খোঁজ না নিলে এমন পার্সেল অনেক সময় ফেরতের পথে চলে যায়। আপনার একটা ফোনে কাস্টমার বলতে পারেন কবে বাসায় থাকবেন, আর সেটা কুরিয়ারকে জানালে পার্সেলটা বেঁচে যায়।

ফেরত আসা পার্সেলের স্ট্যাটাস রিটার্ন করুন, কিন্তু স্টকে তোলার আগে প্যাকেট খুলে প্রোডাক্ট দেখুন। ভাঙা, দাগ লাগা বা কাস্টমারের পরে দেখা জিনিস আবার স্টকে তুললে সেটা পরের কাস্টমারের কাছে যাবে, আর আরেকটা ফেরত আনবে। কোনটা আবার বিক্রি করা যায় আর স্টক কীভাবে মেলাবেন, সেটা ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের লেখায় বিস্তারিত আছে।

সপ্তাহে একদিন আরেকটা ছোট কাজ করুন। লিস্টে যে অর্ডারগুলো অনেক দিন ধরে "কুরিয়ারে" পড়ে আছে, যেমন সাত দিনের বেশি, সেগুলো আলাদা করে বের করুন। এগুলোর কোনোটা হয়তো পথে আটকে আছে, কোনোটা ফেরত এসেছে অথচ আপনি টের পাননি। কুরিয়ারের সাপোর্টে আইডি দিয়ে খোঁজ নিন। যে পার্সেলের খোঁজ কেউ নেয় না, তার টাকাও সহজে আসে না।

ইনবক্স আর ফোনের অর্ডার একই লিস্টে তুলবেন যেভাবে

অর্ডার যেখান থেকেই আসুক, পেজের ইনবক্স, হোয়াটসঅ্যাপ, সরাসরি ফোন বা দোকানে এসে, সব যাবে একই লিস্টে। দুটো আলাদা লিস্ট মানে মাস শেষে দুটো আলাদা হিসাব, আর একটা না একটা অর্ডার দুই লিস্টের মাঝখানে পড়ে হারাবেই। লিস্টে একটা "কোথা থেকে" কলাম রাখুন, তাহলে মাস শেষে বুঝবেন কোন জায়গা থেকে বেশি অর্ডার আসে। চ্যাটে অর্ডার নেওয়ার মেসেজ টেমপ্লেট আর শিটের কলামগুলো নিয়ে হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার নেওয়ার লেখায় বিস্তারিত বলা আছে, এখানে আর দুটো কথা যোগ করি।

ফোনের অর্ডার লিখবেন ফোনে কথা বলতে বলতেই, পরে না। কাগজে টুকে রেখে "পরে শিটে তুলব" ভাবলে সেই কাগজ দিনের শেষে আর খুঁজে পাওয়া যায় না। লেখা শেষ হলে কাস্টমারকে পুরো অর্ডারটা একবার পড়ে শোনান। "ভাই, কালো পাঞ্জাবি M সাইজ একটা, মিরপুর ১০, মোট ১,২৭০ টাকা, ঠিক আছে?" এই পাঁচ সেকেন্ডেই অর্ধেক ভুল ধরা পড়ে।

কেউ অগ্রিম দিলে সেটা আলাদা ঘরে লিখুন, আর কুরিয়ারে এন্ট্রির সময় শুধু বাকি টাকাটা COD হিসেবে দিন। ধরুন ওপরের অর্ডারটাই, মোট ১,২৭০ টাকা, যার মধ্যে ৭০ টাকা ডেলিভারি চার্জ। কাস্টমার ওই ৭০ টাকা bKash-এ আগে পাঠিয়ে দিয়েছেন। তাহলে কুরিয়ার তুলবে ১,২০০ টাকা। এই হিসাবটা ভুল হলে কুরিয়ার কাস্টমারের কাছে পুরো টাকা চাইবে। যিনি আগে টাকা দিয়ে আপনাকে বিশ্বাস করলেন, দরজায় দাঁড়িয়ে তিনিই সবচেয়ে বেশি কষ্ট পাবেন।

WinningSeller-এ চ্যাট আর ফোনের অর্ডার তোলা হয় অর্ডারের পেজের "নতুন অর্ডার" ফর্মে, আর সেটা ওয়েবসাইটের অর্ডারের সাথে একই লিস্টে বসে। কাস্টমারের নম্বর লিখলে তাঁর আগের ঠিকানা আর আগের অর্ডারগুলো দেখায়, তাই পুরনো কাস্টমারের ঠিকানা আবার টাইপ করতে হয় না। "অগ্রিম পেয়েছেন" ঘরে টাকাটা লিখলে কুরিয়ার শুধু বাকিটা তোলে, আর ফোনেই কথা পাকা হলে "কনফার্ম করে রাখুন" চাপলে অর্ডারটা সরাসরি কনফার্মড হয়ে যায়।

দুই জায়গায় মাল থাকলে কোন অর্ডার কোথা থেকে যাবে?

ব্যবসা একটু বড় হলে মাল এক জায়গায় থাকে না। কারও বাসার একটা রুমে কিছু মাল, আর মার্কেটের ছোট দোকানে বাকিটা। কারও ঢাকায় একটা গুদাম, চট্টগ্রামে একজন পার্টনারের কাছে আরেকটা। তখন নতুন একটা ভুল শুরু হয়। ওয়েবসাইট বা খাতা বলছে মাল আছে, অথচ যে জায়গা থেকে আজ প্যাকিং হচ্ছে, সেখানে তাকটা খালি। তখন কাস্টমারকে ফোন দিয়ে দেরির কথা বলতে হয়, আর অনেকে অর্ডারটাই বাতিল করে দেন।

এর সহজ নিয়ম হলো একটা জায়গাকে "প্রধান" ধরা। ওয়েবসাইট আর অ্যাডের অর্ডার স্বাভাবিকভাবে ওখান থেকেই যাবে। দ্বিতীয় জায়গা থেকে পাঠাবেন শুধু তখন, যখন আপনি জেনে-বুঝে ঠিক করবেন, যেমন চট্টগ্রামের কাস্টমারকে চট্টগ্রাম থেকে, যাতে ডেলিভারি তাড়াতাড়ি হয়। প্রতিটা অর্ডারে লিখে রাখুন মাল কোথা থেকে গেল। ফেরত এলে সেটা ওই জায়গার হিসাবেই ফেরত তুলবেন, নইলে দুই জায়গার গোনা কখনো মিলবে না। আর প্রতিটা জায়গার জন্য কুরিয়ারের প্যানেলে আলাদা পিকআপ ঠিকানা রাখুন, যাতে রাইডার ভুল ঠিকানায় না যান।

সপ্তাহে একদিন দুই জায়গার স্টক মিলিয়ে নিন। যে জায়গায় কোনো প্রোডাক্ট শেষের দিকে, সেখানে অন্য জায়গা থেকে মাল সরিয়ে দিন। কাজটা ছোট, কিন্তু না করলে বিক্রি হবে এক জায়গায় আর মাল জমে থাকবে আরেক জায়গায়।

WinningSeller-এ ঠিক এই নিয়মটাই "ওয়্যারহাউজ" পেজে বসানো আছে। একটাই জায়গা থাকলে আপনাকে কিছু করতে হয় না, প্রধান ওয়্যারহাউজটা আগে থেকেই বানানো থাকে। একাধিক থাকলে ওয়েবসাইটে সব জায়গার মোট স্টক দেখায়, আর ওয়েবসাইটের অর্ডারের মাল আগে প্রধানটা থেকে কাটে, কম পড়লে বাকিটা অন্যগুলো থেকে। হাতে অর্ডার লেখার সময় কোন ওয়্যারহাউজ থেকে পাঠাবেন সেটা বেছে নেওয়া যায়, আর সেই অর্ডার বাতিল বা রিটার্ন হলে মাল সেখানেই ফেরত যায়।

মাস শেষে অর্ডারের লিস্ট এক্সেলে নামাবেন কেন, কীভাবে?

মাস শেষে পুরো মাসের অর্ডার লিস্টটা একটা আলাদা ফাইলে রেখে দিন। সবচেয়ে বড় কারণ টাকা। সপ্তাহে সপ্তাহে কুরিয়ারের পেমেন্ট মেলালেও মাসের শেষে একবার দেখুন, কুরিয়ার পুরো মাসে যত টাকা পাঠাল সেটা আপনার ডেলিভারড অর্ডারের মোট টাকার সাথে মেলে কিনা। কোনো পার্সেলের টাকা না এলে এখানেই ধরা পড়ে, আর তখনো আইডি দিয়ে কুরিয়ারের কাছে খোঁজ নেওয়া যায়। দুই মাস পরে ধরা পড়লে সেই পার্সেল খুঁজে বের করা অনেক কঠিন।

আরেকটা কারণ পুরনো কাস্টমার। যাঁরা আগে কিনে পার্সেল রেখেছেন, তাঁদের নাম আর নম্বরই আপনার সবচেয়ে দামি লিস্ট। নতুন কালেকশন এলে বা ঈদের আগে তাঁদের ফোন দিলে অ্যাডের টাকা ছাড়াই অর্ডার আসে। এই লিস্ট মাসে মাসে জমিয়ে না রাখলে ছয় মাস পর আর খুঁজে পাবেন না।

শেষ কারণটা অনেকে ভাবেনই না। ফোন হারাতে পারে, শিটটা ভুল করে কেউ মুছে দিতে পারে, অ্যাকাউন্টে ঢোকা বন্ধ হতে পারে। মাসের একটা কপি নিজের কম্পিউটারে বা ড্রাইভে থাকলে এক ভুলে পুরো ব্যবসার ইতিহাস হারায় না।

হাতে করার নিয়মটা সহজ। Google Sheets-এ প্রতি মাসের অর্ডার রাখুন আলাদা ট্যাবে। মাস শেষ হলে File মেনু থেকে Download করে Microsoft Excel (.xlsx) ফাইল হিসেবে নামিয়ে নিন, ফাইলের নামে মাস আর বছর লিখুন। চলতি শিট থেকে পুরনো মাসের সারি মুছবেন না, ট্যাবটা শুধু শেষের দিকে সরিয়ে দিন। তারপর ডেলিভারড অর্ডারগুলো ফিল্টার করে সেই মাসের বিক্রি আর লাভের হিসাব করুন।

অর্ডার যখন দিনে ৫০-১০০ ছাড়ায়, তখন ওপরের পুরো রুটিনটা হাতে চালানো সত্যিই কষ্টের, আর এখানেই একটা সফটওয়্যার আপনার সময় ফেরত দেয়। WinningSeller-এ কনফার্মড অর্ডারগুলোতে টিক দিয়ে "কুরিয়ারে পাঠান" চাপলে একসাথে পার্সেল হয়ে যায়, Steadfast, Pathao, RedX, Paperfly, Carrybee আর eCourier, এই ছয়টার যেটা আপনি কানেক্ট করেছেন সেখানে। এরপর ডেলিভারি বা রিটার্নের খবর কুরিয়ার থেকে নিজে থেকেই অর্ডারে চলে আসে, তাই বিকেলে প্যানেল খুলে একটা একটা মেলাতে হয় না। ওপরের চারটা ট্যাগ আগে থেকেই বানানো থাকে, আর স্ট্যাটাস বা ট্যাগ একবারে ২০০টা অর্ডারে পর্যন্ত বদলানো যায়। মাস শেষে "CSV নামান" চাপলে যে ফিল্টার দিয়ে লিস্ট দেখছেন, সেই অর্ডারগুলো বাংলা কলামের নামসহ একটা ফাইলে নেমে আসে, যেটা Excel-এ খোলে। বাকি ফিচারগুলো ফিচারের পেজে দেখে নিতে পারেন।

আজ বড় কিছু বদলাতে হবে না। শুধু আপনার লিস্টে একটা স্ট্যাটাস কলাম আর একটা ট্র্যাকিং আইডির কলাম যোগ করুন, আর কাল সকাল থেকে কাজগুলো সকাল, দুপুর আর বিকেলে ভাগ করে করুন। এক সপ্তাহ পর দেখবেন, "ভাই আমার পার্সেল কই" ফোনগুলোর উত্তর আপনি লিস্ট খুলেই দিতে পারছেন।

সাধারণ প্রশ্ন

অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী?

অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হলো এমন একটা জায়গা, যেখানে সব অর্ডার এক লিস্টে থাকে আর প্রতিটার গায়ে লেখা থাকে সেটা এখন কোন ধাপে আছে। খাতা বা Google Sheets দিয়েও এটা চালানো যায়, আবার আলাদা সফটওয়্যার দিয়েও। আসল কথা হলো নিয়মটা, মানে কোন অর্ডার কখন কে কোন ধাপে তুলবেন।

অর্ডার ম্যানেজমেন্টের জন্য কি সফটওয়্যার লাগবেই?

না, দিনে ১০-১৫টা অর্ডার হলে একটা ভালো সাজানো শিটই যথেষ্ট। সফটওয়্যারের দরকার পড়ে যখন একই অর্ডার দুই-তিন জায়গায় টাইপ করতে হয়, দুজন মানুষ একই লিস্টে কাজ করেন, বা সপ্তাহে একাধিক অর্ডার খুঁজে পাওয়া যায় না। তখন সময় আর ভুল দুটোই এত বাড়ে যে হাতের নিয়মে আর কুলায় না।

অর্ডার শিট কীভাবে বানাবো, এক্সেল টেমপ্লেট লাগবে?

আলাদা টেমপ্লেট লাগে না, Google Sheets-এ নিজেই কলামগুলো বসিয়ে নিন। অর্ডার নম্বর, তারিখ, নাম, মোবাইল, পুরো ঠিকানা, প্রোডাক্ট ও সাইজ, মোট টাকা, অগ্রিম, স্ট্যাটাস, ট্যাগ আর কুরিয়ারের ট্র্যাকিং আইডি রাখলেই কাজ চলে। মাস শেষে File মেনু থেকে Download করে Microsoft Excel ফাইল হিসেবে রেখে দিন।

নতুন অর্ডার এলে সাথে সাথে জানব কীভাবে?

শিটে অর্ডার নিলে নিজে থেকে জানার উপায় কম, তাই দিনে কয়েকবার নির্দিষ্ট সময়ে লিস্ট খুলে দেখার অভ্যাস করুন। WinningSeller-এ "নতুন অর্ডারের শব্দ" চালু করলে নতুন অর্ডার এলে শব্দ হয় আর ছোট একটা মেসেজ দেখায়। ব্রাউজারের নিয়মে চালু করার জন্য একবার ক্লিক করতে হয়, আর শব্দ পেতে ট্যাবটা খোলা রাখতে হয়।

কুরিয়ারে পার্সেল এন্ট্রি কয়টার মধ্যে দিলে সেদিন পিকআপ হয়?

এটা কুরিয়ার ধরে আলাদা। Steadfast-এর শর্তের পেজে লেখা আছে, রেগুলার ডেলিভারির জন্য পার্সেল এন্ট্রি আর পিকআপ রিকোয়েস্ট দুটোই বিকেল ৪টার মধ্যে মার্চেন্ট প্যানেলে দিতে হয়। অন্য কুরিয়ারের সময়টা তাদের প্যানেল বা সাপোর্ট থেকে জেনে নিন, আর নিজের রুটিন সেই সময়ের আগে শেষ করুন।

অর্ডার কনফার্মের পর কাস্টমার সাইজ বা প্রোডাক্ট বদলাতে চাইলে কী করবো?

পার্সেল কুরিয়ারে যাওয়ার আগে হলে অর্ডারটা ঠিক করে মোট টাকা আবার মিলিয়ে নিন, তারপর কাস্টমারকে নতুন টাকার অঙ্কটা বলুন। পার্সেল কুরিয়ারে চলে গেলে ওই কুরিয়ারের নিয়ম মেনে চলতে হয়, আর তখন বদলানো অনেক কঠিন। এজন্যই কনফার্ম কলে সাইজ আর কালার মুখে মুখে মিলিয়ে নেওয়াটা এত দরকারি।