কুরিয়ারের কাছে কত টাকা পাওনা? COD পেমেন্ট মিলিয়ে দেখার নিয়ম

COD পেমেন্ট মিলিয়ে দেখা মানে কুরিয়ার যে টাকা পাঠাল, সেটা আপনার ডেলিভারি হওয়া অর্ডারগুলোর সাথে পার্সেল ধরে ধরে মেলানো। প্রতিটা পার্সেলে তিনটা সংখ্যা দেখতে হয়। কাস্টমারের কাছ থেকে কত তোলা হলো, কুরিয়ার ডেলিভারি চার্জ, COD চার্জ আর ফেরতের চার্জ মিলিয়ে কত কাটল, আর শেষে আপনাকে কত দিল। নিজের হিসাবে কুরিয়ারের কাছে যত পাওনা, আর হাতে যা এলো, দুটোর ফারাকই আপনার কাজের তালিকা। নিচে আছে ইনভয়েসে কী থাকে, কনসাইনমেন্ট নম্বর ধরে কীভাবে মেলাবেন, টাকা কম আসার পাঁচটা চেনা কারণ, আর গরমিল পেলে কী লিখে পাঠাবেন।

রবিবার সকালে bKash-এ Steadfast-এর পেমেন্ট এলো ১১,৬৮৯ টাকা। আপনার খাতায় গত সপ্তাহে Steadfast-এ বারোটা ডেলিভারি আর দুইটা ফেরত, মনে মনে ভেবেছিলেন বারো-তেরো হাজার আসবে। হাজার টাকার মতো কম। কোথায় গেল? একটা পার্সেল কি বাদ পড়ল, নাকি চার্জ বেশি কাটল, নাকি আপনার হিসাবেই ভুল? মেলানোর নিয়ম না জানলে এই প্রশ্নটা মাথায় নিয়েই পরের সপ্তাহের কাজে নেমে পড়েন, আর ছোট ছোট গরমিল মাসের পর মাস জমতে থাকে।

কুরিয়ারের পেমেন্ট ইনভয়েসে কী কী থাকে

কুরিয়ার টাকা পাঠানোর সাথে একটা হিসাব দেয়, কেউ বলে ইনভয়েস, কেউ স্টেটমেন্ট, কেউ পেমেন্ট হিস্ট্রি। ২০২৬ সালের ১২ অক্টোবর কোনো কুরিয়ারের পাবলিক ওয়েবসাইটে এই হিসাবের ঘরগুলোর পুরো তালিকা দেখা যায়নি। Steadfast-এর বিজনেস পেজে লেখা, মাসশেষের রিপোর্টে ডেলিভারি, রিটার্ন আর COD শিট হিসেবে নামানো যায়। Paperfly-র FAQ-তে লেখা, রবি থেকে বৃহস্পতি ইনভয়েস তৈরি হয়ে তাদের WINGS প্যানেলে আসে। Pathao আর Carrybee-র শর্তে প্রতিটা পেমেন্টের স্টেটমেন্ট রেজিস্টার করা ইমেইলে আসার কথা, আর RedX-এর শর্তে প্রতি মাসের শেষে একটা ইনভয়েস।

ঘরের নাম কুরিয়ারভেদে আলাদা হলেও প্রায় সব হিসাবে প্রতিটা পার্সেলের জন্য একই রকম কয়েকটা জিনিস থাকে। কনসাইনমেন্ট নম্বর বা ট্র্যাকিং কোড, আপনার দেওয়া ইনভয়েস বা অর্ডার নম্বর, কাস্টমারের কাছ থেকে তোলা টাকা, ডেলিভারি চার্জ, COD চার্জ, ফেরত হলে ফেরতের চার্জ, কোনো সমন্বয় থাকলে সেটা, আর শেষে আপনাকে দেওয়া টাকা। নিজের প্যানেল খুলে প্রথমবার দেখে নিন আপনার কুরিয়ার কোন ঘরকে কী নামে ডাকে।

চার্জগুলো কীভাবে কাটে, সেটা আগে জানা থাকলে মেলানো অর্ধেক হয়ে যায়। নিচের তথ্য ২০২৬ সালের ১২ অক্টোবর প্রতিটা কুরিয়ারের নিজের ওয়েবসাইট, শর্তের পেজ আর FAQ থেকে নেওয়া। নিজের অ্যাকাউন্টে চুক্তির রেট আলাদা হতে পারে, তখন প্যানেলের রেটই আসল।

খেয়াল করুন, দুই জায়গায় কুরিয়ারের নিজের দুই পেজে দুই কথা। Pathao-র ইংরেজি FAQ বলে ঢাকা মেট্রোতে ০.৫%, অথচ বাংলা পেজ আর চার্জের টেবিল বলে ১%। Paperfly-র চার্জের পেজ বলে একই শহরে ০%, শর্তের পেজ বলে ০.৫%। এমন জায়গায় প্রথম কয়েকটা ইনভয়েসে দেখে নিন আসলে কত কাটছে, আর সেটাই নিজের হিসাবে বসান। টাকা কবে আসে আর তার মধ্যে স্টক আর অ্যাডের টাকা কীভাবে সামলাবেন, সেটা ক্যাশ অন ডেলিভারির ক্যাশ ফ্লোর লেখায় আছে, এখানে শুধু টাকাটা মেলানোর কথা।

COD পেমেন্ট মিলিয়ে দেখবেন যেভাবে, নিজের লিস্ট ধরে

মেলানোর জন্য দুটো লিস্ট লাগে। একটা কুরিয়ারের, একটা আপনার নিজের। কুরিয়ারের হিসাবটা পারলে শিট বা Excel হিসেবে নামান, PDF হিসেবে না। PDF দেখতে সুন্দর, কিন্তু তার সংখ্যা নিয়ে সাজানো বা খোঁজা যায় না, আর তিনশো পার্সেলের PDF চোখে মেলাতে গেলে ভুল হবেই। প্যানেলে শিট নামানোর অপশন না পেলে KAM-কে জিজ্ঞেস করুন।

নিজের লিস্টে প্রতিটা ডেলিভারি হওয়া অর্ডারের কনসাইনমেন্ট নম্বর, কাস্টমারের কাছ থেকে কত তোলার কথা, আর আপনার হিসাবে ডেলিভারি চার্জ কত, এই তিনটা থাকতে হবে। ফেরত আসা অর্ডারগুলো আলাদা করে রাখুন, কারণ সেগুলোতে টাকা আসে না, শুধু চার্জ কাটে। কনসাইনমেন্ট নম্বর না রাখলে মেলানো প্রায় অসম্ভব, কারণ কাস্টমারের নাম দুই লিস্টে দুই বানানে থাকে, আর একই নামে দুজন কাস্টমারও থাকেন।

এবার কাজটা। একটা Google Sheets খুলে বাঁ পাশে নিজের লিস্ট আর ডান পাশে কুরিয়ারের লিস্ট বসান। দুটোই কনসাইনমেন্ট নম্বর ধরে ছোট থেকে বড় সাজান। এখন প্রতিটা সারিতে বাঁ আর ডানের নম্বর পাশাপাশি আসবে। যে সারিতে নম্বর আর টাকা দুটোই মিলল, তার পাশে একটা টিক দিন। যেখানে নম্বর মিলল কিন্তু টাকা মিলল না, সেটা হলুদ রং করুন। আর যে নম্বর শুধু এক পাশে আছে, সেটা লাল। কোনো সারি মুছবেন না, শুধু দাগ দিন। মুছলে পরের সপ্তাহে আর বুঝবেন না কোনটা কেন বাদ গিয়েছিল।

শেষে হলুদ আর লাল সারিগুলোই আপনার আসল কাজ। পঞ্চাশটা পার্সেলের সপ্তাহে সাধারণত তার সংখ্যা হাতে গোনা কয়েকটা। প্রতিটার পাশে এক শব্দে কারণ লিখুন, যেমন "ওজন", "নেই", "দুবার", তারপর পরের অংশের পাঁচ কারণের সাথে মিলিয়ে দেখুন।

WinningSeller-এ নিজের লিস্টটা আলাদা করে বানাতে হয় না। অর্ডারের লিস্টে স্ট্যাটাস "ডেলিভারড" আর নির্দিষ্ট কুরিয়ার বেছে "CSV নামান" চাপলে একটা ফাইল আসে, যেখানে "কুরিয়ার তুলবে" কলামে কাস্টমারের কাছ থেকে তোলার টাকা আর "ট্র্যাকিং" কলামে কনসাইনমেন্ট নম্বর থাকে, Excel বা Google Sheets-এ সরাসরি খোলে। এটাই আপনার বাঁ পাশের লিস্ট।

টাকা কম আসার পাঁচ কারণ

হলুদ আর লাল সারিগুলো সাধারণত এই পাঁচটা কারণের কোনো একটায় পড়ে। কারণটা চিনলে কী প্রমাণ লাগবে, সেটাও বোঝা যায়।

১. ওজন বেশি ধরা

আপনি পাঠালেন ৯০০ গ্রামের পার্সেল, ইনভয়েসে লেখা ১.২৫ কেজি, চার্জ এক ধাপ বেশি। এটা সবচেয়ে বেশি হয়, আর এক পার্সেলে টাকাটা ছোট বলে কেউ ধরেন না। তবে বক্সের মাপ নিয়েও একটা কথা আছে। Paperfly-র শর্তে লেখা, তারা আসল ওজন আর বক্সের মাপ থেকে বের করা ওজনের মধ্যে যেটা বেশি সেটা ধরে, আর মাপের হিসাব লম্বা × চওড়া × উচ্চতা (ইঞ্চিতে) ÷ ৩৬৬। একই পেজের আরেকটা ধারায় আবার লেখা, বিল হবে পাঠানোর আগে মাপা আসল ওজনে, মানে এখানেও পেজটা নিজের সাথে মেলে না। মানে ১৪ × ১০ × ৬ ইঞ্চির একটা বক্স, ভেতরে যত হালকা জিনিসই থাকুক, ৮৪০ ÷ ৩৬৬ = প্রায় ২.৩ কেজি ধরা হতে পারে। তাই প্রমাণের জন্য প্যাকিংয়ের সময় প্রতিটা পার্সেল স্কেলে রেখে একটা ছবি তুলুন, ছবিতে লেবেলের নম্বর দেখা গেলে আরও ভালো।

২. ডেলিভারি হওয়া পার্সেল রিটার্ন দেখানো

কাস্টমার বলছেন পেয়েছেন, টাকাও দিয়েছেন, অথচ ইনভয়েসে পার্সেলটা ফেরত। এখানে টাকা কম আসে পুরো পার্সেলের দামটাই। কাস্টমারকে ফোন করে জেনে নিন কবে, কাকে টাকা দিয়েছেন, আর পার্সেলের স্ট্যাটাসের পুরো ইতিহাসের স্ক্রিনশট রাখুন। স্ট্যাটাস ভুল দেখালে কী করবেন, তার বিস্তারিত পার্সেলের স্ট্যাটাসের মানে নিয়ে লেখায় আছে।

৩. পুরো টাকা না তোলা

আপনি বলেছিলেন ১,২৩৫ টাকা তুলতে, ইনভয়েসে তোলা টাকা ১,১০০। কখনো কাস্টমার একটা জিনিস রেখে বাকিটা ফেরত দেন, কখনো রাইডারের সাথে দরদাম করে ডেলিভারি চার্জ দেননি। দোষটা সবসময় কুরিয়ারের না, কিন্তু জানা দরকার। কাস্টমারকে জিজ্ঞেস করুন কত দিয়েছেন, আর পার্সেলে আংশিক ডেলিভারির কোনো নোট আছে কি না দেখুন।

৪. কোনো ইনভয়েসেই না থাকা পার্সেল

আপনার লিস্টে পার্সেলটা ডেলিভারড, কুরিয়ারের এই সপ্তাহের ইনভয়েসে নেই। বেশিরভাগ সময় এটা দেরি, ডেলিভারি হয়েছে সপ্তাহের শেষ দিন, টাকা আসবে পরের ইনভয়েসে। তাই লাল সারিটা মুছবেন না, পরের সপ্তাহের শিটে আগে এটাই খুঁজুন। পরের ইনভয়েসেও না এলে সেটা আর দেরি না, তখনই লিখে জানান, আর পার্সেলটা হারিয়ে গেছে মনে হলে দেরি করবেন না। RedX-এর FAQ-তে হারানো বা নষ্ট পার্সেলের কথা ৩ দিনের মধ্যে জানাতে বলা আছে, আর Paperfly ও Carrybee-র ১৫ দিনের ঘড়ি চলে পিকআপের দিন থেকে।

৫. ফেরতের চার্জ দুবার বা নিয়মের বাইরে

একই ফেরত পার্সেলের চার্জ দুই ইনভয়েসে, বা যে এলাকায় ফেরতের আলাদা চার্জ নেই সেখানে চার্জ কাটা। নিয়মটা কুরিয়ারভেদে আলাদা। ২০২৬ সালের ১২ অক্টোবর Pathao-র বাংলা FAQ-তে লেখা, ঢাকা মেট্রোর বাইরের ফেরতে ডেলিভারি চার্জের সাথে বাড়তি আরও ৫০% রিটার্ন চার্জ (মেট্রোর ভেতরে নেই, তবে আংশিক আর এক্সচেঞ্জ ডেলিভারিতে আছে), Carrybee-র শর্তেও ডেলিভারি চার্জের সাথে মূল চার্জের ৫০%, eCourier-এর শর্তে ফেরতের চার্জ ডেলিভারি চার্জের সমান, আর Paperfly-র শর্তের পেজে লেখা ফেরতে বাড়তি চার্জ নেই, শুধু একবারের চেষ্টার চার্জ। Steadfast-এর দুই পেজে দুই কথা। শর্তে লেখা ফেরত পার্সেলে আলাদা চার্জ নেই, তবে বাতিল পার্সেলেও ডেলিভারি চার্জ দিতে হয়, আর বিজনেস পেজে লেখা ফেরতের চার্জ আলাদা, তাই প্যানেলে মিলিয়ে নিন। RedX-এর পেজে ফেরতের চার্জ ছাপা নেই, তবে তাদের রেট ক্যালকুলেটরের ডেটায় ঢাকার ভেতরে শূন্য আর বাকি জায়গায় ডেলিভারি চার্জের অর্ধেক দেখায়, প্যানেলে মিলিয়ে নিন।

দুই কুরিয়ারের এক সপ্তাহ, মিলিয়ে দেখা (উদাহরণ)

এবার একটা পুরো সপ্তাহ মিলিয়ে দেখি। দাম আর পার্সেলের সংখ্যা বোঝানোর জন্য বানানো, কোনো দোকানের খাতা থেকে নেওয়া না। চার্জ ২০২৬ সালের ১২ অক্টোবর কুরিয়ারগুলোর নিজের পেজ আর রেট ক্যালকুলেটর থেকে। ধরুন আপনি ঢাকার বাইরের পার্সেল পাঠান Steadfast-এ আর ঢাকার ভেতরের পার্সেল RedX-এ।

Steadfast-এ বারোটা পার্সেল ডেলিভারি হলো, প্রতিটায় কাস্টমার দিলেন ১,২৩৫ টাকা, মানে ১,১০০ টাকার প্রোডাক্ট আর ১৩৫ টাকা ডেলিভারি চার্জ। তোলা হলো ১২ × ১,২৩৫ = ১৪,৮২০ টাকা। রেট ক্যালকুলেটরে দেখা, ঢাকার বাইরে ১ কেজি পর্যন্ত চার্জ ১৩৫ টাকা, প্রতি বাড়তি কেজিতে ২০ টাকা বেশি। পার্সেলগুলো ১ কেজির মধ্যে, তাই বারোটায় ১,৬২০ টাকা। COD চার্জ ডেলিভারি চার্জ বাদে বাকি ১,১০০ টাকার ১%, মানে প্রতিটায় ১১ টাকা, বারোটায় ১৩২ টাকা। দুইটা ফেরত, শর্ত অনুযায়ী শুধু ডেলিভারি চার্জ, ২ × ১৩৫ = ২৭০ টাকা। আপনার হিসাবে পাওনা ১৪,৮২০ − ১,৬২০ − ১৩২ − ২৭০ = ১২,৭৯৮ টাকা। হিসাব সহজ রাখতে VAT বাদ দিলাম, Steadfast-এর রেট পেজে লেখা চার্জের ওপর VAT আলাদা, তাই আসল পেমেন্ট এর চেয়ে কিছুটা কম আসবে।

RedX-এ ঢাকার ভেতরে আটটা ডেলিভারি, প্রতিটায় কাস্টমার দিলেন ১,১৬৫ টাকা, মানে ১,১০০ টাকার প্রোডাক্ট আর ৬৫ টাকা ডেলিভারি চার্জ। তোলা হলো ৮ × ১,১৬৫ = ৯,৩২০ টাকা। RedX-এর FAQ-তে ঢাকার ভেতরে চার্জ ৬৫ টাকা, আর হোমপেজে লেখা ঢাকার ভেতরে COD ০%। ডেলিভারি চার্জ ৮ × ৬৫ = ৫২০ টাকা। একটা ফেরত, ধরুন শুধু ৬৫ টাকা কাটার কথা। পাওনা ৯,৩২০ − ৫২০ − ৬৫ = ৮,৭৩৫ টাকা। দুই কুরিয়ার মিলিয়ে পাওনা ১২,৭৯৮ + ৮,৭৩৫ = ২১,৫৩৩ টাকা।

এলো Steadfast থেকে ১১,৬৮৯ আর RedX থেকে ৮,৬৭০, মোট ২০,৩৫৯ টাকা। কম এসেছে ২১,৫৩৩ − ২০,৩৫৯ = ১,১৭৪ টাকা। শিট মেলাতেই তিনটা সারি রং হলো। Steadfast-এর একটা পার্সেল ইনভয়েসে নেই, লাল। সেটার পাওনা ১,২৩৫ − ১৩৫ − ১১ = ১,০৮৯ টাকা। আরেকটা পার্সেলের ওজন ধরা ১.২৫ কেজি, চার্জ ১৩৫ না, ১৫৫, মানে ২০ টাকা বেশি, হলুদ। আর RedX-এর ফেরত পার্সেলটার ৬৫ টাকা দুবার কাটা, হলুদ। ১,০৮৯ + ২০ + ৬৫ = ১,১৭৪। পুরো গরমিলটা ব্যাখ্যা হলো।

এবার কোনটার জন্য কী করবেন। লাল সারির ১,০৮৯ টাকা সম্ভবত দেরি, পার্সেলটা ডেলিভারি হয়েছিল বৃহস্পতিবার রাতে, তাই পরের সপ্তাহের শিটে আগে এটা খুঁজবেন। ওজনের ২০ আর দুবারের ৬৫, মোট ৮৫ টাকা, প্রমাণসহ দাবি করবেন। ৮৫ টাকা শুনতে ছোট লাগে। কিন্তু মাসে তিনশো পার্সেলে প্রতি পার্সেলে গড়ে ১০ থেকে ২০ টাকার এমন গরমিল থাকলে মাসে ৩,০০০ থেকে ৬,০০০ টাকা, যেটা অনেক ছোট দোকানের এক সপ্তাহের লাভ।

গরমিল পেলে কুরিয়ারকে কী পাঠাবেন

দাবি সবসময় লিখে করুন, প্যানেলের টিকিটে বা KAM-এর WhatsApp-এ, শুধু ফোনে না। ফোনে বললে কেউ মনে রাখেন না, আর পরের মাসে "কবে বলেছিলেন?" প্রশ্নের উত্তর আপনার কাছে থাকে না। লেখার সময় প্রতিটা পার্সেল আলাদা লাইনে দিন, সব এক বাক্যে না।

একটা দাবির মেসেজে পাঁচটা জিনিস থাকুক। কনসাইনমেন্ট নম্বর, কোন ইনভয়েস বা কোন তারিখের পেমেন্ট, ইনভয়েসে কী লেখা, আপনার হিসাবে কী হওয়ার কথা, আর প্রমাণ। যেমন, "কনসাইনমেন্ট ১২৩৪৫৬৭, ৫ অক্টোবরের ইনভয়েস। ওজন ধরা হয়েছে ১.২৫ কেজি, চার্জ ১৫৫ টাকা। পাঠানোর দিন ওজন ছিল ৯০০ গ্রাম, স্কেলের ছবি দিলাম। ২০ টাকা ফেরত দেওয়ার অনুরোধ।" এমন পরিষ্কার মেসেজে কুরিয়ারের লোকের কাজ সহজ হয়, আর উত্তরও তাড়াতাড়ি আসে।

দাবি পাঠানোর পরে শিটে সেই সারির পাশে লিখে রাখুন কবে পাঠালেন, আর উত্তর এলে কী হলো। কুরিয়ার মানলে পরের ইনভয়েসে সমন্বয় হয়ে আসে, তখন সারিটায় টিক দিন। না মানলে সেটা নিজের লাভ-ক্ষতির হিসাবে খরচ হিসেবে তুলুন, যাতে মাস শেষে লাভ বেশি না দেখায়। মাসের পুরো লাভ-ক্ষতি কীভাবে রাখবেন, সেটা অনলাইন ব্যবসার হিসাব রাখার লেখায় আছে।

কখন এত খুঁটিয়ে মেলানোর দরকার নেই

মাসে বিশ-ত্রিশটা পার্সেল আর একটাই কুরিয়ার হলে প্রতি সপ্তাহে শিট মেলানোর দরকার নেই। মাসে একবার মোট হিসাব মিলিয়ে নিন, ডেলিভারি হওয়া পার্সেলের সংখ্যা আর কুরিয়ার থেকে আসা মোট টাকা। মোটামুটি মিললে সেটাই যথেষ্ট, আর বড় গরমিল দেখলে তখন পার্সেল ধরে খুঁজুন।

এক-দুই টাকার পার্থক্যের পেছনে সময় দেবেন না। COD চার্জ প্রতিটা পার্সেলে গোল করে কাটা হয়, তাই আপনার হিসাব আর কুরিয়ারের হিসাবে এক টাকার এদিক-ওদিক হবেই। আমি ১০ টাকার নিচের গরমিলকে গরমিল ধরি না, যদি না একই কারণ বারবার আসে। আপনার সময়ের দাম আছে, সেটা ওজন আর হারানো পার্সেলের মতো বড় গরমিলে দিন।

আর পরপর তিন-চার মাস কোনো গরমিল না পেলে প্রতি পার্সেল না মিলিয়ে শুধু হলুদ-লালের ঝুঁকি যেখানে বেশি, সেখানে চোখ রাখুন। ভারী বা বড় বক্সের পার্সেলের ওজন, আর যে পার্সেল দশ দিনের বেশি ধরে কোনো ইনভয়েসে আসেনি। Steadfast-এ পেমেন্ট রিকোয়েস্ট কীভাবে দেবেন আর টাকা কবে আসে, সেই ধাপগুলো Steadfast মার্চেন্ট অ্যাকাউন্টের লেখায় আছে।

সপ্তাহে আধা ঘণ্টার রুটিন

একটা দিন ঠিক করুন, যেমন প্রতি রবিবার সকাল, আর সেদিন এই কাজগুলো এই ক্রমে করুন। প্রতিটা কুরিয়ারের প্যানেল থেকে গত সপ্তাহের হিসাব শিট হিসেবে নামান। নিজের ডেলিভারি হওয়া অর্ডারের লিস্ট নামান। দুটো কনসাইনমেন্ট নম্বর ধরে সাজিয়ে টিক, হলুদ আর লাল দিন। আগের সপ্তাহের লাল সারিগুলো এই সপ্তাহে এসেছে কি না দেখুন। নতুন হলুদ আর পুরনো লালের জন্য প্রমাণসহ দাবি পাঠান। আর যত টাকা এলো, সেটা খাতায় তুলে সপ্তাহটা বন্ধ করুন।

WinningSeller-এ এই রুটিনের শেষ ধাপটা হিসাব-নিকাশের "কুরিয়ার হিসাব" ট্যাবে হয়। সেখানে প্রতিটা কুরিয়ারের পাশে দেখায় "কুরিয়ার তুলেছে", "ডেলিভারি চার্জ", "ক্যাশ কালেকশন ফি", "রিটার্ন পার্সেলের চার্জ", "আপনাকে দিয়েছে" আর "আপনার পাওনা", সাথে পথে থাকা পার্সেলের সংখ্যা আর টাকা, দোকান শুরুর দিন থেকে আজ পর্যন্ত। কুরিয়ার টাকা পাঠালে "কুরিয়ার টাকা দিলে লিখুন"-এ টাকা, তারিখ আর রেফারেন্সে ইনভয়েস বা ট্রানজেকশন নম্বর লিখে "পেমেন্ট যোগ করুন" চাপলে পাওনা থেকে বাদ যায়।

তবে একটা কথা জেনে রাখুন। এই চার্জগুলো কুরিয়ারের ইনভয়েস পড়ে আসে না, আসে আপনার নিজের সেটিংস থেকে। "সেটিংস" ট্যাবে ক্যাশ কালেকশন ফি কত শতাংশ, রিটার্ন পার্সেলের চার্জ ডেলিভারি চার্জের কত শতাংশ, আর কোনো কুরিয়ার পার্সেলের চার্জ না জানালে প্রতি অর্ডারে কত টাকা ধরবে, এগুলো আপনি লিখে দেন। ক্যাশ কালেকশন ফির ঘর একটাই, সব কুরিয়ারের জন্য, তাই কুরিয়ার বা এলাকাভেদে COD আলাদা হলে পাওনার সংখ্যাটা আন্দাজ। এজন্যই স্ক্রিনেই লেখা থাকে, কুরিয়ারের ইনভয়েসের সাথে মিলিয়ে নিন। ওপরের শিট মেলানোর কাজটা তাই থাকছেই, শুধু কোন কুরিয়ারের কাছে মোটামুটি কত পাওনা, সেটা প্রতিদিন এক নজরে দেখা যায়। অর্ডার, কুরিয়ার বুকিং আর হিসাবের বাকি কাজগুলো ফিচারের পেজে একসাথে দেখা যায়।

আজই করে ফেলুন

পরের পেমেন্ট আসার আগে আজ এগুলো করে রাখুন।

1. যে কুরিয়ারে সবচেয়ে বেশি পাঠান, তার প্যানেলে ঢুকে দেখুন গত সপ্তাহের পেমেন্টের হিসাব শিট বা Excel হিসেবে নামানো যায় কি না। না গেলে KAM-কে আজই জিজ্ঞেস করুন।
2. নিজের খাতা বা শিটে প্রতিটা অর্ডারের পাশে কনসাইনমেন্ট নম্বরের একটা কলাম খুলুন, আর গত সপ্তাহের ডেলিভারিগুলোর নম্বর বসান।
3. গত সপ্তাহের হিসাবটা একবার পার্সেল ধরে মিলিয়ে দেখুন, টিক, হলুদ আর লাল দিয়ে।
4. প্যাকিং টেবিলে স্কেলের পাশে ফোন রাখার জায়গা করুন, আজ থেকে প্রতিটা পার্সেলের ওজনের ছবি তুলুন।
5. নিজের কুরিয়ারের শর্তের পেজ খুলে দেখুন গরমিল জানানোর সময়সীমা লেখা আছে কি না, আর খাতার প্রথম পেজে লিখে রাখুন।
6. ক্যালেন্ডারে প্রতি সপ্তাহের একটা দিনে আধা ঘণ্টার "কুরিয়ার হিসাব" রিমাইন্ডার বসান।

সাধারণ প্রশ্ন

COD reconciliation মানে কি?

COD reconciliation মানে কুরিয়ার যে টাকা পাঠাল, সেটা আপনার ডেলিভারি হওয়া অর্ডারের সাথে পার্সেল ধরে ধরে মিলিয়ে দেখা। কাস্টমারের কাছ থেকে কত তোলা হলো, কুরিয়ার কত চার্জ কাটল, আর শেষে আপনার হাতে কত এলো, প্রতিটা পার্সেলে এই তিনটা সংখ্যা মিলছে কি না, সেটাই দেখা হয়।

কুরিয়ার টাকা কম দিলে কী করব?

প্রথমে দেখুন কোন পার্সেলে কম এসেছে, কনসাইনমেন্ট নম্বর ধরে। তারপর সেই পার্সেলের স্ট্যাটাসের স্ক্রিনশট, ওজনের ছবি বা কাস্টমারের কাছে কত তোলার কথা ছিল, এসব প্রমাণসহ প্যানেলের টিকিটে বা KAM-কে লিখে পাঠান। শুধু ফোনে বললে পরে প্রমাণ থাকে না।

কুরিয়ারের পেমেন্ট ইনভয়েস কোথায় পাব?

সাধারণত মার্চেন্ট প্যানেল বা অ্যাপে। ২০২৬ সালের অক্টোবরে Steadfast-এর বিজনেস পেজে মাসশেষের রিপোর্ট শিট হিসেবে নামানোর কথা লেখা, Paperfly-র FAQ-তে রবি থেকে বৃহস্পতি তাদের WINGS প্যানেলে ইনভয়েস আসার কথা, আর Pathao ও Carrybee-র শর্তে প্রতিটা পেমেন্টের স্টেটমেন্ট ইমেইলে আসার কথা। PDF না নিয়ে শিট বা Excel নামাতে পারলে মেলানো সহজ হয়।

কুরিয়ার ওজন বেশি ধরলে কী করব?

প্যাকিংয়ের সময় প্রতিটা পার্সেল স্কেলে মেপে ছবি তুলে রাখুন, তাহলে বেশি ওজন ধরলে প্রমাণ থাকে। মনে রাখবেন, কিছু কুরিয়ার আসল ওজন আর বক্সের মাপ থেকে বের করা ওজনের মধ্যে যেটা বেশি সেটা ধরে, যেমন Paperfly-র শর্তে লেখা। তাই বড় বক্সে হালকা জিনিস পাঠালেও চার্জ বাড়তে পারে।

কুরিয়ারের কাছে অভিযোগ কত দিনের মধ্যে করতে হয়?

কুরিয়ারভেদে আলাদা। ২০২৬ সালের অক্টোবরে RedX-এর শর্তে ইনভয়েস নিয়ে আপত্তি ইনভয়েস পাওয়ার ৭ দিনের মধ্যে, আর হারানো বা নষ্ট পার্সেলের কথা তাদের FAQ অনুযায়ী ৩ দিনের মধ্যে। Paperfly আর Carrybee-তে পিকআপের দিন থেকে ১৫ দিনের মধ্যে। Steadfast, Pathao আর eCourier-এর পাবলিক পেজে আলাদা সময়সীমা লেখা নেই, তাই দেরি না করে সেই সপ্তাহেই জানান।

হিসাব মেলাতে কি আলাদা সফটওয়্যার লাগে?

না, Google Sheets বা Excel-এই হয়। কুরিয়ারের শিট আর নিজের ডেলিভারি হওয়া অর্ডারের লিস্ট কনসাইনমেন্ট নম্বর ধরে পাশাপাশি সাজালেই চলে। অর্ডার বেশি হলে এমন সফটওয়্যার কাজে লাগে, যেটা প্রতিটা কুরিয়ারের পাওনা আগে থেকে গুনে রাখে।